{"id":6175,"date":"2024-08-12T10:00:00","date_gmt":"2024-08-12T08:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/getquipu.com\/blog\/?p=6175"},"modified":"2025-06-30T11:09:36","modified_gmt":"2025-06-30T09:09:36","slug":"gestion-documental-empresa-digitalizacion-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/getquipu.com\/blog\/gestion-documental-empresa-digitalizacion-documentos\/","title":{"rendered":"Gesti\u00f3n documental en una empresa: qu\u00e9 es e importancia"},"content":{"rendered":"\n<p>Las empresas generan una gran cantidad de documentaci\u00f3n. Aunque en los \u00faltimos a\u00f1os se ha pasado del formato f\u00edsico al digital, contin\u00faa siendo igual de importante abordar la gesti\u00f3n documental.<\/p>\n\n\n\n<p>Este proceso es algo mucho m\u00e1s complejo que organizar archivos, y h<strong>acerlo bien puede marcar la diferencia a la hora de realizar una administraci\u00f3n eficaz<\/strong> del negocio. <\/p>\n\n\n\n<p><strong>En este art\u00edculo aprender\u00e1s:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"#que\">\u00bfQu\u00e9 es la gesti\u00f3n documental de una empresa?<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"#importancia\">Importancia de la gesti\u00f3n documental en la empresa<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"#ventajas\">Principales ventajas de utilizar un sistema de gesti\u00f3n documenta<\/a>l<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"#tipos\">Tipos de sistemas de gesti\u00f3n documental<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"#como\">\u00bfC\u00f3mo funciona un sistema de gesti\u00f3n documental?<\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"que\">\u00bfQu\u00e9 es la gesti\u00f3n documental de una empresa?<\/h2>\n\n\n\n<p>Facturas, informes, contratos de los empleados&#8230;<strong> la cantidad de documentos que se manejan en una empresa es muy grande<\/strong>. Antes, todos ellos eran en formato papel y se organizaban en diferentes carpetas y archivadores.<\/p>\n\n\n\n<p>En la actualidad, el proceso de transformaci\u00f3n digital y las pol\u00edticas de \u00abpapel cero\u00bb nos han llevado a <strong>minimizar el uso de documentos en papel<\/strong>, pero esto ha dado lugar al importante reto de c\u00f3mo organizar todos los ficheros digitales que contienen informaci\u00f3n valiosa para el negocio. Para tenerlo todo bien ordenado y a mano, la mejor soluci\u00f3n es la gesti\u00f3n documental.<\/p>\n\n\n\n<p>Bajo este nombre se engloban un conjunto de procesos de recopilaci\u00f3n, clasificaci\u00f3n y organizaci\u00f3n de documentaci\u00f3n, cuyo objetivo es poder <strong>conservar, administrar y acceder r\u00e1pidamente <\/strong>a los documentos cuando sea necesario.<\/p>\n\n\n\n<p>Adem\u00e1s, en plena era digital, no podemos conformarnos con tener un sistema de gesti\u00f3n de documentos que resulte sencillo y pr\u00e1ctico, <strong>tambi\u00e9n necesitamos que sea seguro<\/strong>. Porque hay que proteger todo lo posible la informaci\u00f3n de la empresa y los datos sensibles de trabajadores, clientes, proveedores, etc., que aparecen en la documentaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group box-destacada has-background\" style=\"background-color:#fef9f5\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<p class=\"has-text-align-center has-medium-font-size\"><strong><strong>Digitaliza tu negocio en 2025: IA, automatizaci\u00f3n y VeriFactu<\/strong><\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>\ud83d\udcf9 En este v\u00eddeo, Oriol Villena habla sobre c\u00f3mo la tecnolog\u00eda ayuda a los peque\u00f1os negocios a ser m\u00e1s productivos, automatizar procesos y cumplir con normativas como la factura electr\u00f3nica.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"iframe-container\">\n\n<iframe class=\"responsive-iframe\" title=\"YouTube video player\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/it_4ZiXYMKY?rel=0\" frameborder=\"0\" allowfullscreen=\"allowfullscreen\"><\/iframe>\n\n<\/div>\n\n\n\n<div style=\"height:25px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<div class=\"btn-div-destacado\"><a href=\"https:\/\/getquipu.com\/es\/cuentas\/registro\" class=\"btn-destacado\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Prueba Quipu Gratis<\/a><\/div>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p class=\"has-text-align-center has-small-font-size\"><em>Prueba gratuita de 15 d\u00edas. Sin permanencia. Sin introducir tu tarjeta.<\/em><\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"importancia\">Importancia de la gesti\u00f3n documental en una empresa<\/h2>\n\n\n\n<p>Las empresas est\u00e1n<strong> dedicando tiempo y recursos<\/strong> a dise\u00f1ar y perfeccionar sus sistemas de gesti\u00f3n administrativa, y muy especialmente en lo referente a la documentaci\u00f3n, porque esta es una tarea con una especial relevancia:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">1. Aumenta la productividad<\/h3>\n\n\n\n<p>Consigue que todos los documentos est\u00e9n bien ordenados en base a un sistema de clasificaci\u00f3n preestablecido y que sean f\u00e1cilmente accesibles. Como resultado, los empleados pueden localizar r\u00e1pidamente la informaci\u00f3n que necesitan, evitando grandes p\u00e9rdidas de tiempo y permitiendo que puedan <strong>centrarse en otras tareas<\/strong> de mayor valor agregado.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">2. Garantiza la seguridad de la informaci\u00f3n<\/h3>\n\n\n\n<p>Medidas como las contrase\u00f1as, la concesi\u00f3n de permisos de acceso restringido o las copias de seguridad, reducen el riesgo de que se produzcan <strong>fugas de informaci\u00f3n<\/strong> y de que esta se pierda. De esta forma, adem\u00e1s, se cumple con la normativa sobre protecci\u00f3n de datos.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">3. Reduce los costes<\/h3>\n\n\n\n<p>Si se hace bien, la gesti\u00f3n documental digital evita problemas t\u00edpicos como las <strong>duplicidades o la sobreimpresiones<\/strong>. Esto no solo ahorra tiempo en el trabajo, sino que reduce los costes asociados al espacio de almacenamiento (aunque sea un espacio digital) y tambi\u00e9n recursos (papel y tinta).<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">4. Hace el trabajo en equipo m\u00e1s efectivo<\/h3>\n\n\n\n<p>Cuando los documentos est\u00e1n archivados en formato digital, varias personas pueden trabajar con ellos a la vez y, seg\u00fan c\u00f3mo sea el sistema de archivo, el resto pueden <strong>ver los cambios realizados en tiempo real<\/strong>. Esto facilita el trabajo en equipo y hacer que resulte mucho m\u00e1s efectivo.<\/p>\n\n\n<div class=\"gb-container gb-container-b2fecea6 new-banner\">\n<div class=\"gb-grid-wrapper gb-grid-wrapper-0fc70046\">\n<div class=\"gb-grid-column gb-grid-column-6f7203a6\"><div class=\"gb-container gb-container-6f7203a6 text-div\">\n\n<p class=\"title-banner has-text-color\" style=\"color:#003829;font-size:19px\">Digitaliza y deduce todos tus gastos<\/p>\n\n\n\n<p class=\"text-banner\">Con Quipu, no tendr\u00e1s excusa para presentar todas tus facturas y tickets.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"btn-p-banner\"><a href=\"https:\/\/getquipu.com\/es\/digitalizacion-facturas\" data-type=\"URL\" data-id=\"https:\/\/getquipu.com\/es\/digitalizacion-facturas\">Ver m\u00e1s<\/a><\/p>\n\n<\/div><\/div>\n\n<div class=\"gb-grid-column gb-grid-column-c144d8bb\"><div class=\"gb-container gb-container-c144d8bb img-banner\">\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"573\" src=\"https:\/\/getquipu.com\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/18143241\/ocr-gasto-1.webp\" alt=\"\" class=\"wp-image-38683\" srcset=\"https:\/\/getquipu.com\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/18143241\/ocr-gasto-1.webp 1024w, https:\/\/getquipu.com\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/18143241\/ocr-gasto-1-300x168.webp 300w, https:\/\/getquipu.com\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/18143241\/ocr-gasto-1-768x430.webp 768w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"ventajas\">Principales ventajas de utilizar un sistema de gesti\u00f3n documental<\/h2>\n\n\n\n<p>Cada empresa tiene su propia pol\u00edtica de gesti\u00f3n de los documentos, pero lo que todas ellas tienen en com\u00fan es que de ellas se derivan una serie de beneficios:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Agiliza el acceso a la informaci\u00f3n entre departamentos<\/strong>, por parte de los clientes, de los proveedores, etc.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Aporta un mayor control <\/strong>sobre qui\u00e9n tiene acceso a la documentaci\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Ahorra costes<\/strong> y permite sacarle m\u00e1s partido al espacio f\u00edsico, porque ya no hay que llenarlo de archivadores y estanter\u00edas.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Las copias de seguridad <\/strong>aseguran que los fallos t\u00e9cnicos o los ataques inform\u00e1ticos no supongan la p\u00e9rdida de informaci\u00f3n importante.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Ayuda a cumplir con la normativa<\/strong> sobre conservaci\u00f3n de documentos y protecci\u00f3n de datos.<\/li>\n\n\n\n<li>Facilita <strong>el proceso de toma de decisiones<\/strong>, porque los gerentes tienen a su disposici\u00f3n informaci\u00f3n actualizada y completa en todo momento.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"tipos\">Tipos de sistemas de gesti\u00f3n documental<\/h2>\n\n\n\n<p>A fin de conseguir una mayor eficiencia hay que buscar la personalizaci\u00f3n, conseguir que el sistema<strong> se ajuste lo mejor posible a la necesidades espec\u00edficas que tiene la organizaci\u00f3n<\/strong>.  Para lograrlo, se puede recurrir a diferentes practicas, entre las que vamos a destacar dos por su especial importancia.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Sistemas en la nube<\/h3>\n\n\n\n<p>En este caso los documentos quedan almacenados en <strong>servidores remotos<\/strong> a los que se accede a trav\u00e9s de internet. <\/p>\n\n\n\n<p>Esto potencia la accesibilidad, porque se puede<strong> acceder a los archivos desde cualquier dispositivo y lugar<\/strong>, siempre y cuando se tenga conexi\u00f3n a Internet. Adem\u00e1s, la capacidad de almacenaje se puede ajustar en funci\u00f3n de las necesidades que tenga la empresa en cada momento.<\/p>\n\n\n\n<p>Otros de sus puntos a favor son que es el proveedor del servicio en la nube el que se encarga de la labor de mantenimiento del sistema, y que el coste es predecible, porque se paga un precio fijo mensual o anual.<\/p>\n\n\n\n<p>Sin embargo, este sistema tambi\u00e9n tiene algunos inconvenientes. El primero de ellos es que hay una dependencia total del proveedor del servicio, y el segundo es que la calidad del servicio va a depender de la calidad de la conexi\u00f3n a internet.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-background\" style=\"background-color:#e7f5ff\">\ud83d\udd17 <strong>Ampliar informaci\u00f3n: <\/strong>Si quieres saber m\u00e1s sobre<a href=\"https:\/\/getquipu.com\/blog\/mejores-programas-gestion-documental\/\"> los mejores programas de gesti\u00f3n documental<\/a> te recomendamos que leas nuestro art\u00edculo espec\u00edfico.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Sistemas On promise<\/h3>\n\n\n\n<p>Son sistemas en los que la informaci\u00f3n se guarda en <strong>servidores propios<\/strong> de la empresa.<\/p>\n\n\n\n<p>La gran ventaja es que <strong>existe un control total sobre los datos y la infraestructura<\/strong>. Por otro lado, se puede personalizar el sistema para adaptarlo lo mejor posible a las necesidades del negocio y, como los datos est\u00e1n almacenados en servidores internos, hay una mayor seguridad.<\/p>\n\n\n\n<p>Lo menos positivo de este sistema es que la inversi\u00f3n inicial para adquirir el hardware y el software necesarios puede ser muy elevada, y la empresa tiene que correr con los costes de mantenimiento y actualizaci\u00f3n del sistema. Otra desventaja es que la escalabilidad est\u00e1 limitada, porque puede requerir de una nueva inversi\u00f3n en hardware.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"como\">\u00bfC\u00f3mo funciona un sistema de gesti\u00f3n documental?<\/h2>\n\n\n\n<p>Para poder decidir cu\u00e1l es la f\u00f3rmula de gesti\u00f3n documental m\u00e1s adecuada para tu negocio, es importante que sepas c\u00f3mo funcionan estos sistemas.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Digitalizaci\u00f3n<\/h3>\n\n\n\n<p>Aunque lo habitual es que los documentos se creen ya en formato digital, <strong>es importante digitalizar aquellos que todav\u00eda est\u00e1n en formato f\u00edsico<\/strong>. Existen varios m\u00e9todos para hacerlo, pero el m\u00e1s recomendable es el OCR.<\/p>\n\n\n\n<p>El OCR o Reconocimiento \u00d3ptico de Caracteres convierte el texto de un documento f\u00edsico en datos que pueden ser tratados por un software empresarial. La diferencia con el escaneo es que, al escanear, lo que obtenemos es una imagen digital del documento en papel, pero la informaci\u00f3n contenida en el mismo no se puede tratar de forma autom\u00e1tica.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-background\" style=\"background-color:#e7f5ff\">\ud83d\udd17 <strong>Ampliar informaci\u00f3n: <\/strong>Si quieres saber m\u00e1s sobre<a href=\"https:\/\/getquipu.com\/blog\/mejores-software-ocr-para-facturas\/\"> los mejores softwares OCR<\/a> te recomendamos que leas nuestro art\u00edculo espec\u00edfico.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Almacenamiento<\/h3>\n\n\n\n<p>Todos los documentos en formato digital se <strong>almacenan en un repositorio centralizado <\/strong>que puede estar ubicado en la nube o en los servidores propios de la empresa. <\/p>\n\n\n\n<p>El software empleado aplica de forma autom\u00e1tica un <strong>sistema de metadatos<\/strong> que luego permitir\u00e1 buscar documentos en base a factores como: departamento que lo ha emitido, fecha, t\u00edtulo, etc.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Organizaci\u00f3n<\/h3>\n\n\n\n<p>Para hacer el acceso a la informaci\u00f3n todav\u00eda m\u00e1s sencillo, la documentaci\u00f3n se organiza en <strong>carpetas y subcarpetas <\/strong>siguiendo una estructura l\u00f3gica. Lo ideal en estos casos es utilizar etiquetas y palabras clave para facilitar la b\u00fasqueda.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">B\u00fasqueda<\/h3>\n\n\n\n<p>Quienes tienen acceso al sistema de archivo pueden realizar b\u00fasquedas de informaci\u00f3n en base a criterios muy concretos como fecha de elaboraci\u00f3n del documento o alguna palabra clave.<\/p>\n\n\n\n<p>Si se desea proteger mejor la informaci\u00f3n, se puede<strong> limitar el acceso a ciertos documentos <\/strong>\u00fanicamente a personas previamente autorizadas para ello.<\/p>\n\n\n\n<p>La gesti\u00f3n documental facilita el trabajo administrativo, aumentando la productividad y la eficiencia. La clave para disfrutar de todas las ventajas que se derivan de \u00e9l est\u00e1 en escoger un sistema que se ajuste lo mejor posible a las necesidades de tu negocio.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Las empresas generan una gran cantidad de documentaci\u00f3n. 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Te explicamos todo lo que tienes que saber sobre ello. Desc\u00fabrelo!\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/getquipu.com\/blog\/gestion-documental-empresa-digitalizacion-documentos\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"es_ES\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Gesti\u00f3n documental en una empresa: qu\u00e9 es e importancia (2026)\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"\u00bfNo sabes qu\u00e9 es la gesti\u00f3n documental de una empresa ni su importancia? Te explicamos todo lo que tienes que saber sobre ello. 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