{"id":30373,"date":"2022-08-17T17:45:45","date_gmt":"2022-08-17T15:45:45","guid":{"rendered":"https:\/\/getquipu.com\/blog\/?p=30373"},"modified":"2025-03-31T09:17:59","modified_gmt":"2025-03-31T07:17:59","slug":"como-archivar-facturas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/getquipu.com\/blog\/como-archivar-facturas\/","title":{"rendered":"\u00bfC\u00f3mo archivar facturas emitidas y recibidas?"},"content":{"rendered":"\n<p>Por si a\u00fan no lo sabes,<strong> todas las empresas est\u00e1n obligadas a archivar y guardar su facturaci\u00f3n<\/strong> bajo una serie de reglas exigidas por Hacienda para as\u00ed evitar futuras sanciones.<\/p>\n\n\n\n<p>Si es tu caso, puede que hayas llegado aqu\u00ed buscando el modo de agilizar tus procesos a la hora de guardar tus facturas para ganar un tiempo que puedas dedicar a tareas m\u00e1s productivas. En este art\u00edculo te explicamos de cu\u00e1ntas formas puedes archivar tus facturas, cu\u00e1les son las m\u00e1s eficientes y por qu\u00e9 es tan importante que este proceso se lleve a cabo correctamente. \u00a1Sigue leyendo!<\/p>\n\n\n\n<p><strong>En este art\u00edculo aprender\u00e1s:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"#que-es\">\u00bfQu\u00e9 entendemos por archivar facturas?<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"#importancia\">Importancia de archivar correctamente las facturas<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"#formas\">\u00bfQu\u00e9 formas hay de archivar las facturas?<\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group has-background\" style=\"background-color:#f5fbf9\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<p class=\"has-text-align-center has-medium-font-size\"><strong>\ud83d\udcf9 Descubre el mejor m\u00e9todo para archivar facturas<\/strong><\/p>\n\n\n\n<div style=\"padding:56.25% 0 0 0;position:relative;\"><iframe src=\"https:\/\/player.vimeo.com\/video\/875501718?h=07ffcc3a2d&amp;badge=0&amp;autopause=0&amp;player_id=0&amp;app_id=58479\" frameborder=\"0\" allow=\"autoplay; fullscreen; picture-in-picture\" allowfullscreen=\"\" style=\"position:absolute;top:0;left:0;width:100%;height:100%;\" title=\"Tutoriales | Remesas\"><\/iframe><\/div><script src=\"https:\/\/player.vimeo.com\/api\/player.js\"><\/script>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<div class=\"btn-div-destacado\"><a href=\"https:\/\/getquipu.com\/es\/cuentas\/registro\" class=\"btn-destacado\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Prueba Quipu Gratis<\/a><\/div>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-text-align-center has-small-font-size\"><em>Prueba gratuita de 15 d\u00edas. Sin permanencia. Sin introducir tu tarjeta.<\/em><\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"que-es\">\u00bfQu\u00e9 entendemos por archivar facturas?<\/h2>\n\n\n\n<p>Al hablar de archivar facturas <strong>nos referimos al proceso de guardar, de forma correcta y legible, tanto las facturas emitidas como las recibidas<\/strong>, durante el tiempo que estipule la ley.<\/p>\n\n\n\n<p>De este modo, llevaremos un control legal y exhaustivo tanto de nuestras ganancias como de nuestros pagos a proveedores, y as\u00ed podremos presentar nuestros impuestos y declarar nuestra actividad comercial ante Hacienda.<\/p>\n\n\n\n<p>Adem\u00e1s, tambi\u00e9n tienes que tener en cuenta que estas facturas tienen que tener unos datos concretos para <strong>cumplir con la normativa de la Agencia Tributaria<\/strong>. Por lo tanto, a la hora de archivar tus facturas, aseg\u00farate de que incluyan:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Datos fiscales tanto del emisor como del receptor: Nombre, NIF y direcci\u00f3n.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Fecha de expedici\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n<li>N\u00famero de factura y serie.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Descripci\u00f3n de los productos o servicios que se han vendido o adquirido.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Importe neto.<\/li>\n\n\n\n<li>Impuestos: IVA e IRPF en caso de que haya que a\u00f1adirlo.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Total de la factura.&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"has-background\" style=\"background-color:#e7f5ff\">\ud83d\udd17 <strong>Ampliar informaci\u00f3n:<\/strong> \u00bfY los plazos? Aclara todas tus dudas con nuestro art\u00edculo sobre <a href=\"https:\/\/getquipu.com\/blog\/cuanto-tiempo-debo-guardar-las-facturas\/\">cu\u00e1nto tiempo tienes que guardar las facturas<\/a> emitidas y recibidas.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"importancia\">La importancia de archivar correctamente las facturas<\/h2>\n\n\n\n<p>Archivar la facturaci\u00f3n es <strong>un proceso obligatorio que tienen que realizar tanto los aut\u00f3nomos como todas las empresas<\/strong>, ya sean pymes o grandes compa\u00f1\u00edas, ya que est\u00e1 regulado seg\u00fan la Ley General Tributaria.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00bfY por qu\u00e9 es tan importante? Pues porque necesitar\u00e1s ese registro para declarar tus impuestos y, adem\u00e1s, <strong>en cualquier momento Hacienda puede realizar una inspecci\u00f3n<\/strong> y entonces tendr\u00e1s que presentarlo todo.<\/p>\n\n\n\n<p>Ten en cuenta que tendr\u00e1s que guardar y archivar correctamente tanto las facturas recibidas como las emitidas:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Facturas que hayas emitido por tus productos o servicios.<\/li>\n\n\n\n<li>Facturas que hayas recibido de proveedores.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Albaranes, si en la factura se hace alusi\u00f3n expresa.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Justificantes de pago y cobro.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Adem\u00e1s, estos documentos <a href=\"https:\/\/getquipu.com\/blog\/cuanto-tiempo-debo-guardar-las-facturas\/\">tienen que conservarse durante un periodo de tiempo determinado<\/a>, que <strong>puede ir desde los 4 hasta los 10 a\u00f1os<\/strong>, dependiendo del criterio que tengamos en cuenta: tributario, mercantil, penal, para prevenir el blanqueo de capitales o seg\u00fan el criterio del Impuesto sobre el valor a\u00f1adido.<\/p>\n\n\n<div class=\"gb-container gb-container-b2fecea6 new-banner\">\n<div class=\"gb-grid-wrapper gb-grid-wrapper-0fc70046\">\n<div class=\"gb-grid-column gb-grid-column-6f7203a6\"><div class=\"gb-container gb-container-6f7203a6 text-div\">\n\n<p class=\"title-banner has-text-color\" style=\"color:#003829;font-size:19px\">Tu facturaci\u00f3n centralizada<\/p>\n\n\n\n<p class=\"text-banner\">La soluci\u00f3n todo en uno para gestionar tu facturaci\u00f3n de forma f\u00e1cil y simple. <\/p>\n\n\n\n<p class=\"btn-p-banner\"><a href=\"https:\/\/getquipu.com\/es\/programa-facturacion\" data-type=\"URL\" data-id=\"https:\/\/getquipu.com\/es\/programa-facturacion\">Ver m\u00e1s<\/a><\/p>\n\n<\/div><\/div>\n\n<div class=\"gb-grid-column gb-grid-column-c144d8bb\"><div class=\"gb-container gb-container-c144d8bb img-banner\">\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"573\" src=\"https:\/\/getquipu.com\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/16134329\/Group-3292.webp\" alt=\"\" class=\"wp-image-38549\" srcset=\"https:\/\/getquipu.com\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/16134329\/Group-3292.webp 1024w, https:\/\/getquipu.com\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/16134329\/Group-3292-300x168.webp 300w, https:\/\/getquipu.com\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/16134329\/Group-3292-768x430.webp 768w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"formas\">\u00bfQu\u00e9 formas hay de archivar las facturas?<\/h2>\n\n\n\n<p>Si seguimos la ley, tenemos que conservar las facturas en su forma original y ordenadas, por lo que no son v\u00e1lidas las copias. Sin embargo, <strong>Hacienda no obliga a archivar las facturas de una forma en concreto<\/strong>, as\u00ed que los documentos pueden conservarse tanto en papel como en formato digital.<\/p>\n\n\n\n<p>Seg\u00fan <a href=\"https:\/\/www.boe.es\/buscar\/act.php?id=BOE-A-2012-14696\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">el art\u00edculo 20 del Reglamento de facturaci\u00f3n<\/a> las facturas deben guardarse de modo que se pueda garantizar \u00abla autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad\u00bb. De acuerdo a esto, y seg\u00fan la ley, la obligaci\u00f3n de archivar las facturas puede realizarse tambi\u00e9n por medios electr\u00f3nicos con tal de que se cumplan las condiciones mencionadas.<\/p>\n\n\n\n<p>Por \u00faltimo, es importante recordar que este archivo debe ser <strong>siempre accesible para la Administraci\u00f3n<\/strong> cuando as\u00ed lo requiera, sin ning\u00fan tipo de demora. <\/p>\n\n\n\n<p>En conclusi\u00f3n, siempre que se cumplan con las condiciones establecidas por ley, se podr\u00e1n archivar las facturas tanto digitalmente como de forma f\u00edsica. En los siguientes puntos desglosamos como ser\u00eda el proceso en cada caso.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Archivar las facturas digitalmente<\/h3>\n\n\n\n<p>En la actualidad, lo m\u00e1s com\u00fan es que se utilicen <a href=\"https:\/\/getquipu.com\/blog\/mejores-10-programas-de-facturacion-gratis-y-pagos\/\">programas de facturaci\u00f3n<\/a> que automatizan los procesos de archivar y guardar las facturas tanto emitidas como recibidas.<\/p>\n\n\n\n<p>Estos programas cuentan con un lector OCR, una herramienta que <strong>extrae y almacena de forma autom\u00e1tica los datos de las facturas<\/strong>, creando un <strong>archivo totalmente legalizado <\/strong>que podemos presentar en caso de que debamos recurrir a utilizar las facturas como medio de prueba en cualquier \u00e1mbito legal.<\/p>\n\n\n\n<p>Ten en cuenta que, seg\u00fan el Reglamento de facturaci\u00f3n, si realizas un archivo de forma digital este tiene que ser accesible para la Administraci\u00f3n en cualquier momento, permitiendo \u00absu visualizaci\u00f3n, b\u00fasqueda selectiva, copia o descarga en l\u00ednea e impresi\u00f3n\u00bb.<\/p>\n\n\n\n<p>Lo m\u00e1s importante en este caso es que las facturas tengan todos los datos que hemos comentado anteriormente y sean accesibles y legibles durante al menos 4 a\u00f1os.<\/p>\n\n\n\n<p>Una factura electr\u00f3nica legal puede ser, por ejemplo, <strong>una factura en formato PDF<\/strong> que incluya todos los datos necesarios y se haya enviado por correo.<\/p>\n\n\n\n<p>Hay dos tipos de facturas electr\u00f3nicas: <strong>las de formato no estructurado<\/strong>, como las que hemos mencionado en PDF, que han de ser introducidas manualmente en el programa, y las de <strong>formato estructurado, que son en XML<\/strong> y se pueden introducir autom\u00e1ticamente en el programa de contabilidad.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"gb-element-17c8195e\">\n<div class=\"gb-element-2f5f2fec\">\n<div class=\"gb-element-f3b71613\">\n<p class=\"gb-text gb-text-e210d12e\">\u00a1Podr\u00edas estar perdiendo hasta un 20% en deducciones cada mes!<\/p>\n\n\n\n<a class=\"gb-text gb-text-afe5de33 btn-pattern\" href=\"https:\/\/getquipu.com\/es\/digitalizacion-facturas\">Ver m\u00e1s<\/a>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"gb-element-fc85f42b\">\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-video is-provider-vimeo wp-block-embed-vimeo wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe title=\"Los beneficios de digitalizar con Quipu\" src=\"https:\/\/player.vimeo.com\/video\/1065534654?dnt=1&amp;app_id=122963\" width=\"1200\" height=\"675\" frameborder=\"0\" allow=\"autoplay; fullscreen; picture-in-picture; clipboard-write; encrypted-media\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Archivar las facturas f\u00edsicamente<\/h3>\n\n\n\n<p>En caso de que quieras archivar tus facturas f\u00edsicamente, aqu\u00ed te dejamos algunos consejos que debes de seguir si quieres tener un archivo ordenado y poder encontrar f\u00e1cilmente cualquier factura:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Primero, <strong>no debes cambiar<\/strong> <strong>el criterio que sigas para guardar tu facturaci\u00f3n, al menos, durante un a\u00f1o<\/strong> <strong>fiscal<\/strong>. Es decir, ordena siempre las facturas del mismo modo.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Para las facturas emitidas a clientes lo mejor es <strong>ordenarlas alfab\u00e9ticamente<\/strong>, seg\u00fan el nombre fiscal del cliente, de la A a la Z. Dentro del fichero de cada cliente ordena las facturas de la m\u00e1s reciente a la m\u00e1s antigua. En el caso de las facturas recibidas, ord\u00e9nalas del mismo modo que las emitidas: por orden alfab\u00e9tico seg\u00fan el nombre del proveedor.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>No olvides incluir junto a esas facturas el albar\u00e1n en caso de que sea necesario, as\u00ed como el justificante de pago.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"has-background\" style=\"background-color:#e6fae6\">\ud83d\udca1 Si est\u00e1s considerando implementar un programa para digitalizar tus facturas, Quipu te ofrece una prueba gratuita que incluye <a href=\"https:\/\/getquipu.com\/es\/digitalizacion-facturas\">la digitalizaci\u00f3n de tus primeras 10 facturas o tickets<\/a>. As\u00ed puedes evaluar si esta soluci\u00f3n se adapta a las necesidades espec\u00edficas de tu negocio. <\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Por si a\u00fan no lo sabes, todas las empresas est\u00e1n obligadas a archivar y guardar su facturaci\u00f3n bajo una serie de reglas exigidas por Hacienda para as\u00ed evitar futuras sanciones.<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":30375,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[478],"tags":[],"class_list":["post-30373","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-facturacion","generate-columns","tablet-grid-50","mobile-grid-100","grid-parent","grid-50","resize-featured-image"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v23.9 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>\u00bfC\u00f3mo archivar facturas emitidas y recibidas? 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