{"id":19489,"date":"2021-07-08T17:09:53","date_gmt":"2021-07-08T15:09:53","guid":{"rendered":"https:\/\/getquipu.com\/blog\/?p=19489"},"modified":"2025-11-17T17:19:53","modified_gmt":"2025-11-17T16:19:53","slug":"mejores-programas-gestion-documental","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/getquipu.com\/blog\/mejores-programas-gestion-documental\/","title":{"rendered":"Los 5 mejores programas de gesti\u00f3n documental"},"content":{"rendered":"\n<p>Contar con un software de gesti\u00f3n documental o DMS (Document Management Software), es un aspecto clave para <strong>garantizar una organizaci\u00f3n efectiva en cualquier empresa<\/strong>. Este tipo de tecnolog\u00eda nos permite almacenar y administrar todos los archivos relevantes de la organizaci\u00f3n de forma segura y ordenada.<\/p>\n\n\n\n<p>Por eso, hemos querido analizar distintas soluciones para seleccionar las que ofrecen mejores prestaciones para aut\u00f3nomos, pymes y microempresas. En este art\u00edculo profundizaremos en sus caracter\u00edsticas principales y veremos <strong>qu\u00e9 aspectos debe tener un programa de gesti\u00f3n documental<\/strong>, para ayudarte a elegir el que mejor se adapta a tu negocio.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group box-destacada has-background\" style=\"background-color:#fef9f5\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<p class=\"has-text-align-center has-medium-font-size\"><strong>Programas de gesti\u00f3n documental<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>\ud83d\udcf9 En este v\u00eddeo comparamos los mejores gestores documentales para aut\u00f3nomos, microempresas y pymes en Espa\u00f1a y te explico qu\u00e9 debe incluir un buen DMS.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"iframe-container\">\n\n<iframe class=\"responsive-iframe\" title=\"YouTube video player\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/MzHuLOhdK5o\" frameborder=\"0\" allowfullscreen=\"allowfullscreen\"><\/iframe>\n\n<\/div>\n\n\n\n<div style=\"height:25px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<div class=\"btn-div-destacado\"><a href=\"https:\/\/getquipu.com\/es\/cuentas\/registro\" class=\"btn-destacado\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Prueba Quipu Gratis<\/a><\/div>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<p class=\"has-text-align-center has-small-font-size\"><em>Prueba gratuita de 15 d\u00edas. Sin permanencia. Sin introducir tu tarjeta.<\/em><\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Tabla comparativa de los mejores software de gesti\u00f3n documental<\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table is-style-regular\"><table><thead><tr><th class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">Programa<\/th><th class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">Protocolo de seguridad<\/th><th class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">Carga masiva de documentos<\/th><th class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">Prueba gratuita<\/th><th class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">App<\/th><th class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">Precios<\/th><\/tr><\/thead><tbody><tr><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\"><a href=\"#quipu\"><strong>Quipu<\/strong><\/a><\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">S\u00ed<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">No<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">S\u00ed<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">Android, iOS<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">14\u20ac a 49\u20ac \/mes<br><\/td><\/tr><tr><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\"><a href=\"#factorial\"><strong>Factorial<\/strong><\/a><\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">No<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">No<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">S\u00ed<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">Android, iOS<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">4,5\u20ac a 6,4\u20ac<br>\/mes\/usuario<\/td><\/tr><tr><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\"><a href=\"#opentext\"><strong>OpenText<\/strong><\/a><\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">No<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">No<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">S\u00ed<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">Android, iOS<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">No reflejado<\/td><\/tr><tr><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\"><strong><a href=\"#openkm\">OpenKM<\/a><\/strong><\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">No<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">No<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">S\u00ed<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">No<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">No reflejado<\/td><\/tr><tr><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\"><a href=\"#alfresco\"><strong>Alfresco<\/strong><\/a><\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">No<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">S\u00ed<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">S\u00ed<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">Android, iOS<\/td><td class=\"has-text-align-center\" data-align=\"center\">No reflejado<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">\u00bfQu\u00e9 debe tener un programa de gesti\u00f3n documental?<\/h2>\n\n\n\n<p>Un software de gesti\u00f3n documental es una herramienta inform\u00e1tica que <strong>nos ayuda a organizar cualquier documento<\/strong> para evitar duplicidades de trabajo, ahorrar tiempo y optimizar la productividad, entre otras cuestiones.<\/p>\n\n\n\n<p>La <a href=\"https:\/\/getquipu.com\/blog\/gestion-documental-empresa-digitalizacion-documentos\/\">gesti\u00f3n documental<\/a> es especialmente importante si tenemos en cuenta la ingente cantidad de material que se produce en el d\u00eda a d\u00eda de las pymes y aut\u00f3nomos, ya sea por la digitalizaci\u00f3n de documentos o por su generaci\u00f3n electr\u00f3nica. De hecho, es muy frecuente que al recopilar, utilizar o guardar documentos, estos<strong> resulten finalmente dif\u00edciles de localizar o incluso se pierdan para gestiones posteriores<\/strong>, entorpeciendo los flujos de trabajo.<\/p>\n\n\n\n<p>Para que cumpla su funci\u00f3n correctamente, un software de gesti\u00f3n documental deber\u00eda tener una serie de caracter\u00edsticas que nos ayuden precisamente a reducir la carga de trabajo y a ahorrar tiempo. Estas son las m\u00e1s importantes:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Diferentes m\u00e9todos de almacenamiento:<\/strong> lo id\u00f3neo es que permita varias formas de conservar los documentos, como por ejemplo en la nube y en los servidores y ordenadores de la empresa y\/o los usuarios.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Gesti\u00f3n de la accesibilidad:<\/strong> un aspecto fundamental para establecer qu\u00e9 usuarios pueden acceder a los documentos, gestionarlos y compartirlos de forma segura.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Migraci\u00f3n de los datos: <\/strong>un software de gesti\u00f3n documental debe garantizar la migraci\u00f3n de un gran volumen de datos, tanto si decidimos exportarlos a otro sistema como importarlos.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Carga masiva de documentos:<\/strong> precisamente en relaci\u00f3n con el punto anterior, es necesario que un programa de estas caracter\u00edsticas nos permita subir archivos de distintos tama\u00f1os de forma \u00e1gil y sencilla.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Protocolos de seguridad:<\/strong> es imprescindible que cuente con los \u00faltimos est\u00e1ndares de seguridad para garantizar la privacidad de los datos. Por ejemplo, a trav\u00e9s de m\u00e9todos de cifrado, encriptaci\u00f3n, autenticaci\u00f3n o la creaci\u00f3n autom\u00e1tica de copias de seguridad.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Categorizaci\u00f3n y revisi\u00f3n de la informaci\u00f3n: <\/strong>es necesario que un programa de gesti\u00f3n documental facilite un sistema adecuado para estructurar y organizar los documentos, por ejemplo por etiquetas, por fecha de inclusi\u00f3n o por propietario.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Conectividad con otros programas:<\/strong> es conveniente que facilite la integraci\u00f3n con distintos sistemas y aplicaciones como pueden ser el correo electr\u00f3nico o soluciones como un software de control de gastos de empresa.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Digitalizaci\u00f3n, edici\u00f3n y conversi\u00f3n: <\/strong>es clave que disponga de la tecnolog\u00eda necesaria para convertir documentos en papel a una versi\u00f3n digital. Del mismo modo, es necesario que facilite una edici\u00f3n \u00e1gil de los documentos y ofrezca la posibilidad de conservarlos en distintos formatos.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Interfaz de usuario e implementaci\u00f3n:<\/strong> una interfaz sencilla e intuitiva es fundamental para ahorrar tiempo en la gesti\u00f3n de cualquier documento. De igual modo, su implementaci\u00f3n no deber\u00eda plantear ninguna dificultad.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Adaptabilidad por volumen: <\/strong>que disponga de distintos planes de almacenamiento, sobre todo si decidimos escalar nuestro negocio. De hecho, algunas soluciones son m\u00e1s indicadas para grandes y medianas empresas, mientras que otras lo son para peque\u00f1as y aut\u00f3nomos.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">\u00bfCu\u00e1les son los mejores softwares de gesti\u00f3n documental?<\/h2>\n\n\n\n<p>Tras haber probado distintas herramientas, hemos seleccionado las 5 soluciones que consideramos son las mejores para la gesti\u00f3n documental. Para ayudarte a decidir cu\u00e1l se ajusta m\u00e1s a lo que buscas, hemos detallado sus caracter\u00edsticas y funcionalidades principales, los puntos fuertes a destacar y el nivel de complejidad que tiene cada una.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"quipu\">1. Quipu<\/h3>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group has-background\" style=\"background-color:#f5fbf9\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<p class=\"has-text-align-center has-medium-font-size\"><strong>\ud83d\udcf9 Descubre Quipu en 3 minutos<\/strong><\/p>\n\n\n\n<div style=\"padding:56.25% 0 0 0;position:relative;\"><iframe src=\"https:\/\/player.vimeo.com\/video\/783205887?h=07ffcc3a2d&amp;badge=0&amp;autopause=0&amp;player_id=0&amp;app_id=58479\" frameborder=\"0\" allow=\"autoplay; fullscreen; picture-in-picture\" allowfullscreen=\"\" style=\"position:absolute;top:0;left:0;width:100%;height:100%;\" title=\"Tutoriales | Remesas\"><\/iframe><\/div><script src=\"https:\/\/player.vimeo.com\/api\/player.js\"><\/script>\n\n\n\n<div style=\"height:20px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<div class=\"btn-div-destacado\"><a href=\"https:\/\/getquipu.com\/es\/cuentas\/registro\" class=\"btn-destacado\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Prueba Quipu Gratis<\/a><\/div>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-text-align-center has-small-font-size\"><em>Prueba gratuita de 15 d\u00edas. Sin permanencia. Sin introducir tu tarjeta.<\/em><\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"https:\/\/getquipu.com\/\">Quipu<\/a> es un programa de facturaci\u00f3n y gesti\u00f3n documental en la nube dise\u00f1ado para aut\u00f3nomos y pymes. Nos ofrece una serie de funcionalidades orientadas a simplificar la gesti\u00f3n administrativa y contable de una empresa.<\/p>\n\n\n\n<p>En lo que se refiere a la gesti\u00f3n documental, este software nos permite digitalizar y almacenar de forma segura todo tipo de documentos en la nube y acceder a ellos siempre que lo necesitemos.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Lo que nos gusta<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Uno de los aspectos m\u00e1s notables de Quipu es que permite un <strong>almacenamiento ilimitado<\/strong>, por lo que no hay que preocuparse por la cantidad de espacio disponible.<\/li>\n\n\n\n<li>Con Quipu es posible <strong>acceder a los archivos desde cualquier dispositivo<\/strong>, como por ejemplo un ordenador, la tablet o el tel\u00e9fono m\u00f3vil. Esto ahorra una gran cantidad de tiempo a la hora de localizar documentos en cualquier momento y lugar.<\/li>\n\n\n\n<li>Otra de sus ventajas es<strong> la seguridad que ofrece<\/strong>, ya que cumple con los mismos protocolos de encriptaci\u00f3n que usan los bancos (SSL 265) y con el RGPD. Esto garantiza un alto nivel de seguridad y privacidad para los documentos. Adem\u00e1s, permite configurar los accesos para decidir qui\u00e9n puede usarlos.<\/li>\n\n\n\n<li>Quipu tambi\u00e9n permite <strong>digitalizar los documentos<\/strong>, es decir, pasarlos del formato papel al digital. Para ello, utiliza la tecnolog\u00eda OCR (Optical Character Recognition), que reconoce gracias a la IA los caracteres de cada documento con s\u00f3lo fotografiarlos. En menos de 24 est\u00e1n totalmente procesados.<\/li>\n\n\n\n<li>Otra cuesti\u00f3n a destacar es que los documentos se pueden <strong>organizar por carpetas en la nube<\/strong>, ya sea por cliente, proveedor o como mejor se adapte a tu negocio.<\/li>\n\n\n\n<li>Tambi\u00e9n son muy \u00fatiles sus<strong> filtros para localizar<\/strong> los documentos y encontrarlos m\u00e1s r\u00e1pido. Por ejemplo por ingresos, gastos o proyectos espec\u00edficos.<\/li>\n\n\n\n<li>Por \u00faltimo, su <strong>app m\u00f3vil <\/strong>es realmente \u00fatil porque permite la captura y carga de documentos de forma muy r\u00e1pida y sin fallos t\u00e9cnicos.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"factorial\">2. Factorial<\/h3>\n\n\n\n<p>Factorial es un software de gesti\u00f3n documental muy indicado sobre todo para pymes. Es f\u00e1cil de utilizar y abarca funcionalidades muy variadas que pueden gestionarse de forma centralizada.<\/p>\n\n\n\n<p>Su registro inicial es totalmente gratis, pero posteriormente es necesario elegir el plan que mejor conviene a las necesidades cotidianas de nuestra empresa. Cada uno viene con sus tarifas correspondientes.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"593\" src=\"https:\/\/getquipu.com\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/23131255\/factorial-1-1024x593.gif\" alt=\"\" class=\"wp-image-43832\" srcset=\"https:\/\/getquipu.com\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/23131255\/factorial-1-1024x593.gif 1024w, https:\/\/getquipu.com\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/23131255\/factorial-1-300x174.gif 300w, https:\/\/getquipu.com\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/23131255\/factorial-1-768x445.gif 768w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Lo que nos gusta<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>El software de Factorial <strong>est\u00e1 situado en la nube<\/strong>, por lo que se puede acceder a esta soluci\u00f3n y a los documentos que podemos almacenar en ella desde cualquier lugar y dispositivo: ordenador, m\u00f3vil, tablet, etc. Esto es especialmente relevante para empresarios y aut\u00f3nomos que teletrabajan.<\/li>\n\n\n\n<li>Nos permite <strong>organizar los documentos laborales de los empleados<\/strong> y crear carpetas espec\u00edficas. Tambi\u00e9n podemos organizar y almacenar cualquier documento fiscal y tributario, as\u00ed como las facturas.<\/li>\n\n\n\n<li>Otro de los aspectos que nos gustan de Factorial es su<strong> interfaz, f\u00e1cil e intuitiva<\/strong> que hace muy c\u00f3modo su uso y la gesti\u00f3n de documentos.<\/li>\n\n\n\n<li>Su <strong>f\u00e1cil implementaci\u00f3n<\/strong> es otro factor a resaltar, ya que en pocos minutos se puede comenzar a trabajar con esta herramienta. Esto ahorra una gran cantidad de tiempo y simplifica la gesti\u00f3n de los archivos.<\/li>\n\n\n\n<li>Por otro lado, permite<strong> una estructura tem\u00e1tica<\/strong> de los documentos a trav\u00e9s de distintas pesta\u00f1as como por ejemplo la de empleados, con toda la informaci\u00f3n de los trabajadores, o la de desempe\u00f1o, con las distintas encuestas y evaluaciones.<\/li>\n\n\n\n<li>Tambi\u00e9n podemos hacer <strong>un seguimiento de la presencialidad<\/strong> con las pesta\u00f1as de control horario y de calendario para conservar los fichajes, descargar res\u00famenes mensuales y acceder al hist\u00f3rico de ausencias o a las altas y bajas m\u00e9dicas.<\/li>\n\n\n\n<li>Los <strong>empleados pueden subir archivos<\/strong> y hacerlos visibles para sus managers y el \u00e1rea de Recursos Humanos, con la posibilidad de crear flujos de aprobaci\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n<li>Por \u00faltimo, con la<strong> app m\u00f3vil<\/strong> es posible acceder a todas las carpetas y subir documentos, descargarlos o incluso compartirlos.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"opentext\">3. OpenText<\/h3>\n\n\n\n<p>OpenText es una de las soluciones de software m\u00e1s conocidas para la gesti\u00f3n de documentos, sobre todo para empresas. El tiempo de implementaci\u00f3n var\u00eda considerablemente seg\u00fan el tipo de organizaci\u00f3n que sea, el sector al que pertenezca o si es p\u00fablica o privada, entre otros aspectos.<\/p>\n\n\n\n<p>Para peque\u00f1as y medianas empresas su puesta en marcha puede tardar hasta seis meses, mientras que en las de gran tama\u00f1o incluso hasta un a\u00f1o. A\u00fan as\u00ed, hemos querido incluirla en este listado por ser una de las soluciones m\u00e1s completas del mercado y por las ventajas que ofrece.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter\"><img decoding=\"async\" width=\"1280\" height=\"720\" src=\"https:\/\/getquipu.com\/wp-content\/uploads\/2021\/07\/09171726\/OpenText-Content-Suit-Platform.jpeg\" alt=\"OpenText Content Suit Platform\" class=\"wp-image-19527\"\/><\/figure><\/div>\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Lo que nos gusta<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>OpenText act\u00faa como una <strong>multiplataforma de gesti\u00f3n de contenidos<\/strong>, con distintas soluciones como OpenText Extended ECM (Enterprise Content Management), dise\u00f1ada para empresas; OpenText Documentum, para gestionar contenidos de gran volumen y OpenText Core que funciona en la nube.<\/li>\n\n\n\n<li>OpenText tiene <strong>un alcance multisectorial<\/strong>, ya que sus soluciones se adaptan a distintas industrias como automoci\u00f3n, banca, seguros, legal o sanidad, entre otras.<\/li>\n\n\n\n<li>La versi\u00f3n de OpenText Extended ECM <strong>se integra con aplicaciones<\/strong> como SAP, Microsoft 365, Salesforce y SAP SuccessFactors, facilitando la interacci\u00f3n entre los equipos y la gesti\u00f3n de la empresa en su conjunto.<\/li>\n\n\n\n<li>La<strong> captura y extracci\u00f3n de informaci\u00f3n<\/strong> tambi\u00e9n es muy avanzada y cuenta con distintas soluciones para digitalizar y procesar documentos empresariales gracias a la IA. Tambi\u00e9n automatiza la clasificaci\u00f3n de datos en la nube a trav\u00e9s de la tecnolog\u00eda OCR y procesa documentos entrantes de SAP ECC y S\/4HANA.<\/li>\n\n\n\n<li>OpenText tambi\u00e9n <strong>procesa los datos y genera informes<\/strong> para agilizar la evaluaci\u00f3n de casos (Early Case Assessment); algo especialmente \u00fatil en el \u00e1mbito jur\u00eddico. Tambi\u00e9n es capaz de procesar y organizar informaci\u00f3n compleja relativa a este sector, como documentos legales confidenciales.<\/li>\n\n\n\n<li>Su <strong>archivo de informaci\u00f3n<\/strong> permite cumplir con las normativas archiv\u00edsticas, los protocolos del \u00e1rea de TI (Tecnolog\u00eda de la Informaci\u00f3n) y de migraciones a la nube.<\/li>\n\n\n\n<li>La<strong> visualizaci\u00f3n y transformaci\u00f3n<\/strong> de documentos tambi\u00e9n es rese\u00f1able, ya que ofrece varias opciones para editar y tratar los archivos de forma \u00e1gil y estructurada.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"openkm\">4. OpenKM<\/h3>\n\n\n\n<p>OpenKM es un gestor de documentos de c\u00f3digo abierto u open source, lo que implica que su versi\u00f3n b\u00e1sica o de prueba es gratis y adem\u00e1s ofrece una mayor versatilidad para su desarrollo e integraci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>Aunque a priori puede parecer una soluci\u00f3n algo compleja, lo cierto es que su uso es bastante sencillo y abarca todo el ciclo de vida de los documentos: desde su creaci\u00f3n hasta la distribuci\u00f3n, pasando por su almacenamiento y revisi\u00f3n.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter\"><img decoding=\"async\" width=\"1100\" height=\"556\" src=\"https:\/\/getquipu.com\/wp-content\/uploads\/2021\/07\/09165522\/open-km-documentos.jpeg\" alt=\"open km documentos\" class=\"wp-image-19524\"\/><\/figure><\/div>\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Lo que nos gusta<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Una de las caracter\u00edsticas m\u00e1s importantes de OpenKM es su gran capacidad para <strong>convertir documentos y catalogarlos<\/strong> de manera automatizada. Por ejemplo, es capaz de transformar documentos a PDF, comprimirlos o aplicarles un reconocedor \u00f3ptico de caracteres (OCR) para transformarlos en textos editables.<\/li>\n\n\n\n<li>Tambi\u00e9n realiza una captura autom\u00e1tica de metadatos para conocer las sucesivas actualizaciones de los documentos y organizarlos posteriormente. As\u00ed, es capaz de<strong> generar informes<\/strong> a partir de la lectura de los datos.<\/li>\n\n\n\n<li>Al tratarse de una <strong>soluci\u00f3n multiempresa<\/strong>, puede ser utilizada por varias organizaciones o clientes que trabajan en un mismo entorno y que pueden acceder a \u00e9l desde cualquier dispositivo. Esto supone un gran ahorro de costes y facilita la colaboraci\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n<li>Ofrece tambi\u00e9n <strong>un lector de c\u00f3digo de barras <\/strong>en varios formatos, incluyendo por supuesto el c\u00f3digo QR. Su estructura de plugins nos da la opci\u00f3n de integrar nuevos formatos en el propio sistema.<\/li>\n\n\n\n<li>Tambi\u00e9n permite <strong>el archivo masivo de correos electr\u00f3nicos<\/strong> con las ventajas que eso supone, como recuperar los mails perdidos o borrados o preservar su propiedad intelectual.<\/li>\n\n\n\n<li>Su m\u00f3dulo de factura electr\u00f3nica, extrae las facturas en formato XML y permite firmarlas digitalmente, descargarlas en PDF y enviar notificaciones.<\/li>\n\n\n\n<li>Otras opciones muy interesantes son la posibilidad de a\u00f1adir marcas de agua a los documentos, <strong>firmar archivos electr\u00f3nicos o encriptar cualquier archivo<\/strong> para una mayor privacidad.<\/li>\n\n\n\n<li>Se<strong> integra con otras aplicaciones<\/strong> como Microsoft Office o Vitger para diferentes usos como la sincronizaci\u00f3n de carpetas locales, la captura de im\u00e1genes, el escaneo o la impresi\u00f3n virtual.<\/li>\n\n\n\n<li>El <strong>m\u00f3dulo de CMIS<\/strong> (Content Management Interoperability Services) permite interoperar entre diferentes sistemas de gesti\u00f3n a trav\u00e9s de Internet. Esto facilita el trabajo con distintos repositorios de datos o su uso en aplicaciones colaborativas.<\/li>\n\n\n\n<li>Por \u00faltimo, queremos destacar <strong>su f\u00e1cil implementaci\u00f3n<\/strong>, ya que en menos de un mes podemos tenerlo operativo en entornos Windows, Mac, Linux, Android, iPhone, iPad o en la nube.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"alfresco\">5. Alfresco<\/h3>\n\n\n\n<p>Finalmente hemos incluido en este listado la herramienta de Alfresco: otra soluci\u00f3n de gesti\u00f3n documental de c\u00f3digo abierto. Se integra bajo el paraguas del software Hyland y permite la programaci\u00f3n de nuevas funcionalidades y su creaci\u00f3n. Est\u00e1 dise\u00f1ada sobre todo para grandes y medianas empresas.<\/p>\n\n\n\n<p>Su tecnolog\u00eda est\u00e1 basada en la nube, lo que permite la conservaci\u00f3n de un amplio volumen de datos y facilita el acceso a los documentos desde cualquier dispositivo.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter\"><img decoding=\"async\" width=\"963\" height=\"575\" src=\"https:\/\/getquipu.com\/wp-content\/uploads\/2021\/07\/09165943\/alfresco-documentos.png\" alt=\"alfresco documentos\" class=\"wp-image-19526\"\/><\/figure><\/div>\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Lo que nos gusta<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>El software de gesti\u00f3n documental de Alfresco realiza <strong>una extracci\u00f3n de la informaci\u00f3n autom\u00e1tica<\/strong> de los documentos y una lectura de metadatos para generar informes y reportes de forma sencilla.<\/li>\n\n\n\n<li>Tiene unos<strong> altos est\u00e1ndares de protecci\u00f3n<\/strong> para asegurar la conservaci\u00f3n de los documentos a largo plazo. Esto es especialmente relevante para entornos regulados, organismos p\u00fablicos o cuando es necesario realizar auditor\u00edas.<\/li>\n\n\n\n<li>El programa <strong>puede sincronizarse<\/strong> con archivos del escritorio y del repositorio, a trav\u00e9s del servicio web. De esta forma, podemos ganar en agilidad al trabajar con documentos en diferentes ubicaciones.<\/li>\n\n\n\n<li>Permite cambiar <strong>el formato de los archivos<\/strong>, incluyendo el conjunto de opciones de Microsoft Office para convertir cualquier documento a PDF.<\/li>\n\n\n\n<li>Otra cuesti\u00f3n interesante es el tratamiento y la gesti\u00f3n de <strong>medios digitales<\/strong>, como v\u00eddeos o im\u00e1genes, de manera centralizada con la posibilidad de modificarlos y a\u00f1adir comentarios, entre otras acciones.<\/li>\n\n\n\n<li>Al tratarse de un software que funciona con <strong>API y est\u00e1ndares abiertos<\/strong>, puede personalizarse en base a las necesidades de cada negocio. Eso s\u00ed, se necesitan los conocimientos de programaci\u00f3n necesarios para su manipulaci\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n<li>Alfresco cuenta con un servicio de<strong> autenticaci\u00f3n del usuario <\/strong>bastante potente con distintos proveedores de identidad, lo que permite configurar los accesos y mejorar la protecci\u00f3n de los documentos.<\/li>\n\n\n\n<li>Esta soluci\u00f3n <strong>se integra con distintas aplicaciones<\/strong> como Slack, Salesforce, SAP, SAP Cloud, Microsoft 365, Microsoft Teams, Microsoft Outlook, Microsoft Office o Google Docs, favoreciendo la colaboraci\u00f3n entre los empleados.<\/li>\n\n\n\n<li>Por \u00faltimo, queremos destacar <strong>el HUB de Alfresco<\/strong> en el que los usuarios pueden interactuar y resolver dudas; algo muy \u00fatil para compartir experiencias y sacar m\u00e1s provecho a la herramienta.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>En definitiva, elegir el mejor software de gesti\u00f3n documental, es una tarea que requiere de un an\u00e1lisis pormenorizado de las distintas opciones del mercado. Para dar con la que mejor se adapte a nuestro negocio, es importante identificar las necesidades que se tienen y aprovechar las soluciones que realmente se vayan a utilizar.<\/p>\n\n\n\n<p>En cualquier caso, esperamos que este art\u00edculo te haya resultado interesante y \u00fatil para elegir un buen programa de gesti\u00f3n documental, y te invitamos a dejar tus comentarios cont\u00e1ndonos tus experiencias con estas soluciones.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Contar con un software de gesti\u00f3n documental o DMS (Document Management Software), es un aspecto clave para garantizar una organizaci\u00f3n efectiva en cualquier empresa. 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