La clave para iniciar la transformación digital de las empresas es empezar por la digitalización de documentos. Vamos a ver cómo digitalizar tu información con un escaner OCR y gestionar la información de tu empresa con un gestor documental.

Que es la digitalización de empresas

La digitalización es el conjunto de acciones que nos permiten hacer la transformación digital de la empresa. Consiste en el traslado a un entorno online de aquellos procesos y rutinas que hasta el momento se habían gestionado de forma tradicional en un negocio.

Transformación digital empresas

Avanzar significa adaptarse al contexto y aprovechar las ventajas que el nuevo entorno digital ofrece a la empresa. Las nuevas tecnologías ofrecen a las empresas la posibilidad de ganar en eficiencia y, por ende, ser más competitivas en su propio sector.

Es importante considerar que la transformación digital no es un fin en sí, sino que consiste en un proceso que nos permite trasladar nuestra empresa a un entorno online y, de este modo, pasar de un modelo de negocio obsoleto tradicional a un modelo de negocio digital. Vamos a ver cuál es el proceso para hacer la digitalización de las empresas paso a paso.

Cómo hacer el cambio digital de la empresa

Para poder traspasar nuestro negocio a la esfera digital, debemos digitalizar los documentos de la empresa. Trasladar toda la documentación a un entorno online permite tener la información ordenada, centralizada y disponible, para poder acceder a ella siempre que se requiera.

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Digitalización de facturas y documentos para empresas

Para poder llevar el control de la contabilidad de la empresa, puedes digitalizar facturas, tickets y nóminas de tu empresa. Tener visibilidad sobre el estado de las cuentas de tu empresa te permite poder tomar mejores decisiones, a la par que cumplir con tus obligaciones contables y fiscales con la Agencia Tributaria.

Para poder digitalizar las facturas, tickets y nóminas de tu empresa, a la par que obtener información sobre el estado de tu negocio a tiempo real puedes aprovechar las ventajas que ofrece un Programa de Facturación Online, que te permite solucionar la gestión de la facturación y actúa como gestor documental de la empresa. Mediante un Software podrás gestionar y contabilizar las facturas de tu empresa, así como las nóminas y los gastos de los empleados en una misma plataforma. Mientras tú usas el programa, la información de la cuenta se actualiza para que puedas conocer el estado de tu negocio en tiempo real así como se tiene en cuenta para poder crear los modelos tributarios de tu empresa.

Digitalizar documentos

Las ventajas de hacer la digitalización de los documentos de la empresa van más allá de tener toda la documentación almacenada en un formato digital, sino que se trata de tener la posibilidad de obtener información del estado del negocio a partir de datos actualizados en tiempo real, que es un paso esencial para hacer la transformación digital de la empresa.

Digitalizar todos los documentos de la empresa puede parecer una tarea compleja y costosa, teniendo en cuenta la cantidad de papeles que tenemos en cajas y carpetas: contratos, nóminas, facturas, tickets… Pero por suerte para nosotros, existen herramientas que permiten digitalizar la documentación de la empresa de forma ágil, como son los lectores o escaner OCR.

Escaner de documentos

La opción más rápida para digitalizar documentos en las empresas es contar con un lector OCR. La tecnología OCR (Optical Character Recognition) permite escanear texto directamente desde un documento físico, evitando al humano tener que introducir los datos de las hojas uno a uno a ordenador.

Escaner OCR

Un escaner OCR no es un escaner convencional. Se trata de una herramienta que lee la información presente en un documento físico y, a través de un robot, reconoce y procesa los datos para poder tenerlos disponibles de forma digital. Un escaner de documentos OCR es la herramienta que te permite acelerar el proceso de transformación digital de las empresas.

Llevar la gestión documental y administrativa de una empresa es mucho más sencillo con herramientas que permiten automatizar los procesos rutinarios , ya que ofrece la posibilidad de procesar todos los tickets y facturas de gastos, así como contabilizarlos para tener los datos contables y los modelos tributarios actualizados.

En Quipu contamos con un lector OCR que lee y procesa facturas, tickets y nóminas para la empresa de forma automática. De este modo, los documentos de gastos se procesen solos, sin que nadie deba llevar el control mediante una hoja de Excel. Además, al ser una herramienta online, todos los datos quedan almacenados de forma segura en la nube y disponibles para acceder a ellos siempre que se requiera.

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Software gestión documental

Contar con un gestor documental que organice, filtre y te dé información sobre tu facturación es imprescindible para la digitalización de toda empresa. Y es que… ¿Por qué tener documentos físicos en carpetas, si puedes tener tu información digitalizada y obtener información tu negocio con datos actualizados?

Esta es la clave de usar un Software para llevar la gestión documental de la empresa, que te permita centralizar y tener en orden tu información así como filtrar tus documentos según tus preferencias, para poder obtener información actualizada en tiempo real de tu empresa.

Flujo de trabajo en un software de gestión documental

Una de las ventajas de usar un Software de gestión documental es la agilidad por gestionar la documentación interna así como la información contable y administrativa. Contar con un Software de gestión documental te permite mejorar el sistema de gestión documental interno, ya que la información del negocio se centraliza en un solo espacio, al que pueden acceder únicamente los usuarios que tengan permiso para ello.

Por ejemplo, en el Programa de Facturación Quipu, puedes centralizar toda tu facturación así como documentación administrativa de la empresa. Con la creación de una cuenta en el programa, puedes centralizar toda la documentación de la empresa, así como gestionar tu facturación y autocompletar los modelos tributarios que tienes que presentar a Hacienda como empresa. Quipu es la herramienta que te ayuda a hacer la transformación digital de las empresas, para que puedas estar presente en el mundo digital.

El Programa de Facturación actúa como gestor documental mediante la creación de ingresos y gastos, almacenando en la nube toda la información de tu empresa de forma segura, para que puedas acceder a ella dónde y cuándo quieras. En Quipu, puedes centralizar toda la información y tenerla siempre disponible, para que te la puedas descargar cuando la necesites. Además, con la ayuda del Programa de Facturación puedes controlar tus cuentas, para conocer el estado de tu negocio y poder tomar mejores decisiones para tu negocio. Inicia tu periodo de prueba gratis aquí y descúbre todo lo que Quipu puede aportar a la transformación digital de tu empresa 🙂

Judith de Quipu
Responsable de contenido. Al día de todas las novedades para poder ayudar a empresas y autónomos. Actualmente estudiando un Máster en buscadores.