Las 6 mejores herramientas digitales para PYMEs

Hacer que una pequeña o mediana empresa funcione no es nada sencillo, y mucho si contamos con recursos limitados. Sin embargo, las herramientas para PYMES están consiguiendo que muchas organizaciones puedan optimizar y automatizar procesos fácilmente, y con ello, aumentar su competitividad en el mercado.

El uso de distintas herramientas digitales permite mejorar la eficiencia operativa y reducir costes innecesarios, así como facilitar la colaboración entre equipos y el acceso a la información desde cualquier lugar. De esta forma, y gracias a la tecnología, las PYMEs pueden competir más y mejor, ofrecer servicios de alta calidad y mejorar la experiencia del cliente.

¿Qué herramientas digitales para PYMES son las más recomendables? A continuación, y tras probar decenas de ellas, te presentamos una selección de las 6 mejores soluciones tecnológicas que pueden ayudar a tu negocio a alcanzar el siguiente nivel.

Tabla comparativa de las mejores herramientas para PYMES

Principales ejes a cubrir por las herramientas para PYMES

Las empresas suelen compartir áreas en las que necesitan mejorar su eficiencia y productividad. Áreas que son centrales y que juegan un papel clave en el buen funcionamiento de cualquier compañía y en las que la implementación de un buen programa informático puede marcar la diferencia.
Implementar las mejores herramientas para PYMES en cada una de estas áreas con el objetivo de optimizar cada proceso y maximizar los resultados es sin duda una gran idea. Algunas de las áreas más importantes son:

• Contabilidad, facturación e impuestos: el área de gestión financiera de una empresa es sin duda una donde las tareas son más repetitivas. Implementar un software en este departamento, completo y fácil de usar, permite automatizar muchas de esas tareas y ahorrar mucho tiempo.
• Gestión de recursos humanos: también se puede automatizar muchas tareas en el departamento de recursos humanos. Existen programas que permiten hacerlo fácilmente y que abarcan desde la gestión de nóminas o la elaboración de turnos hasta procesos de selección, formación o evaluación de desempeño.
• Ventas y CRM: automatizar el funnel de venta y mejorar la relación con los clientes, así como su experiencia de compra y lealtad, es otro de los pilares de cualquier empresa. Para facilitar las tareas relacionadas necesitaremos un software que nos permita hacer seguimiento de ventas y relaciones y que ofrezca analítica de rendimiento de campañas de marketing.
• Gestión de proyectos: la digitalización de la gestión de proyectos permite a los equipos colaborar de forma más eficiente, asignar y hacer seguimiento de tareas, establecer plazos y monitorizar el progreso en tiempo real. En la actualidad existen varias herramientas para PYMES orientadas a la mejora de esta área.
• Email marketing: el email marketing sigue siendo un canal de adquisición de clientes fundamental para muchas empresas. Sin embargo, la gestión de campañas puede resultar compleja sin las herramientas adecuadas. Un buen software de email marketing permite automatizar gran parte del trabajo y analizar resultados para aumentar la efectividad y las tasas de conversión.
• Firma digital: por último, disponer de un programa de firma digital también es una gran idea. Este tipo de herramientas aceleran los procesos de firma de documentos y contratos, ahorrando tiempo y recursos al eliminar la necesidad de gestionar documentos físicos. Además, proporcionan un método seguro y legalmente válido para cerrar acuerdos comerciales de forma remota.

¿Cuáles son las mejores herramientas para PYMES?

Como puedes observar, no importa el área que analicemos, la tecnología puede ayudarnos a mejorar su eficiencia y productividad. Lo bueno de todo esto es que en la actualidad existen herramientas digitales para PYMES accesibles que cualquier empresa pueda adoptar con el objetivo de mejorar su desempeño.

Por ello, y tras probar diversos programas, analizar varias soluciones y recoger opiniones de empresas de varios sectores, consideramos que los siguientes programas son los mejores y más transversales de su categoría.

1. Quipu

Para el eje de contabilidad y facturación te recomendamos Quipu, diseñado especialmente para ayudar a aumentar la eficiencia de este departamento tan importante para cualquier empresa. En la última década, se ha posicionado como uno de los mejores softwares del mercado español en lo que se refiere a gestión financiera y contable.

Su interfaz intuitiva y sus funcionalidades automatizadas permiten a las PYMEs ahorrar tiempo en tareas administrativas y mantener un control total sobre sus finanzas. Además, al estar alojado en la nube, no solo permite acceder a los datos desde cualquier lugar, sino que también se almacenan de forma segura y acorde a la legalidad fiscal y de protección de datos. Algunas de sus funcionalidades más importantes son:

• Gestión de la facturación: facilita la creación, envío y seguimiento de facturas, presupuestos y albaranes. Todos los documentos tienen un aspecto profesional y personalizable, agilizando todo el proceso de forma simple y eficiente.
• Tesorería: proporciona una visión clara y actualizada de la situación financiera del negocio. Permite monitorizar los flujos de caja en tiempo real, conciliar cuentas bancarias automáticamente y hacer previsiones financieras a corto y largo plazo.
• Presentación de impuestos: simplifica la gestión fiscal al preparar y presentar impuestos como el IVA o el IRPF. Genera automáticamente los modelos fiscales necesarios y permite su presentación telemática directamente desde la plataforma.
• Gastos: facilita el registro y control de los gastos empresariales, permitiendo escanear tickets y facturas desde el móvil. Además, los clasifica automáticamente y los podemos asociar a proyectos o clientes concretos, mejorando así el seguimiento y la rentabilidad de cada proyecto.
• Clientes y proveedores: facilita la gestión centralizada de clientes y proveedores, permitiendo almacenar datos de contacto, consultar el historial completo de transacciones y establecer condiciones de pago personalizadas.
• Integración con otros softwares: ofrece la posibilidad de integrarse con diversas plataformas y programas, favoreciendo la sincronización de datos y mejorando la eficiencia de los flujos de trabajo.
• Informes financieros: genera reportes detallados y personalizables que permiten analizar el rendimiento financiero de la empresa, así como establecer KPIs claves para la toma de decisiones estratégicas.

2. Factorial

Factorial es una herramienta digital para PYMES que ha revolucionado la gestión de recursos humano. Esta plataforma todo en uno permite optimizar y automatizar un gran número de procesos que, de otra forma, consumirían mucho tiempo y recursos de la empresa.

Su interfaz intuitiva y sus múltiples funcionalidades la convierten en una solución ideal para empresas que buscan modernizar y simplificar sus procesos de RRHH. Entre sus características más destacadas encontramos:

• Procesos de selección: ofrece todo tipo de herramientas para gestionar el ciclo completo de reclutamiento: desde publicar ofertas de empleo hasta evaluar candidatos y programar entrevistas.
• Gestión de turnos y horarios: permite crear calendarios de trabajo sencillos o por turnos de forma automática, así como hacer cualquier cambio de manera rápida y sin errores ni conflictos. También facilita el control de entrada y salida de los empleados, su seguimiento y el cumplimiento de la normativa laboral.
• Gestión de vacaciones y permisos: permite administrar fácilmente las solicitudes de vacaciones del personal, incluyendo la gestión de días de descanso o de ausencias justificadas.
• Evaluación del desempeño y formación: permite medir y analizar cuál es el desempeño de los empleados en su día a día, con el objetivo de encontrar oportunidades de mejora que más tarde se pueden cubrir con todo tipo de formaciones (gestionadas también desde la plataforma).
• Gestión documental: facilita un espacio digital unificado para gestionar y archivar toda la documentación del personal, incluyendo documentos laborales, certificados y comunicaciones oficiales.
• Portal del empleado: cada empleado dispone de su espacio personal donde pueden realizar gestiones varias de forma autónoma, desde la consulta de la nómina o calendario laboral hasta solicitar vacaciones, fichar o enviar justificantes de ausencia.

3. Notion

Si hablamos de gestión de proyectos, entonces tenemos que hablar de Notion. A través de distintas funcionalidades y opciones, Notion ofrece un espacio digital donde podemos diseñar nuestra propia metodología de trabajo.

Con plantillas personalizables, bases de conocimientos y colaboración en tiempo real, Notion permite a los equipos organizar y gestionar proyectos sin complicaciones, así como centralizar la información y mantener a todos los miembros alineados con los objetivos.

La sencillez de su interfaz de usuario y sus posibilidades infinitas son el mayor atractivo de esta herramienta digital para PYMES. Ofrece funcionalidades como:

• Plantillas personalizables: agendas de trabajo, tableros Kanban, calendarios de proyectos, hojas de seguimiento… Notion ofrece todo tipo de plantillas de seguimiento de proyectos que podemos personalizar a base de clics.
• Lienzo en blanco: también ofrece la opción de diseñar nuestro propio espacio de trabajo desde cero, adaptándolo totalmente a nuestras necesidades . Esta flexibilidad permite crear flujos de trabajo únicos y personalizados que se ajustan a la metodología particular de cada equipo.
• Colaboración en tiempo real: los usuarios pueden comunicarse y trabajar en tiempo real en documentos y proyectos, dejando comentarios, haciendo menciones y editando contenido de forma simultánea. Esto facilita enormemente la coordinación entre equipos, especialmente cuando trabajan de forma remota.
• Gestión de datos flexible: permite crear y organizar bases de datos, con la posibilidad de mostrar la información en diversos formatos como listas, paneles visuales tipo Kanban o vistas de calendario.
• Integración con otras herramientas digitales: Notion ofrece integración con un gran listado de herramientas como Google Drive, Slack, Trello o GitHub, lo que permite centralizar la información, mantener todos los recursos sincronizados en un mismo lugar y acelerar el flujo de trabajo.
• IA: Notion incorpora un potente asistente de inteligencia artificial que ayuda a generar contenido, analizar datos y automatizar tareas rutinarias. Esta funcionalidad permite ahorrar tiempo en la creación de documentos, resúmenes y análisis, además de ofrecer sugerencias inteligentes para mejorar la productividad del equipo.
• Organización del conocimiento: permite crear una biblioteca digital centralizada donde almacenar y compartir documentación importante, procedimientos, guías y mejores prácticas.

4. Hubspot

HubSpot es una de las herramientas de marketing digital más populares del mercado. Se trata de una gran suite software que ofrece cientos de funcionalidades orientadas a las ventas, la gestión de la relación con los clientes y el marketing. Y todo ello en un solo lugar. Su diseño es modular, por lo que cada empresa puede elegir qué funcionalidades necesita. Esto hace que sea una solución escalable y personalizable.

En el caso que nos ocupa creemos que el módulo de ventas, el Sales Hub, ofrece herramientas diferenciales que permiten automatizar un gran número de tareas relacionadas con el funnel de ventas:

• Pipeline de ventas: facilita la visualización y gestión del proceso de ventas, desde el primer contacto hasta el cierre del trato. Permite hacer seguimiento de oportunidades, establecer etapas personalizadas y priorizar leads según su potencial de conversión.
• Automatización de tareas: permite configurar flujos de trabajo automatizados para seguimiento de clientes, envío de emails y actualización de estados, eliminando tareas repetitivas y asegurando que ninguna oportunidad se pierda.
• Gestión de contactos: ofrece una base de datos centralizada donde almacenar y gestionar toda la información de contactos y empresas, incluyendo el historial de interacciones, notas y documentos relacionados.
• Leads: permite capturar y calificar leads automáticamente, asignándoles puntuaciones basadas en su comportamiento y perfil. Esto ayuda a priorizar los leads más prometedores y a optimizar los esfuerzos de ventas.
• Llamadas: incorpora un sistema de llamadas integrado que permite realizar y registrar llamadas directamente desde la plataforma, manteniendo un registro de todas las comunicaciones con clientes y prospectos. También incluye funciones de grabación y transcripción para facilitar el seguimiento y análisis posterior.
• Tracking de correos: también permite realizar un seguimiento detallado de los emails enviados, incluyendo notificaciones cuando los destinatarios abren los correos o hacen clic en los enlaces.
• Informes y análisis: proporciona informes detallados sobre el rendimiento de ventas, actividad del equipo y métricas clave, permitiendo tomar decisiones basadas en datos y optimizar las estrategias de veenta..

5. Signaturit

¿Qué empresa, en la actualidad, no necesita firmar documentos de forma digital? La firma electrónica se ha convertido en una necesidad para cualquier negocio que quiera adaptarse al ecosistema actual. Para arreglar esto, Signaturit es una de las soluciones más recomendadas para firmar y gestionar documentos de forma legal, segura y eficiente.

Esta herramienta digital para PYMES se centra en automatizar gran parte del ciclo de vida de la firma digital de documentos, facilitando no solo lo que es la propia firma, sino que también todo el proceso de gestión documental que hay detrás. Entre sus características más destacadas encontramos:

• Firma digital: permite firmar digitalmente todo tipo de documentos de manera rápida y segura. Ya no es necesario imprimir , escanear, enviar por correo o gestionar documentos físicos. La plataforma permite firmar desde cualquier dispositivo y lugar, lo que agiliza enormemente los procesos de negocio.
• Tipos de firmas: ofrece distintos niveles y tipos de firma electrónica, desde firmales simples dibujadas con un ratón o tablet hasta firmas avanzadas que incluye certificado electrónico.
• Flujo de trabajo: no solo permite enviar documentos para firma, sino que también facilita la gestión completa del proceso, permitiendo establecer el envío a todos los firmantes, añadir recordatorios automáticos y realizar un seguimiento en tiempo real del estado de cada documento.
• Almacenamiento de documentos seguro: los documentos firmados se almacenan de forma segura en la nube, con cifrado de extremo a extremo y copias de seguridad automáticas. Esto garantiza la integridad y disponibilidad de los documentos firmados, cumpliendo con los requisitos legales de conservación.
• Validez legal: todas las firmas realizadas a través de Signaturit tienen plena validez legal y cumplen con la normativa europea eIDAS, el RGPD y normativas internacionales como UETA Act y E-Sing Act.
• Integración: lo mejor de todo es que Signaturit se integra perfectamente con las principales herramientas de gestión documental y productividad como Google Drive, Dropbox o Microsoft 365, lo que permite iniciar procesos de firma directamente desde estas plataformas.

6. Brevo

Por último, si buscas una herramienta para PYMES que te ayude a gestionar tus campañas de email marketing, Brevo (anteriormente Sendinblue) es una de las opciones más completas y económicas del mercado.

Esta plataforma todo en uno permite crear, enviar y analizar campañas de email marketing de forma sencilla y efectiva, con funcionalidades avanzadas de segmentación y automatización que ayudan a maximizar el retorno de la inversión. Entre sus principales características destacan:

• Editor drag & drop: permite diseñar emails profesionales sin necesidad de conocimientos técnicos, con plantillas personalizables y elementos que se pueden arrastrar y soltar fácilmente.
• Automatización: ofrece flujos de trabajo automatizados para enviar emails basados en el comportamiento del usuario, eventos o momentos determinados del customer journey.
• Segmentación avanzada: permite dividir las listas de contactos según diversos criterios como comportamiento, datos demográficos o historial de interacciones, para enviar mensajes más relevantes y personalizados.
• SMS y chat: también permite enviar comunicaciones a clientes a través de otros canales, como por ejemplo campañas de SMS o a través de chat en vivo.
• Formularios: permite diseñar e integrar formularios de suscripción responsivos y personalizados para captar leads. Puedes poner los campos que más te interesen recoger y enlazarlos a acciones concretas, como por ejemplo la descarga de un ebook o la suscripción a una newsletter.
• • Monitorización: ofrece herramientas de analítica avanzadas para monitorizar el rendimiento de las campañas y hacer un seguimiento de los KPIs más relevantes, como tasa de apertura, clics, conversiones, etc.