Para tener un mayor control y agilidad en la compra de productos para tu empresa, puedes optar por hacer una orden de compra y enviar a tu proveedor.
Leyendo este artículo aprenderás:
- Qué es una orden de compra
- Para qué sirve una orden de compra
- Qué elementos debe incluir
- Cómo emitir y recibir una orden de compra
Qué es una orden de compra
Una orden de compra o pedido de compra, es un documento oficial que acredita una relación entre proveedor y cliente. En dicho documento consta la compra de un producto o servicio y compromete al cliente a abonar el importe correspondiente. Es decir, el comprador está obligado a pagar una vez que el producto o servicio se ha entregado.
En la orden de compra se suele especificar el precio, términos de pago, fecha de entrega, cantidad, entre otros campos que veremos más adelante.
Es posible que, algunos clientes que quieren hacer un gran pedido te pidan primero un presupuesto donde les informes del coste final de tus servicios o venta de tus productos. Como ya hemos dicho, podrás crear un presupuesto, el cuál no tiene validez legal. O bien, una factura proforma, que sí lo tiene.
Como ya explicamos en un post anterior, una factura proforma es una factura provisional que entregaremos al cliente donde especificaremos los detalles de una futura actividad comercial. Puedes leer antes ¿qué es y para qué se utiliza una factura proforma?, y decidir qué documento emitir a tu cliente potencial.
Para qué sirve una orden de compra
Todos los artículos que compra una empresa, ya sea material de oficina, materias primas, etc, debe ir acompañado de una orden de compra, numerada de forma correlativa para que se pueda llevar un exhaustivo control. Este número asociado a cada orden de compra sirve, tanto para el comprador como vendedor, de ayuda para tener un seguimiento del estado del pedido.
¡Importante! Este documento no tiene la validez de una factura. La orden del pedido sirve para autorizar al proveedor a entregar la factura a su cliente por los bienes que ha adquirido.
Qué elementos debe incluir
Generalmente se incluyen estos datos:
- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
- Número de orden de compra
- Lugar y fecha de emisión del pedido
- Nombre y dirección del proveedor
- Términos de entrega y de pago
- Cantidad de artículos solicitados
- Descripción
- Precio por unidad
- Coste de envío y relacionados.
- Coste total del pedido
- Firma autorizada
El documento original se entrega al proveedor, y las copias se las queda la empresa que realiza la compra, y se manda al departamento de contabilidad.
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Cómo emitir y recibir una orden de compra
- Como cliente/comprador, decides adquirir un producto o servicio necesario para tu empresa.
- Emites la orden de compra con los datos del encargo, y que incluya los datos mencionados en el punto anterior. Una vez completados todos los requerimientos, la envías al proveedor.
- Como proveedor, recibes la orden de compra con el pedido. Si puedes asumirlo, respondes a tu cliente, aceptando el encargo. En caso contrario, debes informar a tu cliente, y cancelar la orden de compra.
- Una vez has aceptado la orden de compra que te han enviado, tú y/o tu personal, preparará el pedido para ser enviado en los plazos establecidos en el documento.
- Si es un producto, en el paquete o lote que te haya solicitado el cliente, debe constar el número que aparece en la orden de compra, para que tu cliente pueda comprobar que ha recibido lo que te había solicitado.
- Cuando hayas servido el encargo a tu cliente, ya le podrás emitir la factura, también con el número de orden de compra.
- Finalmente, el comprador te abonará el precio marcado en la orden de pedido y también reflejado en la factura que le has enviado.
Y si tu cliente todavía no te ha pagado la factura que le emitiste, y justo tienes que declararla, te explicamos qué debes hacer y cómo declarar las facturas aunque no las hayas cobrado.
