¿Qué es una factura proforma y para qué se utiliza?

Es muy probable que como empresa o autónomo, haya llegado a nuestras manos una factura proforma, o bien, que necesitemos crear una. Veamos qué es y cómo se rellena una factura proforma.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es una factura provisional que entregaremos al cliente donde especificaremos los detalles de una futura actividad comercial. Una factura proforma no tiene valor comercial, simplemente es un documento en el que se especificarán los detalles de una futura factura definitiva.

Es decir, en ésta, incluiremos un precio, una base y unos impuestos que corresponden a las condiciones por las que facturaríamos unos servicios. Como haríamos con un presupuesto, pero no es tal.

¿Para qué sirve una factura proforma?

La factura proforma (en inglés, proforma invoice) únicamente tiene carácter informativo, por lo que no formará parte de la contabilidad de la empresa. Es decir, no la declararemos ni liquidaremos. Servirá para informar y acordar las condiciones de venta de nuestro servicio o producto a nuestros clientes.

Ahora bien, si llegaras a tener problemas con algún cliente porque no te paga o porque no os ponéis de acuerdo, la factura proforma tiene validez jurídica y acredita que ha habido algún indicio de actividad.

¿Qué diferencia hay entre un presupuesto y una factura proforma?

Uno de los documentos con los que seguramente nos habremos encontrado como empresa o autónomo son los presupuestos.

Los presupuestos nos sirven para informar a un cliente potencial del coste final de nuestros servicios o la venta de productos.

Es por ello que, realizar un presupuesto nos resulta imprescindible, tanto si ejercemos como vendedor o consumidor, ya que ambos queremos conocer el precio final a pagar en la adquisición de un producto o servicio.

Pues bien, a efectos prácticos, una factura proforma es lo mismo que un presupuesto, pero a efectos legales, no se validan de igual forma. Así como el presupuesto no tiene validez a efectos legales, la factura proforma sí lo tiene. Es decir, viene a ser lo mismo pero con la única diferencia que la factura proforma tiene validez jurídica, como documento acreditativo para el desarrollo de una actividad.

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¿Qué debe contener una factura proforma? 

Factura proforma modelo:

Hay una gran cantidad de datos que podemos incluir si realizamos una factura proforma. Normalmente, añadiremos todos los campos requeridos en cualquier factura convencional, especificando que se trata de una factura proforma en el encabezado de ésta. De este modo, en una factura proforma podemos encontrar la siguiente información:

  • Cabecera especificando que se trata de una factura proforma
  • Fecha de emisión
  • Datos del vendedor así como del cliente potencial, incluyendo nombre, domicilio, identificación fiscal, número de IVA intracomunitario, etc
  • Descripción de los productos/servicios, incluyendo el precio total (teniendo en cuenta transporte y otros costes adicionales)
  • Impuestos que se puedan aplicar, como el IVA o el IRPF
  • Otra información que, a nuestro parecer, sea necesaria o relevante

La factura proforma es una factura provisional que entregamos al cliente, donde especificamos los detalles de una actividad comercial

aqui podras ver un ejemplo de una factura proforma

Además, en una factura proforma podemos incluir una numeración por si queremos tener control sobre el total de facturas proforma emitidas, pero nunca serán numeradas como cuando generas una factura convencional ni podrán sustituirlas, ya que son facturas, como comentábamos, sin declarar. Es por ello que, normalmente, no se numeran.

👉 Si quieres conocer todos los tipos de facturas que existen este artículo será de tu interés 😉

¿En qué casos se realiza una factura proforma?

Podemos realizar una factura proforma en diversas ocasiones. Lo más habitual para entregar una factura proforma es cuando el servicio que prestaremos ya ha sido acordado con el cliente, o cuando el cliente ya nos haya realizado el pedido pero no lo ha pagado todavía.

Otro caso en el que puede ser interesante realizar un modelo proforma, se produce cuando debemos realizar operaciones exteriores, es decir, cuando un producto pase por aduanas, para tener en cuenta el valor que se deberá pagar.

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Diferencia entre factura proforma y albarán

A diferencia del albarán, en donde se acredita la entrega o recepción de un producto o servicio, una factura proforma es una factura provisional que entregaremos al cliente donde especificaremos los detalles de una futura actividad comercial. Una factura proforma no tiene valor comercial, simplemente es un documento en el que se especificarán los detalles de una futura factura definitiva.

👉  Consulta el siguiente enlace si quieres saber qué es y para que sirve un albarán. 

6 comentarios en “¿Qué es una factura proforma y para qué se utiliza?”

  1. Gracias por la exolicación. Es clara. Cuándo haces la proforma te pagan la totalidad por anticipado y luego cada mes puedes emitir la factura definitiva? Es que me han propuesto que haga una proforma del alquiler de un año y que lo cobre al principio y de golpe, y que luego cada mes emita la factura del alquiler que ya he cobrado. Es una entidad no lucrativa para un proyecto social y yo soy propietaria persona física. Lo de cobrar al principio todo y de golpe no se si es legal aunque haya una factura proforma y no quiero equivocarme. Además si cobro al principio, he dd declarar todo el iva de golpe al principio? Por otro lado, al ser ellos entidad no lucrativa cuando se les factura se pone irpf e iva en la factua como si fueran una empresa?

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    • Hola Belen, ¿cómo estas? Si, es posible hacerlo de esa manera. Pero puntualmente no sabemos que te conviene por tu caso puntual por lo que te recomendamos pagar una consulta con un gestor y sacarte todas las dudas necesarias con especialista.
      Saludos!

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  2. Nunca he entendido bien que es y para que sirve una factura proforma.
    Yo preparo un presupuesto a mi cliente. En ese presupuesto puede haber varias opciones con diferentes precios.
    Una vez mi cliente me confirma que “opción” quiere del presupuesto, preparo una hoja de pedido, con todos los datos que vosotros indicáis, incluyendo precios, impuestos, descuentos,….
    En lo que a mi respecta, esa hoja de pedido ya es un documento, en firme, que compromete al cliente y a mi…… Es más, cuando alguien me pide una factura proforma, creo un pedido y cambio la cabecera, donde pone “PEDIDO” por “FACTURA PROFORMA”.
    Es por eso queno entiendo que diferencia ni que ventajas/inconvenientes hay entre la PROFORMA y el PEDIDO.
    Ese pedido pasará a ser un ALBARÁN (parcial o total) y ese albarán pasará a ser una FACTURA (aunque, a veces, voy directamente del pedido a la factura sin pasar por el albarán…)

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    • La factura proforma es un presupuesto.
      A veces la proforma se le presupone una mayor validez legal y normalmente se firma.
      Los bancos te piden este formato pero es una mera formalidad.
      Saludos,

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