SII de la AEAT: qué es y en qué consiste

Las nuevas tecnologías de la información han venido para quedarse y ya están cambiando la forma en la que las empresas se comunican con las autoridades tributarias. Ejemplo de ello es la creación del Suministro Inmediato de Información del IVA (SII), el sistema de gestión para digitalizar y simplificar las obligaciones con el IVA.

Quédate a leer este artículo y descubre qué es el SII, cuáles son sus objetivos y las ventajas del SII para los negocios. También veremos cómo enviar información, errores comunes y las sanciones por enviar el SII fuera de plazo.

En este artículo aprenderás:

• ¿Qué es el SII de la AEAT?
• ¿En qué consiste el Suministro Inmediato de información?
• Objetivos del suministro inmediato de información
• Principales ventajas del SII
• Implantación del SII
• ¿A quién afecta el SII?
• ¿Cómo funciona el SII?
• Plazos del SII
• ¿Cómo se tiene que enviar la información del SII?
• Principales errores en el SII
• ¿Cuáles son las sanciones por presentar el SII fuera de plazo?

¿Qué es el SII de la AEAT?

El SII (Suministro Inmediato de Información), es el sistema de gestión electrónica del IVA para que las empresas puedan gestionar sus obligaciones con el IVA de forma digital.

Se trata de un canal de comunicación para que las empresas puedan cumplir sus obligaciones fiscales. A través de este sistema online, se simplifica la forma en la que los profesionales pueden declarar y liquidar este impuesto, así como la presentación de los Libros Registro del IVA.

¿En qué consiste el Suministro Inmediato de Información?

El Suministro Inmediato de Información (SII) es el sistema desarrollado por la Agencia Tributaria española (AEAT) para digitalizar la gestión del IVA. El sistema permite enviar y recibir registros de información sobre el impuesto de forma inmediata a través de Internet. De esta forma, tanto la Agencia Tributaria como los contribuyentes pueden disponer de información sobre los registros de información en tiempo real.

Los contribuyentes obligados al SII (y aquellos que voluntariamente decidan utilizarlo) pueden utilizar este sistema desde la sede electrónica de la AEAT. A partir de sistemas de suministro de información como formularios online, las empresas podrán gestionar sus obligaciones con el IVA sin tener que acudir a una oficina fiscal ni solicitar cita previa.

Objetivo del suministro inmediato de información del IVA.

Para entender qué es el SII es interesante conocer sus objetivos y los problemas que pretende solucionar. La gestión del IVA y la presentación de los Libros Registro es un procedimiento que lleva tiempo, especialmente cuando se debe gestionar de forma presencial en una oficina. Los antiguos procedimientos de gestión del IVA también ralentizan la forma en la que la administración gestiona todo lo relacionado con este impuesto.

El Suministro Inmediato de Información se crea para cambiar el modo en que se comunican la Administración y los contribuyentes, así como para mejorar la eficiencia en el control tributario. Estos son los principales objetivos del SII:

• Agilizar la gestión tributaria del IVA a través de la sede electrónica
• Simplificar la presentación de los registros de información sobre el IVA
• Reducir requerimientos y obligaciones formales, como la presentación de algunos modelos. 
• Facilitar el contraste de la información presentada por los contribuyentes en un mismo sistema de información digital.

Principales ventajas del SII

Saber qué es el SII y cuáles son sus ventajas hará la vida más fácil a los profesionales que tienen que lidiar frecuentemente con la gestión del IVA. Como todo cambio de la digitalización, el SII simplifica considerablemente los procedimientos de las obligaciones con el IVA ya que permite realizar todos los trámites desde cualquier dispositivo con conexión a Internet (ordenador, smartphone o tablet).

• Rapidez en la gestión: el SII facilita a los contribuyentes una presentación electrónica de los registros más sencilla y en tiempo real, lo que también permite a la autoridad tributaria actuar más rápido. Entre otras cosas, esto permite también una mayor rapidez en el cobro de las devoluciones. 
• 10 días más de plazo: el plazo para presentar las declaraciones del IVA se amplía a 10 días para las empresas que utilicen este sistema. En lugar de los 20 días actuales, la declaración se podrá presentar en los primeros 30 días naturales del mes siguiente al periodo de liquidación. 
• Menos obligaciones formales: el SII simplifica y disminuye algunos requerimientos y obligaciones formales, como las solicitudes de información por parte de la AEAT, ya que   toda la información está en la nube digital del sistema. Además, suprime la obligación de presentar los modelos 340, 347 y 390. 
• Mejor contraste de información: los contribuyentes pueden contrastar la información que han presentado sobre el IVA con otra información presentada por terceros. Así, los contribuyentes tendrán un Libro Registro “declarado” y otro “contrastado”. 
• Comunicación fluida y menos errores: el sistema SII de la AEAT responde al usuario para confirmar la recepción de la información o comunicar posibles errores en la presentación.

Implantación del SII

Como hemos apuntado, el SII es un sistema telemático que la AEAT pone a disposición de los empresarios para que puedan gestionar el IVA en línea u online.

Tradicionalmente, los empresarios estaban obligados a presentar periódicamente unos formularios en papel (entre otros, los modelos 340, 347 y 390) para informar a la AEAT de la facturación, indicando en el mismo el detalle de todas las facturas que emitían y recibían, con detalle del IVA que habían repercutido y soportado en cada operación confeccionando, con base a esta información, sus propias autoliquidaciones del impuesto.

Estos modelos permitían a la AEAT comprobar los importes señalados en los modelos informativos y compararlos con las autoliquidaciones del impuesto para verificar que la información coincide y proceder, por tanto, a la devolución o ingreso del impuesto según correspondiera en cada caso.

Correlativamente, y a los efectos de facilitar una eventual actuación inspectora, cada empresario estaba obligado a registrar toda esta información que proporcionaba a la AEAT en los que conocemos como libros registro del IVA: el libro de facturas emitidas y el de facturas recibidas, cuya información se vería completada con la llevanza de los libros registro de bienes de inversión y de operaciones intracomunitarias.

Pues bien, con la entrada en vigor del Real Decreto 596/2016 del 2 de diciembre se implementa un nuevo sistema de suministro de información inmediato a la agencia tributaria: el SII, cuya finalidad no es otra que facilitar a cada empresario el cumplimiento de sus obligaciones de informar a la AEAT sobre sus operaciones de IVA por medios telemáticos a través de la sede electrónica de la agencia tributaria.

Dicho de otro modo, el SII consiste en el registro inmediato en la página web de la AEAT de los datos de todas las facturas emitidas y recibidas sobre los elementos esenciales de las mismas; cabe recalcar que ello no supone el envío de una factura a la AEAT, sino de determinada información que éstas contienen. Tampoco es una herramienta de facturación electrónica, sino un mero sistema de información mucho más completa y actualizada a la administración tributaria.

De este modo, los empresarios introducen los datos de sus facturas en un sistema de suministro inmediato de información con el que se generará automáticamente una declaración informativa que, dada su inmediatez y simplicidad permite a la AEAT hacer las correspondientes comprobaciones de una manera mucho más rápida al tener, simplemente, que hacer un cruce de los datos obtenidos mediante el SII con las autoliquidaciones que vaya recibiendo, reduciendo considerablemente sus tiempos de respuesta.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre cómo convivirán el VERIFACTU y el SII te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

¿A quién afecta el SII?

Con carácter general, el SII afectará a todos aquellos empresarios que estén obligadas a presentar sus autoliquidaciones de IVA cada mes; por tanto, estarán obligadas a implementar el SII las siguientes empresas:

• Las que estén inscritas como sujetos pasivos en el régimen de devolución mensual de IVA o REDEME;
• Aquellos empresarios o profesionales que estén inscritas como sujetos pasivos acogidos al régimen especial de grupo de entidades de IVA o REGE;
• Aquellas empresas que tengan la consideración de grandes empresas por superar su facturación anual los seis millones de euros.

Ello supone que, según las estadísticas, en 2019 esta nueva medida afectaba a más de 3 millones de negocio en toda España de forma obligatoria. Asimismo, podrán acogerse al SII todas aquellas empresas que decidan voluntariamente sumarse a la iniciativa, si bien en este caso podrá renunciar a este sistema al final de cada año si así lo desean.

¿Cómo funciona el SII?

Su funcionamiento es muy simple, ya que los obligados al SII dejarán de tener que llevar los libros registros de IVA en formato papel, ya que estos se confeccionarán de manera automática en la página web de la AEAT.

De este modo, únicamente se tendrán que enviar determinada información sobre las facturas recibidas y emitidas rellenando los campos de los formularios web del SII tales como tipo de factura, número, fecha de expedición, nombre o razón social, NIF, descripción de la operación y, fundamentalmente, los importes, base imponible y cuota tributaria, sin que ni tan siquiera sea necesario emitir copia de la factura en cuestión.

Con esta simplificación de los trámites se facilita de forma verdaderamente notable la labor de la AEAT a la hora de comprobar las autoliquidaciones de IVA, ya que la Agencia Tributaria únicamente tiene que cruzar datos de manera automática con la información que ya posee gracias al SII.

Eso es posible porque el SII se basa en un sistema de doble libro registro para la elaboración de los datos fiscales, de suerte que la sede electrónica de la AEAT no sólo elaborará un libro registro con la información que le suministren los sujetos obligados, sino que, en paralelo, se elaborará otro libro registro con la información que de cada contribuyente suministren terceros relacionados con este.

ANTES DEL SII

 DESPUÉS DEL SII

Plazos del SII

El SII comenzó a funcionar oficialmente el 1 de julio de 2017 y desde entonces cada ejercicio han ido agregándose paulatinamente, a criterio de la propia Administración, sectores o empresas al nuevo modo de liquidación del IVA.

En la actualidad, y desde 2018, los obligados a utilizar el SII, con independencia de que se encarguen de su facturación o la encomienden esta labor a asesores externos, estarán obligados a remitir la información de cada factura emitida o recibida en un plazo de 4 días naturales desde la expedición o contabilización de esta, sin tener en cuenta en este cómputo los sábados, domingos y festivos.

La idea inicial fue que estos plazos de envío de la información se fueran progresivamente acortando a medida que todos los negocios implementaran correctamente el sistema SII con la intención de lograr un sistema de registro de datos en tiempo real, lo cual se preveía que tuviera lugar en el año 2020, cuando no imaginábamos las dificultades a las que nos habríamos de enfrentar en este año.

En este sentido, la mejor recomendación que puede hacerse a estos empresarios que cuenten con dificultades para adaptar su facturación a los cambios tecnológicos que requiere el SII es recurrir a los servicios de una buena asesoría fiscal, más aún si prestan servicios de asesoría online, ya que no sólo estarán completamente adaptadas a los sistemas informáticos de suministros de información fiscal sino que cuentan con procesos sistematizados que automatizan los envíos de información en plazo, reduciendo considerablemente el riesgo de incumplimiento.

¿Cómo se tiene que enviar la información del SII?

El SII no solicita el envío de las facturas emitidas, sino de los detalles de la facturación. La presentación electrónica de los registros de facturación a partir del SII se hace enviando información de los Libros Registro del IVA en formato digital.

Los contribuyentes podrán hacer esto a través de su acceso a la sede electrónica de la AEAT (por ejemplo, con certificado digital o cl@ve PIN). Esta información puede enviarse de dos formas:

• Con una transferencia electrónica de un archivo XML. El contribuyente tendrá que generar este archivo con toda la información referente a sus operaciones de ese trimestre y enviarlo, siguiendo las instrucciones que marcará la AEAT en la pantalla. Este proceso es para empresas con gran número de operaciones. 
• A partir de un formulario online, rellenando los datos que solicita el sistema. Esta opción es para los contribuyentes con menor número de operaciones a declarar. 

Una vez presentada la información, se recibirá un justificante electrónico en el que se confirma si se han recibido los datos correctamente. 

Principales errores en el SII

La gestión de grandes volúmenes de información puede dar lugar a errores y problemas técnicos con los que los profesionales tienen que lidiar a la hora de gestionar las obligaciones del IVA con el SII. Afortunadamente, si se produce algún error en la presentación de los datos o existen datos incompletos, el SII emite avisos con los errores y correcciones a realizar.

Existen muchísimos códigos de error en el sistema SII que no podemos analizar en este post, aunque como expertos en facturación sí que podemos contarte cuáles son los errores principales de las empresas a la hora de gestionar el IVA con SII:

• Errores de registro: errar es humano, por eso los profesionales de estos temas también pueden presentar la información de forma incorrecta. Por ejemplo, introducir una base imponible errónea o que existan errores en la identificación fiscal del emisor o la fecha. Si la información de la factura original es correcta y solo es un error de registro, se puede corregir en poco tiempo. 

• Comunicar solo los gastos deducibles. Todas las facturas de gastos que reciba la empresa por la compra de bienes y servicios deben ser presentadas en el SII, tanto las que se pueden deducir como las que no. 

• Rectificaciones incorrectas. A la hora de rectificar operaciones, algunos profesionales introducen un nuevo registro de factura en el sistema y ya está, pero con eso no basta para la AEAT. Primero se debe anular la factura original, luego enviar una factura rectificativa negativa y finalmente crear una factura nueva con los datos correctos. 

• Omitir las facturas con sujeto pasivo de IVA. Hay que presentar todas las facturas recibidas, también las facturas recibidas con inversión de sujeto pasivo. De no hacerlo, la empresa podría verse obligada por la AEAT a pagar el IVA repercutido.

¿Cuáles son las sanciones por presentar el SII fuera de plazo?

En su objetivo de combatir el fraude fiscal, el SII es una herramienta de la Agencia Tributaria para tener un mayor control sobre las prestaciones y la información presentada. Es por eso que la obligación de presentar los libros de registros a través del SII cuenta con unos plazos estrictos.

Las empresas que se retrasen en el cumplimiento de estos plazos se enfrentarán a sanciones de la Agencia Tributaria de entre 300 y 6.000 euros para retrasos en facturas así como sanciones de 150 euros para retrasos relativos a bienes de inversión y operaciones intracomunitarias. Si usas este sistema, te recomendamos leer nuestro artículo sobre las sanciones del SII para no perder detalle y evitar este inconveniente en tu negocio.