El libro de visitas es un documento oficial que las empresas y autónomos en España utilizaban para registrar las visitas e inspecciones realizadas por los inspectores de trabajo. Este registro servía como evidencia de las inspecciones efectuadas y contenía anotaciones específicas sobre las observaciones y recomendaciones de los inspectores.
A continuación, te explicaremos en qué consistía este registro, cuál es su validez legal a día de hoy y cuáles son las otras obligaciones de las empresas y autónomos en su relación con la Seguridad Social y las inspecciones de Trabajo.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es el libro de visitas?
- ¿Para qué sirve un libro de visitas?
- ¿Es obligatorio a día de hoy el libro de visitas?
- ¿Por qué se dejó de utilizar el libro de visitas?
- ¿Qué ocurre con los libros de visitas anteriores a 2016?
- Obligaciones actuales de las empresas y autónomos
¿Qué es el libro de visitas?
El libro de visitas es un documento oficial que las empresas y autónomos en España utilizaban para registrar las visitas e inspecciones realizadas por los inspectores de trabajo. Este registro servía como evidencia de las inspecciones efectuadas y contenía anotaciones específicas sobre las observaciones y recomendaciones de los inspectores.
El libro de visitas estaba diseñado tanto en formato físico como electrónico, permitiendo a los inspectores de trabajo anotar cualquier detalle relevante relacionado con las condiciones laborales, medidas de prevención de riesgos, o infracciones detectadas. Este sistema de registro ayudaba a garantizar el cumplimiento normativo en materia laboral y a dejar constancia formal de las visitas realizadas por las autoridades competentes.
¿Para qué sirve un libro de visitas?
El libro de visitas era un documento que las empresas en España debían mantener en cada centro de trabajo. Su función principal era registrar las actuaciones de los inspectores de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante sus visitas. En este libro, los inspectores anotaban las diligencias realizadas, incluyendo observaciones, recomendaciones y requerimientos relacionados con el cumplimiento de la normativa laboral y de seguridad social.
Este registro servía como evidencia documental de las inspecciones efectuadas y facilitaba el seguimiento de las acciones correctivas que las empresas debían implementar. Además, permitía a las autoridades laborales llevar un control histórico de las intervenciones en cada centro de trabajo, contribuyendo a la transparencia y eficacia en la vigilancia del cumplimiento de las leyes laborales.
¿Es obligatorio a día de hoy el libro de visitas?
El 13 de septiembre de 2016, entró en vigor la Orden ESS/1452/2016, de 10 de junio, que regula el modelo de diligencia de actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, estableciendo que el uso del libro de visitas dejaría de ser obligatorio en España.
Este cambio fue establecido por la Resolución de la Dirección General de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, la cual eliminó la necesidad de contar con este documento en formato físico o electrónico.
¿Por qué se dejó de utilizar el libro de visitas?
La decisión de suprimir la obligatoriedad del libro de visitas se basó en los siguientes argumentos:
- Simplificación administrativa: se buscó reducir las cargas burocráticas para las empresas y autónomos.
- Digitalización de los procesos: la mayoría de los registros relacionados con inspecciones se gestionan actualmente de manera electrónica, lo que garantiza mayor eficacia y acceso centralizado a la información.
- Adaptación normativa: el libro de visitas fue considerado obsoleto en un entorno donde las tecnologías permiten métodos más ágiles de supervisión y control.
¿Qué ocurre con los libros de visitas anteriores a 2016?
Los libros de visitas que estuviesen en vigor antes de 2016 debían conservarse a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante un período de cinco años desde la fecha de la última diligencia registrada. Por lo tanto, las empresas estaban obligadas a mantener estos registros hasta, como mínimo, el 12 de septiembre de 2021.
Transcurrido ese plazo, es decir, a partir de septiembre de 2021, las empresas ya no están legalmente obligadas a conservar los Libros de Visitas anteriores a 2016. No obstante, es recomendable revisar si existen normativas específicas en sectores particulares o disposiciones internas de la empresa que puedan requerir la conservación de estos documentos por un período más prolongado.
Obligaciones actuales de las empresas y autónomos
Aunque el libro de visitas ya no sea obligatorio, las empresas y autónomos deben cumplir con una serie de obligaciones relacionadas con las inspecciones de trabajo y el cumplimiento normativo.
Estas responsabilidades no solo aseguran un entorno laboral seguro y regulado, sino que también protegen a los empleadores frente a posibles sanciones administrativas y legales. Algunas de las más importantes son:
Facilitar el acceso a la Inspección de Trabajo
Las empresas y autónomos deben permitir a los inspectores el acceso a sus instalaciones y a la documentación relacionada con su actividad laboral. Entre otras cosas, están obligados a asegurar que los inspectores puedan realizar su labor sin restricciones y que puedan revisar todos los registros necesarios, como contratos de trabajo, nóminas o documentos sobre la prevención de riesgos laborales. Además, el acceso físico debe ser seguro y estar debidamente acondicionado si se trata de lugares como obras o fábricas.
Cumplir con la normativa laboral vigente
Las empresas deben formalizar los contratos de sus empleados siguiendo las normativas vigentes, registrar la jornada laboral de todos los trabajadores y asegurar que se paguen los salarios puntualmente, respetando lo estipulado en el convenio colectivo o contrato. También es imprescindible que cada trabajador esté dado de alta en la Seguridad Social desde el primer día de trabajo y que las cotizaciones se realicen de manera regular.
Garantizar la seguridad y salud de los trabajadores
Todas las empresas deben implementar un plan de prevención que evalúe los riesgos asociados a sus actividades y establezca las medidas necesarias para minimizarlos. Este plan debe incluir formación específica para los empleados, suministro de equipos de protección individual y revisiones periódicas de las condiciones laborales. Además, es obligatorio contar con un protocolo de actuación en caso de emergencias, como incendios o accidentes.
Colaborar activamente durante las inspecciones
Durante las visitas de los inspectores de Trabajo, las empresas y autónomos deben cooperar plenamente. Esto implica proporcionar toda la información solicitada, responder a las preguntas de los inspectores y permitirles acceso a las instalaciones y documentos relevantes. En caso de que se detecten irregularidades, es responsabilidad del empresario subsanarlas en el plazo indicado y presentar pruebas de su cumplimiento.
Gestionar los documentos de forma electrónica
Con la digitalización de los procesos administrativos, las empresas deben adaptarse a las herramientas electrónicas para cumplir con sus obligaciones laborales. El sistema RED de la Seguridad Social, por ejemplo, permite gestionar altas, bajas y cotizaciones de empleados de manera eficiente. Además, los trámites relacionados con inspecciones y comunicaciones oficiales se realizan a través de la sede electrónica, lo que requiere que las empresas estén familiarizadas con estas plataformas.
Mantener documentación actualizada y accesible
Aunque el libro de visitas ya no es obligatorio, las empresas deben tener disponibles otros documentos esenciales, como contratos de trabajo, registros de jornada laboral y certificados de formación en prevención de riesgos. Estos documentos no solo deben estar actualizados, sino que también deben conservarse durante los plazos establecidos por la ley para ser presentados en caso de requerimientos o auditorías.
Cumplir con los plazos de conservación documental
La normativa exige que las empresas mantengan ciertos documentos laborales durante períodos específicos. Por ejemplo, los registros de jornada deben conservarse durante cuatro años, mientras que los contratos y las cotizaciones a la Seguridad Social suelen tener un plazo de prescripción de cinco años. Respetar estos plazos es crucial para evitar problemas legales en futuras inspecciones o auditorías.
Atender sanciones o apercibimientos
Si la Inspección de Trabajo detecta irregularidades, las empresas tienen la obligación de corregirlas en el tiempo indicado. En caso de sanciones económicas, estas deben pagarse dentro del plazo establecido, y si se requiere implementar cambios en las políticas internas o regularizar la situación de los empleados, debe hacerse de manera inmediata para evitar consecuencias mayores.
Adaptarse a normativas específicas por sector
Algunas actividades económicas tienen regulaciones adicionales que deben cumplirse. Por ejemplo, en el sector de la construcción, es obligatorio llevar un registro de subcontratistas y garantizar que los trabajadores hayan recibido formación específica en seguridad laboral. Otros sectores, como la hostelería o el transporte, también tienen normativas particulares que exigen un nivel de cumplimiento más riguroso.
