Cómo hacer facturas y gestionar tu negocio fácilmente con un programa de facturación

¿Por qué un programa de facturación para tu negocio?

Cada vez son más las personas que se animan a montar su propio negocio. Debido a las dificultades que atraviesa el mercado laboral y que, cada vez los gobiernos dan más facilidades a los autónomos, muchas personas se atreven a ser sus propios jefes y llevar ellas mismas las riendas de su negocio. Nos encontramos autónomos en diferentes sectores y, a pesar de que pueda parecer que hay muchas diferencias entre ellos, todos comparten algo en común, la necesidad de tener que hacer facturas.

Cuando uno mira a las grandes empresas, seguro que piensa en intrincados departamentos de contabilidad que llevan las cuentas y, entre otras funciones, se encargan de tramitar las facturas. Sin embargo, cuando se trata de una pequeña empresa o un autónomo, estos no se pueden permitir dichos departamentos o la contratación de un tercero para que les ayude con ello. 

Por fortuna para todos, en la actualidad es posible contar con un programa para hacer facturas que ayuda al empresario tanto a realizar estas como a contabilizarlas. Estos programas de facturación están pensados para todas aquellas personas que no tienen muchos conocimientos en la materia, por lo que están hechos lo más intuitivos posible, tal como lo hace Quipu: de forma simple e intuitiva.

Comienza con un programa de facturación en tu negocio y automatiza tareas diarias.

Gracias a este software de facturación, es posible llevar la contabilidad y las facturas de un negocio de manera completamente ordenada, sin tener la necesidad de disponer de conocimientos avanzados. Este software de facturación facilita la tarea a base de contar con todas las cláusulas y epígrafes necesarios que hacen falta tener en cuenta a la hora de elaborar una factura. 

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¿Por qué es tan recomendado utilizar un programa de facturación?

Existen varias razones que invitan a pensar que utilizar un programa de facturación en el negocio es de lo más recomendable. En primer lugar, tenemos que destacar la sencillez con la que cuenta. Hacer una factura en Excel es mucho más complicado, ya que tenemos que guiarnos por diferentes fórmulas o contar con una plantilla actualizada. Sin embargo, debido a las propias particularidades del Excel, acaba siendo más sencillo cometer errores en este que en los diferentes programas para facturar que ya tienen todo estructurado para que en cada casilla pongas la información que toca, calculando automáticamente los impuestos que te correspondan. 

Precisamente, acabar con errores de facturación es fundamental, ya que no queremos tener que enfrentarnos a ninguna multa o recargo por haber realizado mal una factura.

Estos programas para facturar se encuentran actualizados. Al funcionar a través de internet, podemos estar seguros de que cuentan con todos los cambios necesarios y funcionan de acuerdo a la legislación vigente. A la hora de presentar una factura, en esta tiene que estar detallado no solo el precio que tiene que pagar el cliente por el producto o servicio, sino también todos los impuestos que se correspondan a la misma. Estos impuestos son bastante variables y, como vamos a ver, son de obligado cumplimiento.

Configura fácilmente el IVA e IRPF en tus facturas 

IVA e IRPF en facturas de autónomo, son dos de los impuestos que tienen que aparecer desglosados en la factura que estamos emitiendo a nuestros clientes. Además de ser una información importante para aquel que se encuentra recibiendo la factura, son especialmente importantes para nosotros para poder llevar a cabo las declaraciones pertinentes. El IVA forma parte de los llamados impuestos trimestrales, un impuesto que básicamente consiste en devolver a Hacienda el IVA que hemos ido recaudando en cada factura. De esta forma, si tenemos en nuestras facturas el IVA desglosado, simplemente podremos calcular el mismo haciendo la suma del mismo que aparece en cada una de las facturas del trimestre por el cual estamos tributando. 

Los impuestos, al detalle con un programa de facturación sencillo

Es en este aspecto donde los programas de contabilidad y facturación se presentan como especialmente importantes. A la hora de aplicar un IVA en concreto o una retención para el IRPF, existen un montón de cláusulas diferentes, aplicables cada una de ellas a un determinado tipo de negocio. En un programa facturación para autónomos, aparecerán detallados todos y cada uno de estos aspectos, para que tan solo haga falta seleccionar el mismo y automáticamente nos calcule el porcentaje adecuado. 

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Un programa de facturación nos permite ir elaborando una factura por partes. En este caso, llegados a la parte de la retención, el programa automáticamente nos aplicará el impuesto que corresponda según lo que previamente hayamos configurado en nuestro usuario. Teniendo en cuenta esto, si estuviésemos llevando a cabo nuestra factura en otro programa, como por ejemplo Word, es posible que alguno de estos aspectos los hubiésemos podido olvidar y, por lo tanto, pasar por alto a la hora de emitir la factura.

Los programas de facturación nos recuerdan cada uno de los campos que tenemos que rellenar, por lo que simplemente tendremos que poner la cuantía, elegir el cliente que tenemos registrado en nuestro programa o añadir uno nuevo, seleccionar las retenciones y el IVA pertinente y la factura se creará de manera automática. Sencillo y sin errores, estos programas de facturación hacen la vida mucho más fácil tanto a autónomos como pequeñas empresas, ya que así nunca olvidarán los datos obligatorios en una factura.

¿Qué ventajas ofrece un programa de facturación?

La principal ventaja que tiene un programa de facturación es poder elaborar facturas de una forma sencilla para el usuario. Sin embargo, a la hora de utilizar estas ventajas, se obtienen una mayor cantidad de ventajas.

Base de datos de tus contactos y auto-rellenado de información fiscal del cliente.

Una de las ventajas que tiene un programa de facturación, es que podremos gestionar mucho mejor nuestros clientes. Dentro del propio programa tendremos la opción de dar de alta a nuevos clientes. En este caso, llevaremos a cabo un proceso de registro en donde podremos introducir los datos de nuestro cliente, tales como su nombre, DNI o dirección. En esencia, guardaremos una ficha de cada uno de estos para que, cuando vayamos a emitir una factura a dicho cliente, bastará con seleccionar ese cliente para que automáticamente se rellenen todos los datos del mismo en la factura generada.

Olvídate de completar los datos de tus clientes en cada factura.👇🏼

 Vista general del negocio: Conoce siempre cuanto pagarás de impuestos

Estos programas de facturación nos van a ir archivando nuestras facturas conforme pase el tiempo y van a ir categorizando estas. Además, en base a todas las facturas que hemos ido generando, podremos disfrutar de una vista general del negocio. Esto es posible gracias a que estos programas de facturación agrupan y nos presentan gráficas de lo más interesantes que nos permiten conocer los ingresos de los meses, aquellos clientes que nos han pagado más y también conocer todas aquellas facturas que están pendientes de pago. Con un rápido vistazo al programa podremos saber cómo nos ha ido en relación al año pasado o que meses han sido mejores y peores para el negocio. Por otro lado, gracias a poder disponer de la vista rápida del negocio, sabremos en todo momento cuánto IVA vamos a tener que pagar para así tenerlo en cuenta en nuestros gastos.

como prever iva e irpf

 Integración con el banco: Conecta todos tus bancos al software.

Otra de las ventajas que se tiene al usar uno de estos programas de facturación para el negocio, es la integración con los bancos. Si integramos nuestro banco a estos programas de facturación, podremos tener en un mismo lado toda la información relativa a nuestro negocio, en cuanto temas de impuestos y facturas se refiere, así como todos los detalles de nuestras cuentas bancarias. Esto nos permite ahorrar una gran cantidad de tiempo a la hora de llevar a cabo consultas, ya que tendremos todo lo que necesitamos en un mismo lugar y tendremos una mejor visión de la situación. Gracias a toda esta integración y a la posibilidad de poder agrupar nuestras cuentas bancarias en el programa, se facilita el poder disfrutar de una mejor salud financiera.

👇🏼  Conectando tus bancos podrías conciliar movimientos en cuestión de clics 

Digitalización de facturas y tickets de gasto en segundos

Finalmente, para acabar con las ventajas, tenemos que hablar de la digitalización. Un programa de facturación es como un programa para digitalizar facturas. No importa si llevas a cabo una factura en forma de ticket, ya que gracias a un programa de facturación podremos digitalizar esta e importarla directamente al propio software en cuestión. Esto te permite tener un mayor control sobre tu negocio y, una vez más, tener todos los aspectos necesarios en una misma plataforma para la mejor gestión de la misma, tu propio programa de facturación.

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La facturación en la nube

La facturación en la nube es un aspecto que merece un apartado completamente independiente por todos los beneficios que ofrece.

Hoy en día, las nubes son utilizadas por toda clase de usuarios, desde aquellos que las utilizan para su ocio almacenando fotos o compartiendo documentos a través de estas, y también por aquellos que las utilizan en su ámbito profesional. Un programa de facturación para tu negocio también se apoya sustancialmente en la nube y, por lo tanto, se beneficia de todas las ventajas que supone este tipo de uso en tu facturación.

Un programa de facturación mucho más seguro para tu negocio.

El software que opera en la nube, por norma general se encuentra en servidores que gozan de una mayor protección que cualquier otro particular podría dar. Incluso que la información que se encuentra en tu propio ordenador.

Por ejemplo el programa Quipu, conserva tus datos en los servidores de Amazon Web Service y al mismo tiempo cumple con todos protocolos de encriptación que utilizan los bancos (SSL 256) y con la GDPR para asegurar que tus datos están seguros en todo momento.

Estamos hablando de empresas que tienen detrás de sí otras empresas de seguridad profesional, que permite que tengamos nuestros archivos a salvo. 

Hoy en día, cuando prácticamente todos los negocios se encuentran conectados a internet, disponer de datos tan sensibles e importantes para la continuidad del negocio almacenados en un ordenador personal, supone un peligro para la propia integridad de la empresa. Cuando se trata de documentos tan importantes, la seguridad es un aspecto prioritario y esto es algo que nos ofrecen los programas de facturación. 

Tu programa de facturación en todas partes

Al estar en la nube, podrás acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet a tu programa de facturación independientemente de donde te encuentres. Esto quiere decir que, no importa que te encuentres en casa o que hayas ido a realizar un servicio. Si dispones, por ejemplo, de un smartphone con conexión a internet, siempre tendrás la posibilidad de acceder a estos programas de facturación y emitir una factura. Por supuesto, también podrás acceder a los mismos para revisar en todo momento el estado del negocio y es que, como hemos dicho antes, estas herramientas son perfectas para conocer todos aquellos aspectos financieros del negocio, en este caso, independientemente de donde nos encontremos.

 Conclusiones generales

 Por todas las ventajas que ofrece para el negocio, tanto un programa de facturación como un programa para hacer presupuestos, son dos de las herramientas más recomendadas en cualquier empresa. Y lo importante es contar con plataformas que te ordenen tus documentos comerciales de manera tal de que estén en todo momento conectados y referenciados. Puedes ver el estado de los mismos (aprobados, rechazados, en camino, pagados, impagos, etc) y puedas tener el historial de todo el ciclo de tus ventas conectado. 

documentos comerciales

 Para terminar, un programa de facturación resulta mucho más recomendado en aquellas personas que disponen de menos tiempo para su negocio y más específicamente, de las tareas tediosas diarias que pueden ser automatizadas de forma sencilla. Con estos programas de gestión, podrás invertir tu tiempo en desarrollar la actividad principal de tu negocio, ya que es realmente lo que va a mantener tu negocio a flote mes a mes. A través del uso de estos programas te aseguras de poder cumplir con la legislación vigente de manera sencilla cada vez que llevas a cabo una operación, sin tener que estar mirando la ley cada momento o tener que memorizar epígrafes o porcentajes. 

En cuanto compruebes por ti mismo todo lo que uno de estos programas de facturación puede hacer por ti, seguro que ya no vas a poder vivir sin él.

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