Primeros pasos de un autónomo en un programa de facturación

¿Y si pruebo ya con un software de facturación?

Llega un momento en la vida de un autónomo que se tiene que plantear hacer las cosas de manera diferente. La pandemia nos ha llevado a un punto donde la digitalización no es una alternativa, es una obligación. En 2 años de pandemia habremos avanzado lo que nos hubiera llevado 10 años de transformación digital y el que queda afuera pierde, es así de sencillo. 

Te dedicas a lo que te gusta, al negocio, pero la parte administrativa la tienes cogida con alfileres. Sabes que es algo que tienes que ponerte un día con ello, pero no sabes bien cómo. Por ahora vas tirando haciendo las facturas  de clientes con Excel, Word si acaso, y llevándolas, junto con las facturas de proveedores y los extractos de los bancos, al asesor.

Y te llega una publicidad de un programa o software de facturación que te propone llevar la parte administrativa. Y dices ¿y si pruebo, a ver qué sucede?

Salir de la zona Excel

De igual forma que está de moda salir de tu zona de confort para poder seguir con tu negocio hacia adelante, y más hoy en día en el contexto Covid, también está en los autónomos el miedo a salir de la zona Excel.

El miedo a lo desconocido, a no controlar, a no estar a la altura, ante el nuevo programa de facturación. Y salen las resistencias.

Ventajas de uso de un programa de facturación

Y las empresas de los programas de facturación saben que tenemos que vencer esas resistencias  y nos hablan de las ventajas de su uso, que además son ciertas. Indico las más importantes.

1. Control del negocio

Los programas de facturación hoy en día son una herramienta perfecta para tener controlado tu negocio. No sólo te permite la creación y control de tus facturas a clientes sino que también puedes imputar las facturas de proveedores y todos los gastos del negocio. 

Puedes saber en todo momento y de manera instantánea cómo va tu negocio, con todos sus ingresos y gastos, e incluso planificar tus cobros y pagos para que tu tesorería esté controlada. Y todo en el mismo sitio, en el mismo programa de facturación.

Y evitando también cometer errores al disponer de elementos de control, como, por ejemplo, la detección de facturas duplicadas.

❗️DATO CLAVE : El control del negocio te permite tomar las mejores decisiones con información fiable. Y no sólo eso, también  te permite eliminar errores y ahorrar costes. A modo de ejemplo, ¿sabías que un gasto no  imputado puede suponer un pago adicional en tu modelo trimestral 130 de un 20% del importe de ese gasto? Y eso sin considerar el IVA.

2. Ahorro de tiempo

Aunque si bien es cierto que al principio tienes que configurar el programa y aprender cómo usarlo, el software de facturación te permite automatizar procesos y no tener que imputar nada dos veces. Por ejemplo, rellenas los datos de un cliente una vez, y luego te sirve para presupuestos, facturas, cobros,…

Y hoy en día tienen cosas  maravillosas como el programa OCR para digitalizar facturas o herramientas para conectar con tu banco y conciliar los gastos, de forma que nunca se te olvide imputar ningún gasto.

  3. Cuestión de imagen.

Cuando ya tienes un número de clientes y cierto recorrido en tu negocio, es aún más importante dar una imagen de profesionalidad.

Un programa de facturación indica “per se” que estamos ante un autónomo que controla sus números. Que tiene procedimientos detrás, que tiene un negocio también digitalizado en la parte administrativa. Por ejemplo, los presupuestos casan con pedidos y albaranes, si fueran necesarios, y, por último, también con las facturas.

Tener eso controlado no sólo indica buena imagen, sino que también hace detectar posibles errores tanto en la parte de clientes como de proveedores. ¿Cuántas veces has cobrado de menos o has pagado de más incluso sin saberlo?

   4. Eliminar riesgos 

Y no me refiero a todos los derivados de un mejor control del negocio, sino que también a la seguridad de tus datos.

Los programas de facturación se suelen instalar en la nube, y con copias de seguridad automatizadas. Tu información suele estar encriptada y a buen recaudo.

   5. Elaboración y presentación de impuesto.

Hoy en día desde un software de facturación se pueden presentar los impuestos trimestrales o anuales sin hacer cálculos y sin cometer errores.  ¿No te lo crees? Mira aquí como se completan los modelos tributarios en tres simples pasos.

Y lo que es mejor, conforme vas introduciendo las facturas, puedes anticipar los importes del trimestre. Eso te permite poder ajustar tu tesorería para que no te pille por sorpresa los resultados.

Los impuestos dejan de ser una caja negra y, si tienes asesor, éste sólo debería confirmar las cifras que el programa te indica.

¿Es difícil hacer esa transición?

Como autónomo quizá te puedas preguntar si pasar de tu sistema actual, con tus Excel o tu forma rudimentaria de llevar la facturación y el control financiero de tu negocio, a un programa de facturación es un paso complicado.

Evidentemente hay que tener ciertas nociones administrativas para configurar el programa: 

  • Porcentajes de retención, si lo hubiera. (IVA, IRPF, Recargo de equivalencia
  • NIF intracomunitario o VAT , si lo tuviese.
  • Cuentas contables de ingresos y gastos
  • Numeración de tus facturas 
  • Diseño de tu plantilla de facturas 
  • Etc, etc, etc…

Ante esas circunstancias, siempre un especialista del programa puede ayudarte a rellenar esa información Además los propios programas de facturación tienen servicios de ayuda por chat o para ayudarte a la puesta en marcha y cómo traspasar tu actual información al propio programa.

Es cuestión de echar un poco de tiempo al inicio, pero que pronto se verá compensado por el ahorro de tiempo que te va a suponer de aquí en adelante.

Mi situación es especial

Sé que algún autónomo podrá decir que su situación es especial, porque va por módulos, o porque realiza más de una actividad con regímenes distintos o con prorrata o porque trabaja en el mercado internacional con diferentes divisas o incluso diferentes fiscalidades.

Aquí sólo te sugiero que te informes previamente para ver si el programa de facturación puede cumplir con tus requisitos. Igual es posible poniendo determinados parámetros en la configuración de tu cuenta.

Prueba de manera gratuita y tú decides

Los primeros pasos de un autónomo en un programa de facturación es saber todo  lo que te puede ayudar y empezar a probarlo por uno mismo. Mi recomendación es que elijas uno, lo uses de manera gratuita durante el periodo de prueba y luego decidas si es para ti.

Si pulsas el siguiente enlace tienes una comparativa de los mejores programas de facturación o a continuación puedes ver un video dos los primeros pasos en un programa de facturación intuitivo y sencillo como Quipu. 

Eso sí, pruébalo con determinación, y no lo dejes a la primera oportunidad. Ya sabes que todos tenemos resistencia al cambio.

Aquí, sin embargo, creo que para la mayoría de los autónomos, y para su negocio, les puede venir pero que muy bien el cambio.

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