Los 10 mejores softwares de gestión de tareas en 2025

¿Has utilizado en alguna ocasión un software de gestión de tareas? Inspirados en metodologías ágiles, este tipo de programas han incrementado su popularidad en busca de una administración efectiva de la carga de trabajo. Herramientas como Trello, Asana, Notion y muchas otras, se han convertido en el centro de productividad de todo tipo de empresas.

A pesar de que este tipo de programas, basados en tableros, listas y tarjetas, son muy similares, cada uno de ellos tienen sus particularidades, ventajas y desventajas. Esto dificulta, y bastante, la elección del software. Por ello, en este artículo analizaremos los 10 mejores softwares de gestión de tareas disponibles en el mercado, comparando sus características principales, precios y casos de uso.

Tabla comparativa de los mejores softwares de gestión de tareas

Principales funciones de un software de gestión de tareas

Un software de gestión de tareas es una herramienta digital diseñada para ayudar a individuos y equipos a planificar, organizar y dar seguimiento a sus tareas y proyectos de manera eficiente. Estas aplicaciones permiten crear, asignar y monitorizar tareas, establecer fechas límite y prioridades, además de facilitar la colaboración entre miembros del equipo.

Equipos de marketing, desarrolladores, autónomos… No importa qué tipo de trabajo realices: organizarse y gestionar tareas es una de las claves para ser productivos, alcanzar objetivos, mejorar la comunicación y cumplir con los temidos deadlines.

Los programas de gestión de tareas nos permiten diseñar una metodología de trabajo fluida propia gracias a funcionalidades como:

• Tareas: crear, organizar y asignar tareas individuales o grupales, estableciendo prioridades y fechas límite para cada una de ellas
• Plazos: establecer fechas límite y duraciones para las tareas, permitiendo una mejor gestión del tiempo y el cumplimiento de los objetivos del proyecto
• Tableros: visualizar y organizar el trabajo en formato Kanban u otras vistas personalizables, permitiendo una gestión visual e intuitiva del flujo de trabajo
• Calendarios: planificar y visualizar las tareas en un formato de calendario, permitiendo una mejor organización temporal y la identificación de posibles conflictos o sobrecargas de trabajo
• Seguimiento: monitorizar el progreso de las tareas en tiempo real, con actualizaciones automáticas y notificaciones sobre cambios importantes
• Documentos: adjuntar y almacenar archivos relevantes para las tareas, como documentos de referencia, imágenes o recursos necesarios para completar el trabajo
• Colaboración: facilitar la comunicación entre miembros del equipo mediante comentarios, menciones y compartición de archivos.
• Automatización: crear flujos de trabajo automatizados para tareas repetitivas, como notificaciones, actualizaciones de estado o asignaciones, ahorrando tiempo y reduciendo errores manuales.
• Integración: conectar el software con otras herramientas y servicios utilizados por el equipo, como almacenamiento en la nube, correo electrónico o aplicaciones de comunicación, creando un ecosistema de trabajo más eficiente y centralizado
• Interfaz: diseño intuitivo y fácil de usar que permite a los usuarios navegar y utilizar las funciones del software de manera eficiente, con una curva de aprendizaje mínima y una experiencia de usuario optimizada.
• Flexibilidad: capacidad de adaptación a diferentes metodologías de trabajo y necesidades, permitiendo personalizar flujos de trabajo, vistas y campos según los requisitos particulares de cada proyecto u organización.
• App móvil: acceso a las funcionalidades principales desde dispositivos móviles, permitiendo gestionar tareas y proyectos en cualquier momento y lugar.

¿Cuáles son los mejores softwares de gestión de tareas?

Para ayudarte a elegir software de gestión de tareas, hemos peinado el mercado en búsqueda de los más populares y usados. A continuación, te ofrecemos una lista de los 10 mejores, basándonos tanto en nuestra propia experiencia y pruebas, así como la opinión de otros usuarios.

Todas ellas ofrecen tanto interfaz web como aplicación móvil, lo que permite acceder y gestionar las tareas desde cualquier dispositivo y lugar. La mayoría también incluyen funciones de colaboración en tiempo real y capacidades de integración con otras herramientas populares.

1. Asana: el más robusto

Con más de 10 millones de usuarios activos al mes, Asana se ha convertido en uno de los referentes en la gestión de tareas y proyectos a nivel empresarial. Esta plataforma tiene como objetivo facilitar equipos de trabajo presenciales o remotos, su comunicación interna, la organización de proyectos y el seguimiento de tareas. Entre sus principales destacan:

• Interfaz: diseño limpio e intuitivo que facilita la navegación y el uso de todas las funcionalidades, con una curva de aprendizaje relativamente baja incluso para usuarios nuevos
• Flexibilidad en las vistas: ofrece múltiples formas de visualizar los proyectos (lista, tablero Kanban, calendario, línea de tiempo) adaptándose a diferentes estilos de trabajo
• Capacidades de automatización: permite crear reglas y flujos de trabajo automáticos para tareas repetitivas. Todo ello de manera intuitiva y sin código.
• Colaboración avanzada: facilita la comunicación entre equipos mediante comentarios, menciones, asignación de tareas y seguimiento en tiempo real
• Plantillas personalizables: ofrece una amplia variedad de plantillas predefinidas que se pueden adaptar a diferentes tipos de proyectos y flujos de trabajo.
• Precio: Asana ofrece un plan gratuito básico para equipos pequeños (hasta 15 miembros), un plan Premium desde 10,99 € por usuario/mes y un plan Business desde 24,99 € por usuario/mes. También dispone de un plan Enterprise con precios personalizados para grandes organizaciones.

Por otro lado, Asana está pensado principalmente para la gestión de proyectos complejos y equipos medianos a grandes, por lo que puede resultar excesivo para freelances o equipos muy pequeños.

2. Trello: el más intuitivo

Trello es otro de los mejores programas de administración de tareas, tanto por su sencillez y facilidad de uso como por su gran abanico de posibilidades. Aunque se puede usar para cualquier cosa, es especialmente popular entre equipos que siguen metodologías ágiles debido a su enfoque visual basado en tableros Kanban.

• Interfaz Kanban: sistema de tableros y tarjetas que permite organizar visualmente el flujo de trabajo, con columnas personalizables que representan diferentes etapas del proceso y tarjetas que se pueden arrastrar y soltar fácilmente entre ellas
• Tarjetas completas: cada tarjeta puede contener listas de tareas, fechas límite, archivos adjuntos, etiquetas de colores, comentarios y asignaciones a miembros del equipo, permitiendo un seguimiento detallado de cada tarea
• Simplicidad: diseño minimalista e intuitivo que facilita la adopción por parte de nuevos usuarios, sin sacrificar funcionalidad.
• Comunicación: facilita la interacción entre miembros del equipo mediante comentarios en tarjetas, menciones, notificaciones y actualizaciones en tiempo real.
• Power-Ups: extensiones que añaden funcionalidades adicionales como calendarios, tiempo de seguimiento, integración con otras herramientas y automatizaciones.
• Automatización: Butler, el sistema de automatización de Trello, permite crear reglas personalizadas para automatizar tareas repetitivas como mover tarjetas, asignar miembros o enviar notificaciones, todo sin necesidad de conocimientos técnicos
• Precio: ofrece un plan gratuito con funcionalidades básicas, un plan Standard desde 5 € por usuario/mes y un plan Premium desde 10 € por usuario/mes. También cuenta con un plan Enterprise para grandes organizaciones por 17,5 €.

Por otro lado, Trello puede resultar algo limitado para proyectos muy complejos o equipos que necesitan funcionalidades más avanzadas. Además, durante las últimas actualizaciones, su plan gratuito se ha vuelto un poco restrictivo.

3. ClickUp: el más innovador

En muy poco tiempo, ClickUp se ha convertido en uno de los softwares de gestión de tareas más versátiles y completos del mercado, sobre todo por su enfoque en la automatización y la innovación. Esta plataforma todo en 1 combina la gestión de tareas, documentos y proyectos en una única herramienta, ofreciendo una experiencia altamente personalizable.

• Vistas: ofrece más de 15 vistas diferentes para visualizar y organizar las tareas, incluyendo lista, tablero, calendario, línea de tiempo, Gantt y más, permitiendo a cada usuario trabajar según sus preferencias
• Personalización: permite crear espacios de trabajo altamente personalizados con campos personalizados, estados, relaciones y flujos de trabajo adaptados a las necesidades específicas de cada equipo
• Plantillas: incluye una extensa biblioteca de plantillas predefinidas para diferentes casos de uso como desarrollo de software, marketing, recursos humanos y gestión de proyectos, lo que facilita comenzar rápidamente
• IA: incorpora funciones de inteligencia artificial para automatizar tareas repetitivas, generar informes y proporcionar insights sobre la productividad del equipo, siendo una de las primeras plataformas en integrar esta tecnología.
• Documentos y wikis: integra capacidades de gestión documental permitiendo crear y editar documentos colaborativos directamente en la plataforma.
• Precio: dispone de un plan gratuito bastante generoso, un plan Unlimited desde 7 € por usuario/mes, un plan Business desde 12 € por usuario/mes y un plan Enterprise con precios personalizados.

Por otro lado, la gran cantidad de funciones y opciones de personalización puede resultar abrumadora para algunos usuarios. Además, algunas funciones más avanzadas solo están disponibles en los planes de pago más altos, así como ClickUp AI, que incrementa el precio de cualquier suscripción 5 €/mes.

4. Notion: el más flexible

Si buscas algo totalmente diferente a lo anterior, Notion es la herramienta de gestión de tareas que estabas buscando. Esta herramienta es como tener una pizarra o una libreta en blanco: puedes crear prácticamente cualquier tipo de metodología y estructura que necesites. Gracias esto podemos construir nuestro propio tablero de gestión de tareas.

• Variedad de elementos: amplia gama de bloques de contenido como texto enriquecido, bases de datos, listas de tareas, tablas, galerías y más, que se pueden combinar y personalizar para crear tu sistema de gestión.
• Plantillas personalizables: incluye plantillas prediseñadas para diferentes casos de uso, pero también permite diseñar y compartir plantillas propias, facilitando la replicación de sistemas eficientes.
• Bases de datos y wikis: permite generar bases de datos relacionales y wikis interconectadas, ideal para gestionar tareas, proyectos y documentación de manera centralizada.
• Comunicación interna: facilita la colaboración y el intercambio de ideas mediante comentarios, menciones y notificaciones en tiempo real.
• Personalización visual: permite personalizar el aspecto de las páginas y bases de datos con diferentes vistas, colores, iconos y portadas, creando un espacio de trabajo visualmente atractivo y organizado
• IA: incluye Notion AI, un asistente de inteligencia artificial que ayuda a redactar contenido, resumir textos, generar ideas y automatizar tareas repetitivas, con el objetivo de mejorar la productividad
• Precio: ofrece un plan gratuito muy bueno para uso personal, un plan Plus desde 8 € por usuario/mes, y un plan Business desde 15 € por usuario/mes. También dispone de un plan Enterprise con precios personalizados.

En cuanto a lo menos positivo, la curva de aprendizaje inicial puede ser empinada debido a su flexibilidad y amplias posibilidades. Algunos usuarios encuentran que la libertad total en la personalización puede resultar abrumadora al principio. Además, algunas funciones más avanzadas, como Notion AI, requieren un pago adicional de 10 € por usuario/mes.

5. Brevo: para marketers

Brevo es una plataforma de marketing todo en uno que también incluye funcionalidades de gestión de tareas y proyectos.

Aunque principalmente está orientada a equipos de marketing y ventas, sus capacidades de organización y seguimiento la convierten en una opción interesante para equipos que necesitan combinar la gestión de tareas con el marketing digital. Entre sus características más destacadas encontramos:

• Gestión unificada: integra la gestión de tareas con herramientas de email marketing, CRM y automatización de marketing en una única plataforma
• Automatización de flujos: permite crear flujos de trabajo automatizados que conectan tareas, campañas de marketing y seguimiento de clientes, optimizando los procesos del equipo
• Seguimiento en tiempo real: ofrece paneles de control y análisis detallados que permiten monitorizar el progreso de las tareas y el rendimiento de las campañas de marketing
• Colaboración centralizada: facilita la comunicación entre equipos de marketing, ventas y gestión de proyectos mediante un espacio de trabajo compartido
• Notas y documentos: permite crear y compartir documentos colaborativos, así como organizar notas y recursos relacionados con las tareas y campañas de marketing directamente en la plataforma
• Precio: cuenta con un plan gratuito limitado, un plan Starter desde 6,33 € por mes, un plan Business desde 13,50 €/mes y planes personalizados para grandes organizaciones.

Brevo es principalmente una plataforma de email marketing que incluye funcionalidades de gestión de tareas, por lo que más allá de eso puede resultar limitada para equipos que buscan una herramienta más generalista. Además, varias de sus características más avanzadas están orientadas específicamente al marketing digital, lo que puede no ser relevante para todos los usuarios.

6. Monday: el más visual

Muchos trabajadores, al llegar el lunes a su puesto de trabajo, lo primero que hacen es abrir Monday.com, una plataforma de gestión de tareas muy visual.

Esta herramienta destaca por su capacidad para adaptarse a diferentes tipos de equipos y proyectos, ofreciendo una experiencia intuitiva que combina la gestión de tareas con la colaboración en tiempo real.

• Interfaz visual: ofrece un diseño colorido y altamente personalizable basado en tablas y tableros, donde cada fila representa una tarea y las columnas muestran diferentes atributos como estado, fechas, responsables y más
• Múltiples vistas: permite visualizar la información en diferentes formatos como Kanban, calendario, línea de tiempo, diagrama de Gantt y gráficos, adaptándose a las preferencias de cada equipo.
• Estado de tareas: permite personalizar estados de tareas con códigos de colores y etiquetas personalizadas, facilitando el seguimiento visual del progreso y la identificación rápida de prioridades o cuellos de botella
• Automatizaciones: incluye un potente motor de automatización sin código que permite crear más de 200 flujos de trabajo personalizados para reducir tareas repetitivas y aumentar la eficiencia.
• Integraciones: aunque todas las herramientas de esta lista ofrecen integraciones, Monday.com sorprende por su gran variedad, con más de 200 aplicaciones compatibles.
• Precio: empieza con un plan gratuito (algo limitado), un plan Basic desde 9 € por usuario/mes, un plan Standard desde 12 € por usuario/mes y un plan Pro desde 19 € por usuario/mes. También dispone de un plan Enterprise con precios personalizados.

A pesar de su versatilidad y potentes funciones, Monday.com puede resultar demasiado caro para equipos pequeños, especialmente cuando se necesitan funciones avanzadas. Además, la configuración inicial puede requerir demasiado tiempo y esfuerzo para aprovechar al máximo todas las funcionalidades de la plataforma.

7. Todoist: el más minimalista

Continuamos con el software de gestión de tareas más minimalista y centrado en la productividad personal. A diferencia de otras herramientas más complejas, Todoist destaca por su simplicidad y facilidad de uso, convirtiéndose en una opción muy interesante tanto para individuos como para equipos pequeños. Sus características principales incluyen:

• Interfaz limpia: ofrece una experiencia de usuario intuitiva y sin distracciones, perfecta para mantener el foco en las tareas importantes.
• Múltiples vistas: permite organizar y visualizar las tareas en diferentes formatos como lista, tablero y calendario, adaptándose a las preferencias individuales de visualización y gestión
• Organización intuitiva: permite crear y organizar tareas mediante proyectos, etiquetas y prioridades, con la capacidad de establecer fechas límite y recordatorios
• Lenguaje natural: destaca por su capacidad de procesar fechas y recordatorios escritos en lenguaje natural, como “mañana a las 3 pm” o “cada lunes a las 9 am”.
• Asistente de IA: incorpora un asistente de inteligencia artificial que ayuda a crear, organizar y priorizar tareas de manera más eficiente, sugiriendo fechas límite y categorizaciones basadas en el contenido de las tareas
• Gamificación: incorpora un sistema de karma y logros que motiva a los usuarios a mantener sus tareas organizadas y completadas a tiempo.
• Precio: es una de las soluciones más económicas del mercado. Ofrece un plan gratuito bastante completo, un plan Pro desde 4 € por mes, y un plan Business desde 6 € por usuario/mes.

A pesar de su simplicidad y eficiencia, Todoist puede resultar limitado para proyectos más complejos o equipos grandes que requieren funcionalidades avanzadas de colaboración y seguimiento. Además, algunas características como los comentarios en subtareas, espacios compartidos o las vistas avanzadas solo están disponibles en los planes de pago Business.

8. Basecamp: todo en uno

Tal y como su propio nombre indica, Basecamp está diseñado para convertirse en el campamento base de cualquier equipo que necesite gestionar proyectos y comunicación en un solo lugar. Esta herramienta todo en uno combina la gestión de tareas con funciones de comunicación, almacenamiento de archivos y colaboración en tiempo real. Entre sus características más destacadas encontramos:

• Hill Charts: una innovadora forma de visualizar el progreso del proyecto mediante una representación gráfica que muestra las tareas como un recorrido por una colina, ayudando a identificar rápidamente los desafíos y avances
• Vista de manager: ofrece una perspectiva única para los gerentes y líderes de equipo, permitiendo ver el progreso de múltiples proyectos y equipos en una sola pantalla, con métricas clave y actualizaciones de estado en tiempo real
• Todo en uno: integra todas las herramientas necesarias para la gestión de proyectos, incluyendo gestión de tareas, documentos, calendario, comunicación y almacenamiento de archivos en una única plataforma, eliminando la necesidad de cambiar entre múltiples aplicaciones
• Organización por proyectos: permite estructurar el trabajo en proyectos independientes, cada uno con su propio espacio para tareas, archivos, comunicación y calendario
• Comunicación integrada: incluye herramientas de mensajería grupal, chats privados y foros de discusión.
• Check-ins automáticos: facilita el seguimiento del progreso mediante preguntas automatizadas que se envían al equipo en intervalos regulares
• Precio: ofrece un modelo de precios simple y transparente, con un plan para 1 proyecto gratis, un plan para equipos pequeños por 15 €/mes y un plan pro ilimitado por 299 €/mes.

Basecamp es una alternativa orientada a equipos pequeños que buscan una solución completa para la gestión de proyectos y la comunicación interna. Su modelo de precios puede resultar alto, especialmente si tenemos en cuenta el gran salto que hay entre los diferentes planes. Además, algunos usuarios encuentran que su interfaz, aunque funcional, puede parecer algo anticuada en comparación con otras alternativas.

9. Microsoft To Do: el más simple

Microsoft To Do es el programa de administración de tareas de Microsoft, diseñado para integrarse fácilmente con el ecosistema de aplicaciones de Microsoft 365. Esta herramienta gratuita ofrece una experiencia simple pero efectiva para la gestión de tareas personales y la colaboración en equipo. Destaca por funcionalidades como:

• Integración con Microsoft 365: sincronización perfecta con Outlook, Teams y otras aplicaciones de Microsoft, permitiendo gestionar tareas desde cualquier plataforma
• Mi Día: una vista personalizable que ayuda a planificar las tareas diarias, con sugerencias inteligentes basadas en fechas de vencimiento y prioridades
• Listas compartidas: permite crear y compartir listas de tareas con otros usuarios, perfecta para proyectos pequeños y la colaboración de equipos.
• Recordatorios inteligentes: sistema de notificaciones que se integra con el calendario de Outlook y puede configurarse para recordar tareas importantes
• Categorías: permite organizar tareas por categorías personalizadas, iconos y etiquetas de colores, facilitando la clasificación y búsqueda rápida de elementos relacionados
• Subtareas y notas: capacidad de desglosar tareas complejas en subtareas más manejables y añadir notas detalladas a cada tarea
• Precio: completamente gratuito con una cuenta de Microsoft, incluyendo todas las funcionalidades básicas de gestión de tareas.

Su gran virtud, la simpleza y facilidad de uso, es también su principal limitación. Microsoft To Do carece de funcionalidades avanzadas de gestión de proyectos, como diagramas de Gantt, hora de finalización de tareas o vistas personalizables. Su interfaz tampoco es nada del otro mundo, simple, pero también demasiado clásica. Eso sí, es totalmente gratuito y se sincroniza con cualquier dispositivo.

10. Jira: orientado a developers

Por último tenemos a Jira, el software de gestión de tareas más popular entre equipos de desarrollo de software . Esta herramienta, desarrollada por Atlassian, destaca por su robustez y capacidad para gestionar proyectos ágiles, siendo especialmente efectiva para metodologías Scrum y Kanban. Sus características principales incluyen:

• Tableros ágiles: proporciona tableros Scrum y Kanban altamente personalizables, con capacidad para gestionar sprints, backlog y flujos de trabajo complejos
• Informes ágiles: ofrece informes detallados y gráficos de burndown, velocidad y otros KPI esenciales para el desarrollo ágil
• Plantillas: incluye una amplia biblioteca de plantillas predefinidas para diferentes tipos de proyectos y casos de uso, facilitando la configuración inicial y la adopción de mejores prácticas en la gestión de proyectos ágiles
• Flujos de trabajo: permite crear flujos de trabajo y campos personalizados, así como automatizaciones adaptadas a las necesidades de cada equipo.
• Integraciones de desarrollo: se integra perfectamente con herramientas de desarrollo como GitHub, Bitbucket y Jenkins, facilitando la trazabilidad del código
• Precio: ofrece un plan gratuito para equipos pequeños (hasta 10 usuarios), planes Standard desde 7.75 € por usuario/mes y Premium desde 15.25 € por usuario/mes.

Aunque está orientado a desarrollo de software, también se puede utilizar en otras áreas como finanzas, marketing o recursos humanos. No obstante, no es la herramienta más versátil de la lista, ya que está muy orientada al sector IT. Su curva de aprendizaje puede ser pronunciada para usuarios no técnicos, y su interfaz, aunque potente, puede resultar compleja para aquellos que buscan una solución más simple.