¡Emocionados con el lanzamiento de una nueva funcionalidad! El Lector de Tickets Automático ya ha llegado, para que puedas controlar rápidamente todos tus gastos.

En Quipu estamos constantemente innovando para ofrecer a todos nuestros usuarios una herramienta completa que permita llevar fácilmente la gestión de vuestro negocio.

Como ya adelantamos hace unas semanas cuando hablábamos de QuipuBox, hemos desarrollado una tecnología que permite registrar automáticamente todos los tickets de gastos derivados de vuestra actividad profesional. Has leído bien, TODOS: tickets y facturas.

Te lo contamos paso a paso.

Qué es el Lector de Tickets Automático

Esta nueva funcionalidad se basa en la tecnología OCR, que hemos desarrollado e incorporado a nuestro programa de facturación online. Con ello, podrás olvidarte de picar manualmente cada ticket de gasto en tu facturación, ya que el Lector reconoce el texto y automáticamente crea el gasto. Una forma rápida y sencilla para poder desgravar todos tus tickets.

Dicho así, puede parecerte algo complicado pero realmente no lo es. Sigue leyendo porque te detallamos exactamente cómo funciona y porqué estamos seguros de que te va a ayudar.

Vamos a ponernos en situación:

Somos un profesional autónomo o tenemos una pequeña empresa con trabajadores a cargo. En ambos casos, seguro que tendremos gastos derivados de nuestra actividad: tickets de gasto del taxi, un ticket correspondiente a una comida de empresa, una factura por la compra de tinta para la impresora, etc.

Todos estos tickets los tenemos que guardar, ya que debemos registrarlos como gasto en nuestra facturación y contabilidad. Y no solo para llevar las cuentas de ingreso y gasto, sino también para poder deducirnos el importe correspondiente del gasto. Si no sabes qué puedes desgravar, consulta la lista de gastos deducibles.
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Hasta ahora, todos estos tickets los hemos ido guardando en nuestra cartera, en bolsillos, en cajones, en definitiva, donde podamos. Y vamos acumulando los tickets de gasto, aún a riesgo de perderlos o que se borre la tinta. No olvidemos también que se pueden multiplicar si tus trabajadores también van acumulando sus tickets. Y hasta que no llega la época de impuestos, ni nos acordamos de ellos, cuando los necesitamos para presentar las liquidaciones trimestrales.

Entonces, ¿qué haríamos? Coger cada ticket y/o factura de los gastos que hemos ido generando, y los vamos picando en nuestro excel; anotando la fecha, el proveedor, la cantidad, etc.

Los que ya utilizáis Quipu, habéis dado un paso más, ya que podéis digitalizar cada documento en vuestro buzón de gasto, y evitar acumular papeles en vuestra cartera.

Si esto te ha pasado a tí, pasa en tu empresa, podemos decir que la situación va a cambiar con el Lector de Tickets Automático de Quipu.

Cómo funciona el Lector de Tickets Automático

Cuando nos dan un ticket de gasto, ya no es necesario guardarlo, porque lo puedes registrar en ese mismo momento.

Te lo contamos en 3 pasos:

  1. Sube tus gastos

Haz una foto a cada ticket de gasto y mándalo por email a tu buzón de gastos. Si estás delante de tu ordenador, también puedes arrastrar cualquier ticket o factura al buzón de gastos de tu cuenta.

Una vez que tus gastos estén en el buzón, el Lector de Tickets Automático ya estará procesando la información. Es decir, el robot leerá automáticamente el ticket o factura, y extraerá los datos para poder registrarlo en tu facturación.

Este es tu buzón con todos los tickets subidos, la fecha y el importe del ticket. Una vez que el Lector de Tickets Automático ha leído los gastos, ya podrás crear el movimiento de gasto correspondiente.

  1. Contabiliza tus gastos

Cuando el Lector de Tickets ha leído cada archivo, debes clicar en “Crear Gasto”. Puedes crear el movimiento de uno en uno, o bien, todos a la vez. Y clicar en la opción “Crear gastos seleccionados”.

En este momento, te aparecerán los gastos para que indiques de qué tipo de documento se trata. Si es un ticket, una factura o una nómina. Para evitar errores, todos los gastos pasan una segunda validación.

  1. Verifica la información

El último paso es crear el movimiento de gasto. El Lector de Tickets Automático ya habrá completado todos los campos y tu solo tendrás que revisar que los datos sean correctos.

¡Listo! Tus gastos ya se han procesado automáticamente y puedes visualizar en tiempo real toda la información de tu negocio. Ahora ya tienes toda la información organizada para poder desgravar tus gastos.

Ahora ya puedes ver toda la información en tu cuenta. Tendrás los gastos creados sin que tengas que hacer nada más, puedes ver el estado de pago de cada uno de ellos,  podrás filtrarlos según el trimestre y presentar los impuestos, también de forma automatizada.

Condiciones para poder desgravar un gasto

Una vez tenemos todos los movimientos de gasto creados en nuestra facturación, podremos desgravarlos en la próxima liquidación de impuestos. Pero, ¿recuerdas qué condiciones se deben cumplir para poder deducir los gastos de IVA e IRPF?

  • Que el gasto esté relacionado con tu actividad profesional
  • Que el gasto esté documentado y justificado través de una factura
  • Que se registre en la contabilidad del libro de gasto correspondiente

Hacienda es muy exigente con el cumplimiento de estos requisitos, por lo que asegúrate de pedir siempre el ticket o factura de cada adquisición que hagas, y recuerda que deben ser utilizados en la actividad de la empresa.

Y para los que trabajan desde casa, la nueva ley de autónomopermite deducirse el IRPF. Por ejemplo, el 30% de la factura de los principales suministros (agua, electricidad y telefonía). Así como los gastos de manutención: un máximo de 26,67 euros por día (o 48,08 euros en caso de ser fuera de España).

¡En Quipu puedes hacer todo esto y más! ¡Regístrate Gratis en Quipu y consigue 10 lecturas de tickets automáticas!

Nos encantaría saber tu opinión sobre el Lector de Tickets Automático. ¿Nos dejas un comentario?

¡¡Saludos!!

Laura de Quipu
Especialista en Redes Sociales y Contenido. Graduada en Publicidad y RRPP ha acabado su máster en SEO para despuntar entre las SERP.