¿Tienes una empresa o trabajas en el departamento de administración? Descubre las mejores herramientas de gestión para el departamento administrativo.

Cada empresa tiene una organización y un funcionamiento propio, acorde a su tamaño, su actividad, y sus necesidades. Sin embargo, en toda empresa debe haber un departamento o persona encargada de la gestión administrativa.

Dicho esto, y para quienes hayan llegado al blog y no sepan cómo funciona una empresa, empezaremos explicando, a rasgos generales, las funciones básicas de un departamento de administración de empresa.

Dicho departamento es el encargado de contabilizar las facturas emitidas y recibidas y de hacer la gestión de cobros a los clientes. También es el encargado de pagar a los proveedores y a la plantilla de la empresa, así como es el responsable de hacer la liquidación de impuestos. Debe controlar los movimientos y saldos de las cuentas corrientes y ordenar y conservar correctamente todos los documentos legales de la empresa.

Por tanto, y teniendo en cuenta las diferentes funciones del departamento de administración, dividimos las herramientas según algunas de las tareas. ¡Empecemos!

Herramientas para la gestión de proveedores

Toda organización debe establecer unas condiciones de pago a los proveedores que rijan todas las operaciones comerciales. De esta manera, simplificarán el trabajo y evitarán problemas en el futuro relacionados con los pagos.

Nosotros recomendamos SAP Ariba – la firma alemana SAP adquirió Ariba en 2012 -, una herramienta basada en la nube, que permite a las empresas compradoras y vendedoras realizar las transacciones de manera automatizada, haciendo la gestión ágil y sencilla.

Ofrece soluciones para comprar, para vender, soluciones para administrar los gastos, permite ver los perfiles actualizados de todos tus proveedores, monitorear y administrar su rendimiento, etc.

Las mejores herramientas para el departamento de administración Clic para tuitear

Herramientas para contabilidad y facturación online

Tanto las grandes empresas, como las de menor tamaño, llevar las cuentas al día es fundamental para la buena marcha del negocio, y para pasar cuentas a Hacienda.

Por ello, y como no podía ser de otra manera, nosotros te recomendamos Quipu.

Con nuestra herramienta, puedes conseguir los libros de registro que necesitas, te permite gestionar toda la documentación relativa a las facturas, tickets, documentos de constitución, nóminas, etc.

Además, puedes presentar los impuestos rellenando los modelos tributarios correspondientes, y con la herramienta también podrás realizar un informe de las pérdidas y ganancias de tu negocio, y tener un control sobre la rentabilidad de tu negocio.

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Herramientas de comunicación

Es ideal poder comunicarte con otras personas sin tener que perder tiempo en salir de la oficina. Y aún resulta más idóneo si se puede hacer de modo gratuito.

Para ello, te recomendamos Skype, una de las aplicaciones más famosas para interactuar con aquellos clientes, proveedores o colaboradores que se encuentren en otros lugares, de manera fácil y exitosa.

Skype es conocido por ofrecer la posibilidad de realizar videollamadas, pero no sólo permite eso, sino que también te permite realizar llamadas de voz así como escribir mensajes a modo de chat.

Es una herramienta que te puedes descargar gratis online.

Herramientas de redes sociales internas

Con el objetivo de establecer una buena comunicación dentro del departamento, una intranet pasa por ser la mejor opción, ya que su instalación es simple y económica.

Nosotros te recomendamos Slack, que es la que utilizamos en Quipu, y nos funciona divinamente, ya que nos ha permitido sustituir los interminables emails internos de la empresa.

Se trata de una herramienta de mensajería instantánea que centraliza toda la comunicación interna.

Te permite abrir chats con cada una de las personas de tu departamento, a la vez que puedes crear grupos e invitar a todos los miembros que quieras, incluso a la empresa entera.

Es una buena forma de transmitir la información rápidamente, además de crear un buen ambiente y formar una comunidad dentro de la empresa.

No sólo puedes enviar mensajes relacionados con el trabajo, puedes informar a todos los trabajadores de las actividades que se organizan en la empresa, así como las novedades más importantes que puedan interesarles.

Herramientas gestión documental

Imagina que debes preparar unos documentos de forma urgente, y además, enviárselos a un compañero o superior, pero uno de los dos no se encuentra en la oficina.

Es un escenario que se da cada vez más en las empresas por el trabajo remoto. Por ello, cada vez más empresas optan por plantear un sistema de organización de la información que permita a los trabajadores acceder a toda la documentación en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Así, te recomendamos Dropbox y su aplicación para empresas, una herramienta muy fácil de usar y muy cómoda, que hará las funciones de gestor documentalTe permitirá organizar la documentación interna de toda la empresa, y facilitará el buen desarrollo de las tareas de los trabajadores.

Estas son algunas de las herramientas ayudarán al departamento de administración de tu empresa a ser más productivo y hacer crecer tu negocio. ¡Sin embargo hay muchas más! No dejes de seguirnos, porque publicaremos muchas más. De momento, te dejamos con 8 herramientas para gestionar tu negocio desde cualquier lugar. 🙂

Laura de Quipu
Especialista en Redes Sociales y Contenido. Graduada en Publicidad y RRPP ha acabado su máster en SEO para despuntar entre las SERP.