Las mejores herramientas para autónomos y para la gestión de proyectos

En el día a día del autónomo hay una serie de obligaciones que pueden ser excesivas de realizar, y controlar, por una única persona. La tensión de tener tu propio negocio puede provocar estrés y situaciones de ansiedad, debido a la cantidad de presión que este tipo de trabajadores deben soportar.

Desde Quipu queremos hacerte la vida más fácil: por eso hemos resumido las mejores herramientas de gestión de proyectos, para que puedas organizar tu tiempo y focalizarte en hacer crecer tu negocio. Hablaremos de la gestión con Trello y Google Keep, la integración a través de Zapier, Canva o Pixlr para mejorar tu diseño, Hootsuite para tus redes y de Quipu para tu facturación.

Quédate para saber más sobre con qué gestionar tu proyecto, y para aprender a integrar y automatizar tus herramientas.

Leyendo el siguiente artículo podrás conocer en detalle:

¿Qué es la gestión de proyectos?

Si llevamos varios proyectos para distintos clientes de forma simultánea, tenemos frentes abiertos en varios campos, y no conseguimos organizar todo el trabajo, necesitamos herramientas de gestión. Así podremos monitorizar el inicio y la evolución de nuestro trabajo. Es importante controlar todos los problemas derivados de la gestión, y facilitar la puesta en marcha del proyecto.

En este artículo te presentamos diferentes herramientas para que puedas elegir, tanto en la gestión, como en la de las tareas básicas, el diseño, la comunicación o la facturación:

Herramientas de gestión para autónomos

Gestión de proyectos

Para el día a día del equipo, el seguimiento de las tareas y para no perder el foco del objetivo, tenemos tanto Trello como Asana. Trello es una herramienta muy flexible y fácil para poder organizar proyectos_

  • Permite un fácil acceso desde cualquier equipo.
  • Posibilidad de compartir los documentos, y permite mover las tareas, simplemente arrastrándolas, consiguiendo la posibilidad de personalizar tu “espacio de proyectos”.
trello herramienta captura

Por otro lado, Asana es una herramienta muy sencilla y accesible, que ayuda a la coordinación y colaboración:

  • Con Asana podemos crear tareas de forma rápida.
  • Nos ofrece integración en nuestra web para conseguir crear tareas automáticas (por ejemplo, las que se pueden desarrollar por los formularios web).
  • Tiene una función que incorpora la posibilidad de realizar videoconferencias.
¿Quieres facilitarte la gestión y tener todo integrado en un mismo servicio web? Al final de este artículo te explicamos como unir todas estas herramientas con tu programa de facturación.

Organización del equipo

Crear listas de tareas, compartir información básica con el equipo y estar al día de todo lo que tenemos por hacer. Herramientas como Evernote o Google Keep nuestro mejor aliado si queremos tener el control de la situación, y no pasar por alto ningún pequeño detalle. Evernote es una de las herramientas más útiles y completas del mercado para gestionar tareas:

  • Podrás crear notas, archivos de voz e imágenes donde guardar todo lo importante, y podrás compartir esas notas.
  • Quedarán siempre organizadas gracias a su buscador y a la posibilidad de añadir etiquetas.
  • Incluye una opción muy interesante, que es la de poder guardar y archivar directamente el contenido que encontremos en Internet.
evernote herramienta captura

Google Keep permite crear archivos para organizar tareas a través de la aplicación “notas”, que realiza notas (texto, voz o imágenes) de una manera muy sencilla:

  • Se pueden realizar desde cualquier dispositivo y sincronizarlo a través de Google Drive: consiguiendo el acceso desde cualquier dispositivo.
  • Tiene un aspecto muy visual: muestra todas las tareas en forma de mosaico, consiguiendo un fácil acceso y localización.

Integración en la gestión de proyectos

Mantener a todo el equipo en sintonía es una de las misiones más complicadas de la gestión de proyectos. Y más si no tenemos las herramientas necesarias para compartir toda la información. Para ahorrarnos esfuerzos extras, y sobre todo tiempo, desde Quipu os presentamos Zapier, una plataforma totalmente indispensable para integrar el CRM y automatizar la facturación:

  • Tus campañas y tus facturas a solo un clic.
  • ¿Quieres que cada vez que tienes una compra en tu ecommerce, se realice automáticamente una factura a través de Quipu, y se envíe directamente al cliente? Perfecto, puedes hacerlo con Zapier.
  • ¿Quieres que cuando te llegue un correo, el contacto se guarde directamente en tu herramienta de email marketing? Zapier te lo permite.
  • Más de 4.000 aplicaciones que te permitirán tener todo conectado.

Puedes conectar plataformas de CRM como Hubspot con otras de organización como Notion, o con Airtable, y automatizar el seguimiento de tus bases de datos o de tus campañas de email marketing. Si además lo integras con Quipu, puedes facilitarle a tu equipo de administración, o al de marketing y ventas. En nuestro canal de Youtube tienes toda la información necesaria para empezar tu aventura en Zapier.

💡 Recomendación Quipu: En Quipu nos gusta mucho trabajar con Trello y con Notion, ya que nos permite estar conectados entre todos con mucha facilidad, y utilizamos para las notas nos quedamos con Evernote. Eso sí, si eres de los que aprovecha todo lo que ofrece Google, te recomendamos Google Keep.

Herramientas de diseño para autónomos

Infografías

Canva es un programa ideal para no diseñadores que quieren dar un plus visual a la hora de transmitir su actividad:

  • Permite crear folletos, carteles, logotipos, collages, y además ofrece una variedad muy extensa de plantillas.
  • Podemos acceder desde nuestro smartphone cómodamente.
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Piktochart es la manera más sencilla de realizar infografías (que es la mejor forma de crear resúmenes visuales y fáciles de entender):

  • Permite crear y modificar plantillas, presentaciones imaginativas, y crear carteles, flyers y reportajes con una calidad profesional.
  • Esta herramienta es de pago, aunque incorpora varios paquetes para adaptarse a todos los usuarios posibles.

Infogram es una herramienta muy similar a la anterior, dedicada exclusivamente a realizar infografías:

  • Permite compartirlas en Facebook, Google+ o Twitter, incluir vídeos, audios o imágenes y añadir gráficos, paneles y mapas.
  • Versión Gratuita: la creación solo puede ser incluida en una web o red social.
  • Versión de pago: Te permite descargar la imagen y colocar una contraseña para protegerla.

Edición

Gimp es una herramienta de edición de imágenes digitales en forma de mapa de bits. Podemos editar tanto, dibujos como fotografías:

  • Sus funciones se basan en el retoque y edición de imágenes, el dibujo de formas libres, la realización de fotomontajes y la conversión del formato de las imágenes.
  • Es un programa muy completo y que dotará todos tus diseños de un aspecto totalmente profesional.
  • El inconveniente de Gimp, es precisamente su mejor atributo, tienes tanto poder de edición, que sin unos conocimientos previos, es difícil de utilizar.

Pixlr, en cambio, aporta ciertas características de Photoshop:

  • Permite añadir filtros a las imágenes, editar aspectos concretos de las fotografías, como por ejemplo, el contraste, brillo o colores, y cuenta con una aplicación para IOS y Android.
  • Es una herramienta gratuita y muy sencilla de usar, que te permite incorporar a tus imágenes un toque moderno, y que se adapta a cualquier situación.
  • Permite elegir entre 2 versiones: Pixlr X, para un diseño gráfico rápido y sencillo, y Pixlr E, para expertos en edición.
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Inkscape ofrece muchas de las opciones del famoso programa Illustrator:

  • Podemos editar gráficos vectoriales libres y de código abierto, y tiene la opción de crear y editar líneas, logotipos, diagramas, ilustraciones e incluso gráficos.
  • Es un programa gratuito y muy completo, que pese a que no es sencillo de utilizar, aporta muchas posibilidades que hacen que sea un programa excepcional para tu negocio.

Bancos de imágenes

Freepik, MorgueFile y Vecteezy son 3 herramientas, complementarias, que poseen un banco de imágenes gratuitas que se pueden usar libremente.  No olvides que “una imagen vale más que mil palabras”. Sus funciones son:

  • Freepik posee miles de vectores e ilustraciones.
  • MorgueFile es un banco de imágenes gratuitas que se puedan usar libremente, gracias a la comunidad de usuarios que surten a la base de datos, subiendo sus imágenes.
  • Vecteezy, antes conocida como Photopin, es similar a las anteriores. Te ofrece otra base de datos donde buscar la imagen ideal para tu negocio, en el caso de que no la encuentres en las otras dos opciones.

Estas 3 herramientas te aportarán una base de datos, muy extensa y gratuita, para poder dotar a tu empresa y, a tus campañas, de un plus visual.

💡 Recomendación Quipu: A nosotros nos encanta Canva por la variedad de plantillas que ofrece, y Pixlr por su facilidad de uso. En cambio para los bancos de imágenes usamos cuantas más fuentes mejor, para tener más opciones luego al editar.

Almacenamiento de documentos

Cuando estamos gestionando un proyecto es prioritario poder acceder a la información desde cualquier lugar. Para ello te ofrecemos dos opciones: Dropbox y Google Drive.

  • Dropbox es el sistema más conocido de almacenamiento de documentos en la nube. Guarda tus archivos de forma segura, protege carpetas, recupera archivos y crea copias de seguridad. Permite accede a tus documentos desde cualquier dispositivo, y comparte archivos, sin importar el tamaño.
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  • Google Drive es también un sistema de almacenamiento de documentos en la nube. Se puede combinar con otras herramientas de Google: Docs, Calendar y Gmail. Al estar vinculado al resto de servicios de Google es lo más cómodo a la hora de guardar los documentos. La herramienta posee una versión gratuita, hasta 15 gigas, que es muy útil para guardar documentos: presupuestos, facturas, etc.

Last Pass no almacena documentos, sino contraseñas:

  • Agrupa y guarda contraseñas de manera segura en un único lugar.
  • Te da la posibilidad de compartirlas entre usuarios.
  • Posee una extensión para el navegador y para móviles, que te permite poder utilizar sus opciones desde cualquier dispositivo.
💡 Recomendación Quipu: Como hemos comentado en el apartado de Gestión de Proyectos, si aprovechas las herramientas de Google, Drive es tu lugar para almacenar. Si además de Google usas otros servicios, Dropbox es el sistema más extendido y útil.

Herramientas de comunicación

Redes sociales

Hootsuite es la herramienta por excelencia para gestionar todas tus redes sociales. Si estás pensando en entrar en el mundo digital es una herramienta perfecta para ahorrar tiempo y tener mayor control, sobre todo el entorno de las redes sociales:

  • Te permite programar tus publicaciones y ordena el contenido en tu red social gracias a sus “etiquetas”.
  • Posee una potente herramienta de medición de tus acciones en las redes sociales.
  • Te ayuda a conocer que dicen sobre tu empresa en las redes sociales, gracias a sus filtros.
  • La herramienta posee una versión gratuita aunque es muy limitada, pero te sirve para empezar en el mundo de las redes sociales.
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Buffer ofrece servicios muy parecidos a los de Hootsuite, pero con una interfaz mucho más agradable para el usuario:

  • Esta herramienta es más cómoda para la programación y publicación de contenido que su rival, pero nos ofrece menos funciones, sobre todo si hablamos de informes y análisis.
  • Se enfoca directamente a la difusión, y no tanto al seguimiento de todo aquello que vamos publicando.
💡 Recomendación Quipu: Buffer es más accesible, tanto por uso como por precio, pero Hootsuite es el pack más completo para la gestión de tus redes sociales. Si el crecimiento de tu negocio va ligado a tu crecimiento en redes, te recomendamos usar Hootsuite.

Email marketing

Las campañas de email marketing son una de las estrategias más eficaces para conseguir ventas. Pese al surgimiento de nuevas redes sociales y canales, el mailing sigue siendo una herramienta muy potente para generar leads, y por lo tanto para conseguir vender. Para hacerlo tenemos infinidad de plataformas, que debemos elegir en función de nuestras necesidades:

  • Cuantos mails enviamos al mes.
  • Cuantos contactos tenemos en nuestra base de datos
  • Que tipo de contenido queremos difundir.

Para saber más sobre como automatizar todos tus procesos de email marketing hemos preparado este artículo: Las 7 mejores herramientas de email marketing para tu ecommerce.

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Programas de facturación para autónomos

Quipu es un programa de facturación en la nube que te permitirá centralizar y digitalizar toda tu gestión administrativa en un solo lugar:

  • En Quipu podrás escanear facturas y tickets con el móvil o desde el ordenador arrastrando tus documentos, visualizar el IVA e IRPF del total de tus facturas de ingresos y gastos.
  • Así sabrás en todo momento cuanto tendrás que pagar a Hacienda.
  • También podrás rellenar tus impuestos de autónomo de forma automática, conectar tus bancos y conciliar movimientos bancarios.
  • Podrás visualizar tus vencimientos de cobros y pagos, y crear nóminas o importarlas desde cualquier hoja de cálculos.
  • Con Quipu podrás acceder a analítica avanzada, y es una herramienta clave para la gestión de tus proyectos.
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Existen otros programas como FacturasCloud, BitFactura, Invoicely, Billin, Sage One o MGest. Hemos preparado este artículo por si quieres saber más sobre los mejores programas de facturación para autónomos y pymes.

La clave de la buena gestión de los proyectos es la accesibilidad y la facilidad de uso. Desde Quipu queremos facilitar la vida de autónomos y PYMEs, por eso apostamos por la integración de tu CRM, tus notas, tus herramientas de comunicación y tu programa de facturación a través de Zapier. Evita procesos tediosos y repetitivos integrando las herramientas que más usas a diario, para poder focalizar todos tus esfuerzos en lo que de verdad te importa: seguir creciendo con tu negocio.

Te dejamos este vídeo para que puedas saber un poco más de Zapier, su funcionamiento y como puede transformarse en una herramienta indispensable para ti. Si tienes cualquier duda, ¡contacta con el equipo de Quipu!

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