Como empresa, almacenamos gran cantidad de información acerca de la identidad de nuestros usuarios o clientes. Es posible que en algún momento dejemos de necesitar ésta, por lo que la tendremos que destruir.

¿Debemos recurrir a la destrucción de documentos indiscutiblemente?

Muchas veces nos encontramos con montones de papeles y documentos de proyectos y/o clientes antiguos que no sabemos qué hacer con ellos, puesto que muchos contienen información confidencial y debemos tratarlo correctamente. Por tanto, ¿que opciones tenemos? Los eliminamos, los guardamos… ¿Qué podemos hacer con ellos?

La Ley Orgánica de Protección de datos nos obliga a destruir toda la documentación que contenga información confidencial perteneciente a nuestros usuarios o clientes. Es por ello que hoy vamos  tratar de explicar la destrucción de documentos, ya que no hacerlo puede llevar a sanciones.

En este caso, trataremos la información almacenada de dos modos distintos: en papel o digitalmente. Ambas formas requieren un tratamiento adecuado de la información, ya que probablemente contengan una gran cantidad de datos acerca de la propia identidad o de otras personas.

¿Cómo hacer la destrucción de documentación?

Uno de los métodos que nos permiten métodos que nos hacen cumplir con ésta normativa, es la destrucción de papel. Para destruir papel, podemos utilizar una trituradora de papel o contratar a alguna de las empresas de eliminación de documentos, para que se encargue de ello. De este modo, contribuimos a mantener el anonimato, la confidencialidad y la seguridad de aquellas personas que, en su día, nos ofrecieron sus datos, o con las que ha habido alguna transacción económica.

En términos de seguridad, se puede pensar en la digitalización de documentos, un método al que muchas empresas se están sumando por la gran cantidad de ventajas que incorpora, tal y como tratamos en el anterior post. A pesar del aumento de seguridad de los datos que nos confiere la digitalización, debemos destruir la información adecuadamente cuando ya no vayamos a hacer uso de ésta. De este modo, se debe proceder a destruir toda aquella información almacenada digitalmente, ya sean documentos u otros archivos (bases de datos, imágenes, recibos, etc.).

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Para poder eliminar documentos digitalizados, podemos recurrir a personas o empresas que se dedican a la destrucción de archivos para que se encarguen de eliminar la documentación. Si por el contrario, optamos a hacerlo nosotros, existen diferentes herramientas que nos pueden ser útiles para ello, como Eraser, Hardwipe o sDelete, las cuales nos podemos descargar desde su página web.

Debemos saber que la información almacenada, no se elimina, sino que se reescribe encima. De este modo, eliminaremos todos aquellos documentos, de modo que sólo se puedan restaurar por medio de equipos especiales.

Los documentos digitales también se deben destruir para cumplir con la Ley de Protección de datos, ¡descúbre cómo! Clic para tuitear

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Judith de Quipu
Responsable de contenido. Al día de todas las novedades para poder ayudar a empresas y autónomos. Actualmente estudiando un Máster en buscadores.