Contabilizar gastos de viaje del personal puede ser una tarea ágil siempre que tus trabajadores usen una app para la gestión de gastos para empresa. Vamos a ver un ejemplo de app para la gestión de gastos que puedes usar para los gastos de tus trabajadores.

Gastos de viaje y dietas

En muchas ocasiones, el trabajador debe desplazarse fuera del municipio propio para desarrollar el servicio o actividad. Y por ello, genera una serie de gastos derivados de su trabajo a los que la empresa tiene que hacer frente.

Por ejemplo, un trabajador tiene que desplazarse a ver a una reunión fuera de su sitio de trabajo para ver un cliente. Además del desplazamiento hacia la otra oficina, tendrá que quedarse a comer fuera, ya que no le da tiempo a volver antes de la hora de comer.

Los tipos de gastos que genera este trabajador son los gastos de manutención, que incluyen todos aquellos gastos de movilidad, gastos de viaje y dietas. Es decir, todo lo que el trabajador necesitará para poder desarrollar el trabajo fuera de su lugar habitual.

Contabilizar gastos de viaje del personal

Para poder contabilizar gastos de viaje del personal y gastos de manutención, deberemos contar con el documento que acredite el gasto, como son los tickets y facturas. El administrador del negocio, tendrá que aprobar o rechazar (en función de si aplica o no) cada uno de los gastos y devolver a cada uno de los empleados lo que les corresponde en gastos de manutención.

Una forma sencilla de agilizar la gestión de gastos, es contar con una app gestión de gastos que permita gestionar los gastos de viaje y dietas de los trabajadores de forma sencilla. La App de Quipu, permite a los trabajadores registrar sus gastos de manutención con tan solo hacer una foto al documento. A partir de la tecnología OCR (Optical Character Recognition), la información de documento queda registrada y lista para que el administrador la valide, si corresponde.

Política de gastos de viaje

Existen unas bases que definen las condiciones así como el importe máximo que la empresa puede pagar a un trabajador por gastos en desplazamiento. En función de la empresa, pueden establecerse convenios que definan los gastos que se pueden incluir a qué gastos de viaje deben hacer frente los trabajadores y cuáles pertenecen a la empresa. Es el trabajador quien avanza el pago de estos gastos y, posteriormente, entrega el ticket o recibo a la empresa para que la entidad abone la cantidad.

A pesar que hay unas normas que regulan las cantidades y los tipos de gastos que pueden incluirse como gastos derivados de la actividad, nuestra obligación como administradores es revisar los gastos de viaje y dietas que nos entregan nuestros trabajadores uno a uno, ya que hay una gran cantidad de ocasiones en las que puede haber gastos que no apliquen o bien que simplemente superen el importe máximo definido.

Gestiona los gastos de tus trabajadores con Quipu
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Contabilizar gastos de viaje del personal

El proceso de revisión de los gastos derivados del trabajo del empleado puede ser largo y pesado. Como administradores, debemos revisar uno a uno los tipos de gastos que nos entregan los trabajadores. Del mismo modo, tenemos que contabilizar los gastos de viaje del personal y asignarlos a los apuntes contables correspondientes.

Por suerte, hay procesos que permiten agilizar el proceso, para que el administrador tenga que dedicar menos horas a la gestión de gastos.

App gestión de gastos

Usar una App para la gestión de gastos de tus trabajadores permite agilizar el proceso de validación de todos los tickets y recibos de los trabajadores. Por un lado, los trabajadores se encargan de subir los gastos de manutención derivados de su actividad a través de una foto y, por otro lado, el administrador únicamente tiene que validar o rechazar el gasto según corresponda.

Por tanto, contar con una app gestión de gastos de tus trabajadores es la mejor opción para automatizar los procesos rutinarios y ganar en productividad. Por ejemplo, con la App gestión de gastos de Quipu tus trabajadores pueden usar el Lector de Gastos Automático para registrar los tickets y facturas de gastos derivados de la actividad haciendo una simple foto.

App gastos empresa

Como administrador, puedes agilizar el proceso para validar y contabilizar gastos de viaje del perosonal así como los gastos de manutención, olvidándote de introducir los datos del ticket uno a uno y controlar los gastos de tu empresa de una forma fácil y sencilla. Al ser una App mobile de gestión de gastos, tus trabajadores no tienen que esperar al llegar a la oficina para presentarte los documentos.

Por ejemplo, si acaban de comer y están en el taxi, pueden usar el Lector de gastos para hacer una fotografía al ticket y subirla a Quipu. De este modo, aprovechan el desplazamiento para presentarte los documentos que sean gastos derivados de la actividad. Y una vez salgan del taxi, lo mismo, ¡Una foto y listo para ser validado! 😉

Valida los gastos de dietas y kilometraje de tus trabajadores
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Gastos de viaje

Los gastos de viaje y dietas es el tipo de gastos más comunes que los trabajadores suelen presentar. Además, puede haber gastos de pernocta, en el caso que el trabajador haya tenido gastos por dormir fuera de casa.

Gastos de transporte

Los gastos de transporte son todos aquellos gastos que derivan del desplazamiento del trabajador fuera de la oficina o lugar de trabajo en el municipio. Es decir, son todos aquellos gastos derivados de la movilidad del trabajador hasta el lugar en el que desarrollará el servicio o la actividad.

De gastos de transporte, se distinguen dos tipos, según el tipo de desplazamiento. Los gastos derivados de la movilidad en transporte público y los gastos derivados de la movilidad en transporte privado.

Para poder contabilizar gastos de viaje del personal en transporte público, el trabajador nos tendrá que entregar el ticket o recibo en el que se indique el desplazamiento así como el importe del mismo, ya sea de autobús, tren, avión, etc.

Del mismo modo pasará con los taxis. Para poder justificar y contabilizar gastos de viaje del personal de un desplazamiento en taxi, el trabajador nos tendrá que entregar el ticket del mismo para que, como administradores, podamos validarlo.

Gastos en kilometraje

Al contabilizar los gastos por desplazamiento en vehículo privado, y en función del criterio de la empresa, el trabajador podrá incluir varios tipos de gastos distintos justificados como gastos por movilidad.

El gasto más importante que siempre se tiene en cuenta es el gasto en combustible (gasolina, diésel…) derivado del desplazamiento. Generalmente, en vez del depósito de gasolina, pagamos el kilómetro. Es decir, la cantidad de kilómetros que se ha tenido que desplazar el trabajador. De este modo, por ejemplo, podemos definir el precio del kilómetro a 18 céntimos. A los 10 kilómetros, de modo que por 100 kilómetros, por ejemplo, el precio sea de 180€.

De la misma forma se abonan los gastos por desplazamiento en transporte privado, como es el gasto en peajes o en parkings, en el caso que haya sido necesario para la visita.

Por otro lado, si nuestra empresa lo considera, tendremos que abonar el gasto en el seguro o en el mantenimiento del vehículo (ya sea coche, moto, etc.), debido al desgaste del vehículo a causa del desplazamiento del trabajador.

Gastos de dietas

Los gastos en dietas son todos aquellos gastos derivados de las comidas que el trabajador debe realizar en establecimientos durante su estancia en otro municipio. Para cada una de las comidas se deberá mantener el documento acreditativo.

Valida los gastos de tus trabajadores de forma fácil
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Gastos de pernocta

Se trata de los gastos por desplazamiento de un trabajador a otro municipio. Es decir, aquellos gastos en, por ejemplo, hoteles que se producen cuando el trabajador tiene que quedarse a dormir fuera de su casa.

Validar los gastos

Son muchos los tickets o recibos de gastos que cada uno de nuestros trabajadores puede entregarnos para que, como administradores, los validemos. Por ello, es importante buscar soluciones que agilicen el proceso y permitan gestionar y contabilizar gastos de la empresa de una forma más rápida. Contar con una App para la gestión de gastos móvil que puedan usar tanto tus trabajadores como tú, te permite ahorrar tiempo y ser más eficiente en la gestión de tu negocio.

Además, si quieres tener visibilidad sobre el estado de tu empresa, puedes probar la versión para ordenador del Programa de Facturación Quipu. Inicia tu periodo de prueba gratis en Quipu haciendo clic aquí y descúbre todas las funcionalidades del programa.

Judith de Quipu
Responsable de contenido. Al día de todas las novedades para poder ayudar a empresas y autónomos. Actualmente estudiando un Máster en buscadores.