Si tienes una empresa, ¿sabes qué documentos debes guardar y cuánto tiempo establece la Ley?

Guardar todas las facturas que generamos de nuestra actividad profesional nos puede generar problemas de almacenaje. Y para evitar esto, una solución pasa por usar un programa de facturación, como puede ser Quipu.

Pero antes, debemos preguntarnos qué documentos debemos guardar, y cuáles deben ser en formato físico y cuáles pueden ser en formato electrónico.

Esto te interesa tanto si eres una empresa, como si eres autónomo.

Des del punto de vista mercantil

El Código de Comercio establece que los empresarios deberán conservar toda la documentación, los justificantes y los libros que estén relacionados con el comercio durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros. Y esto también se aplica incluso si cesa el negocio.

En lo que se refiere a los impuestos, y a pesar de que el plazo de prescripción es de 4 años des del momento en que se presentan, la normativa mercantil obliga a guardarse hasta 6 años.

Desde el punto de vista del IVA

Tanto el emisor como el receptor de las facturas están obligados a guardar la documentación durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria (LGT). Así, y con carácter general deberás guardarlas durante 4 años, a partir de la presentación de las declaraciones tributarias.

Por ejemplo, si una factura la emitimos el 8 de julio de 2016, la fecha para declararla será hasta el 20 de octubre de 2016, y tendrás que guardarla – si la Ley no establece lo contrario – hasta el 20 de octubre de 2020.

Este es el listado de los documentos que deberás guardar en dicho plazo:

  • Las facturas recibidas, así como los documentos sustitutivos
  • Copias de las facturas
  • Las facturas de operaciones de inversión
  • Documentos acreditativos del pago de impuestos a la importación
  • Los recibos del Régimen especial de Agricultura, Ganadería y Pesca

Pero ten en cuenta que en el IVA existen normas especiales, en lo que se refiere a las facturas relacionadas con los bienes de inversión, ya que deberás guardarlas por cuatro años para bienes muebles y nueve años, para bienes inmuebles.

Y podrán guardarse, tanto en formato papel como en formato electrónico, siempre que podamos garantizar su autenticidad y facilitar el acceso a la Administración en caso de requerimiento.

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Des del punto de vista de la Prevención del Blanqueo de Capitales

La Ley 10/2010, de 28 de abril, establece la obligación de conservar los documentos durante un período mínimo de 10 años .

Donde además, el sistema de archivación de los documentos, debe asegurar su adecuada gestión y disponibilidad de los mismos, tanto para el control interno, como para las autoridades, en caso de su requerimiento.

Des del punto de vista fiscal

En este caso, y con carácter general, debe guardarse durante cuatro años, tiempo en el que la Administración tiene derecho a comprobar e investigar toda la documentación fiscal. Esto hace referencia a libros de contabilidad y libros de registros, y soportes documentales, obligatorios según la normativa tributaria que proceda (IRPF, IVA, IS, etc).

Pero cuenta con que, si se produce una actuación por parte de la Administración durante el plazo de 4 años, por ejemplo, una inspección o una comprobación parcial, y por la cual la prescripción se ve visto interrumpida, el plazo empieza de nuevo a partir de dicha actuación.

Pongamos un ejemplo. ¿Qué debe hacer una pyme con la documentación fiscal del pasado año 2015?

Des del punto de vista fiscal, deberá guardarla hasta el 2020, es decir, 4 años después de la presentación de la última declaración del Impuesto de Sociedades, que se presentó en julio de este año.

Una vez vistos los diferentes plazos de conservación de la documentación relacionada con tu actividad laboral, tienes dos opciones para almacenarlas:, en formato papel, o en formato electrónico.

En algunos casos no tendrás otro remedio que guardarlas físicamente, pero en otros, el soporte electrónico puede ser la mejor forma de evitar problemas de almacenaje y evitar el riesgo de que se pierdan.

Dicho esto, los impuestos y comunicaciones de la Agencia Tributaria y la Seguridad Social puedes guardarlas en formato electrónico. Pero las escrituras, los contratos mercantiles o las facturas, debes conservarlas, obligatoriamente, en formato papel.

Y por otro lado, ten en cuenta que las actas de inspección, las variaciones censales, los documentos notariales o los libros de visitas, deberás conservarlas durante toda la vida del negocio.

Como te decíamos al principio, existen programas de facturación que pueden ayudarte con la gestión de la documentación de tu empresa.

Uno de ellos es Quipu, nuestra herramienta que te ayudará a tener todas tus facturas controladas. ¿Por qué no lo pruebas gratis?

Laura de Quipu
Especialista en Redes Sociales y Contenido. Graduada en Publicidad y RRPP ha acabado su máster en SEO para despuntar entre las SERP.