Las empresas generan una gran cantidad de documentación. Aunque en los últimos años se ha pasado del formato físico al digital, continúa siendo igual de importante abordar la gestión documental.
Este proceso es algo mucho más complejo que organizar archivos, y hacerlo bien puede marcar la diferencia a la hora de realizar una administración eficaz del negocio.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es la gestión documental de una empresa?
- Importancia de la gestión documental en la empresa
- Principales ventajas de utilizar un sistema de gestión documental
- Tipos de sistemas de gestión documental
- ¿Cómo funciona un sistema de gestión documental?
¿Qué es la gestión documental de una empresa?
Facturas, informes, contratos de los empleados… la cantidad de documentos que se manejan en una empresa es muy grande. Antes, todos ellos eran en formato papel y se organizaban en diferentes carpetas y archivadores.
En la actualidad, el proceso de transformación digital y las políticas de “papel cero” nos han llevado a minimizar el uso de documentos en papel, pero esto ha dado lugar al importante reto de cómo organizar todos los ficheros digitales que contienen información valiosa para el negocio. Para tenerlo todo bien ordenado y a mano, la mejor solución es la gestión documental.
Bajo este nombre se engloban un conjunto de procesos de recopilación, clasificación y organización de documentación, cuyo objetivo es poder conservar, administrar y acceder rápidamente a los documentos cuando sea necesario.
Además, en plena era digital, no podemos conformarnos con tener un sistema de gestión de documentos que resulte sencillo y práctico, también necesitamos que sea seguro. Porque hay que proteger todo lo posible la información de la empresa y los datos sensibles de trabajadores, clientes, proveedores, etc., que aparecen en la documentación.
Importancia de la gestión documental en una empresa
Las empresas están dedicando tiempo y recursos a diseñar y perfeccionar sus sistemas de gestión administrativa, y muy especialmente en lo referente a la documentación, porque esta es una tarea con una especial relevancia:
1. Aumenta la productividad
Consigue que todos los documentos estén bien ordenados en base a un sistema de clasificación preestablecido y que sean fácilmente accesibles. Como resultado, los empleados pueden localizar rápidamente la información que necesitan, evitando grandes pérdidas de tiempo y permitiendo que puedan centrarse en otras tareas de mayor valor agregado.
2. Garantiza la seguridad de la información
Medidas como las contraseñas, la concesión de permisos de acceso restringido o las copias de seguridad, reducen el riesgo de que se produzcan fugas de información y de que esta se pierda. De esta forma, además, se cumple con la normativa sobre protección de datos.
3. Reduce los costes
Si se hace bien, la gestión documental digital evita problemas típicos como las duplicidades o la sobreimpresiones. Esto no solo ahorra tiempo en el trabajo, sino que reduce los costes asociados al espacio de almacenamiento (aunque sea un espacio digital) y también recursos (papel y tinta).
4. Hace el trabajo en equipo más efectivo
Cuando los documentos están archivados en formato digital, varias personas pueden trabajar con ellos a la vez y, según cómo sea el sistema de archivo, el resto pueden ver los cambios realizados en tiempo real. Esto facilita el trabajo en equipo y hacer que resulte mucho más efectivo.
Principales ventajas de utilizar un sistema de gestión documental
Cada empresa tiene su propia política de gestión de los documentos, pero lo que todas ellas tienen en común es que de ellas se derivan una serie de beneficios:
- Agiliza el acceso a la información entre departamentos, por parte de los clientes, de los proveedores, etc.
- Aporta un mayor control sobre quién tiene acceso a la documentación.
- Ahorra costes y permite sacarle más partido al espacio físico, porque ya no hay que llenarlo de archivadores y estanterías.
- Las copias de seguridad aseguran que los fallos técnicos o los ataques informáticos no supongan la pérdida de información importante.
- Ayuda a cumplir con la normativa sobre conservación de documentos y protección de datos.
- Facilita el proceso de toma de decisiones, porque los gerentes tienen a su disposición información actualizada y completa en todo momento.
Tipos de sistemas de gestión documental
A fin de conseguir una mayor eficiencia hay que buscar la personalización, conseguir que el sistema se ajuste lo mejor posible a la necesidades específicas que tiene la organización. Para lograrlo, se puede recurrir a diferentes practicas, entre las que vamos a destacar dos por su especial importancia.
Sistemas en la nube
En este caso los documentos quedan almacenados en servidores remotos a los que se accede a través de internet.
Esto potencia la accesibilidad, porque se puede acceder a los archivos desde cualquier dispositivo y lugar, siempre y cuando se tenga conexión a Internet. Además, la capacidad de almacenaje se puede ajustar en función de las necesidades que tenga la empresa en cada momento.
Otros de sus puntos a favor son que es el proveedor del servicio en la nube el que se encarga de la labor de mantenimiento del sistema, y que el coste es predecible, porque se paga un precio fijo mensual o anual.
Sin embargo, este sistema también tiene algunos inconvenientes. El primero de ellos es que hay una dependencia total del proveedor del servicio, y el segundo es que la calidad del servicio va a depender de la calidad de la conexión a internet.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre los mejores programas de gestión documental te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
Sistemas On promise
Son sistemas en los que la información se guarda en servidores propios de la empresa.
La gran ventaja es que existe un control total sobre los datos y la infraestructura. Por otro lado, se puede personalizar el sistema para adaptarlo lo mejor posible a las necesidades del negocio y, como los datos están almacenados en servidores internos, hay una mayor seguridad.
Lo menos positivo de este sistema es que la inversión inicial para adquirir el hardware y el software necesarios puede ser muy elevada, y la empresa tiene que correr con los costes de mantenimiento y actualización del sistema. Otra desventaja es que la escalabilidad está limitada, porque puede requerir de una nueva inversión en hardware.
¿Cómo funciona un sistema de gestión documental?
Para poder decidir cuál es la fórmula de gestión documental más adecuada para tu negocio, es importante que sepas cómo funcionan estos sistemas.
Digitalización
Aunque lo habitual es que los documentos se creen ya en formato digital, es importante digitalizar aquellos que todavía están en formato físico. Existen varios métodos para hacerlo, pero el más recomendable es el OCR.
El OCR o Reconocimiento Óptico de Caracteres convierte el texto de un documento físico en datos que pueden ser tratados por un software empresarial. La diferencia con el escaneo es que, al escanear, lo que obtenemos es una imagen digital del documento en papel, pero la información contenida en el mismo no se puede tratar de forma automática.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre los mejores softwares OCR te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
Almacenamiento
Todos los documentos en formato digital se almacenan en un repositorio centralizado que puede estar ubicado en la nube o en los servidores propios de la empresa.
El software empleado aplica de forma automática un sistema de metadatos que luego permitirá buscar documentos en base a factores como: departamento que lo ha emitido, fecha, título, etc.
Organización
Para hacer el acceso a la información todavía más sencillo, la documentación se organiza en carpetas y subcarpetas siguiendo una estructura lógica. Lo ideal en estos casos es utilizar etiquetas y palabras clave para facilitar la búsqueda.
Búsqueda
Quienes tienen acceso al sistema de archivo pueden realizar búsquedas de información en base a criterios muy concretos como fecha de elaboración del documento o alguna palabra clave.
Si se desea proteger mejor la información, se puede limitar el acceso a ciertos documentos únicamente a personas previamente autorizadas para ello.
La gestión documental facilita el trabajo administrativo, aumentando la productividad y la eficiencia. La clave para disfrutar de todas las ventajas que se derivan de él está en escoger un sistema que se ajuste lo mejor posible a las necesidades de tu negocio.
