Cuáles son las funciones de un Administrador de Empresas

El Administrador de Empresas es una figura indispensable para toda compañía, ya sea de mayor o menor tamaño, que quiera asegurarse de alcanzar sus objetivos. El problema es que tiende a confundirse con otros actores dentro de las empresas que, si bien pueden llegar a presentar ciertas similitudes, no tienen demasiado que ver con ello. Eso sí, prepárate, porque hoy no te vas de aquí sin saber exactamente qué es un administrador de empresas y el porqué de su importancia para tu organización.

Leyendo el siguiente artículo aprenderás a:

Qué es un administrador de empresas

El administrador de una empresa es una figura esencial cuya principal labor es conseguir que la compañía cumpla holgadamente con sus objetivos. Estos pueden ser de carácter trimestral, anual (marcados al inicio de cada ejercicio) o incluso más a largo plazo, dependerá de la naturaleza y las inquietudes de la compañía en cuestión.

Contar con un profesional que se ocupe de este trabajo marca la diferencia entre las empresas eficientes y las que no lo son. Esto se debe a que el administrador de empresas es el responsable de hacer que todo funcione como debe y, más importante aún, que lo haga dentro de unos márgenes establecidos.

DATO CLAVE: Aunque suelen confundirse, lo cierto es que un administrador y un gerente no se ocupan de lo mismo. Los puestos pueden ser desempeñados por una misma persona, eso sí, pero esta debe saber desdoblarse en dos tipos de responsabilidad diferentes. Un administrador de empresa tampoco cumple el mismo papel que un socio.

Qué responsabilidades tiene el administrador de empresas

Las responsabilidades del administrador de una empresa podrían agruparse con sus funciones, pero hemos decidido recoger ambas cosas en distintos apartado para que no quepa lugar a dudas con los asuntos que conciernen a este cargo concreto dentro de cada organización.

  • La primera responsabilidad, la más visible (literalmente), es que el administrador es el representante físico de la empresa. A pesar de que esta sea una persona jurídica, siempre hay que delegar esta labor en una persona física, que es quien debe tomar las riendas en las relaciones y las negociaciones propias de la actividad empresarial.
  • A su vez, esta figura también es la responsable de que todo se produzca como debe, o lo que es lo mismo, de que se cumplan todas las leyes dentro de la organización.

Ahora bien, ya te hemos contado que una cosa son las responsabilidades y otras las funciones, así que continúa leyendo porque vamos a afinar aún más el rol del administrador de empresas.

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Qué funciones cumple un administrador de empresas

Cuando se busca a un administrador para una empresa, lo primero en lo que se piensa es en que dicha persona debe ser un líder. Sin embargo, no basta con la actitud, también hay que contar con unas capacidades muy específicas que permitan a este profesional cumplir con todas las funciones que se esperan de él.

  • La planificación, por ejemplo, es esencial. Por muy capaz que sea una persona para cumplir el papel que se le quiere encomendar, en el mundo empresarial no hay lugar para la improvisación. Sí, es importante que el administrador de una empresa sepa cómo reaccionar ante un imprevisto, pero como dicen en el mundo de la comunicación, no hay mejor imprevisto que el que ya estaba previsto de antemano.
  • Por supuesto, para que la planificación sea efectiva, el administrador debe ser organizado. La buena distribución de los recursos económicos y del trabajo depende de este elemento, por lo que la elección de la persona adecuada es vital para la buena marcha del proyecto.
  • Además de la organización y la planificación, otra de las funciones indispensables del administrador de una empresa es su papel en las labores de control. De nada serviría marcar una estrategia de funcionamiento si después no se monitoriza que los empleados están siguiéndola a la perfección y que esta se ve reflejada en la consecución de los objetivos económicos marcados.

Está claro que toda empresa tiene unos inicios, de ahí que en su día te dejásemos nuestra guía de contabilidad para principiantes, pero la única forma de crecer, y de hacerlo a buen ritmo, es contando un perfil que sea capaz de dirigir en todos los aspectos. De exprimir tanto los recursos humanos como los económicos para sacarles el máximos rendimiento posible.

💡QUIPU TIP: Además de contratar a un administrador de empresas altamente capacitado, siempre puedes ponerle las cosas más fáciles facilitándole herramientas como nuestra plantilla de Excel para el control de gastos en la empresa o dándole acceso a los mejores programas de gestión empresarial.

Qué diferencias hay entre un administrador, un gerente y un socio

Uno de los detalles más importantes a la hora de decidirte a incorporar un administrador a tu empresa es saber exactamente qué diferencias existen entre este especialista y, por ejemplo, un gerente o incluso un socio.

  • El administrador, como ya hemos visto, es ‘el director de orquesta’. Es la pieza que tiene que hacer que todo funcione. Por eso debe saber desde cómo hacer una nómina a tus trabajadores hasta cómo analizar el estado financiero de tu negocio. Es el encargado de que todo funcione dentro de la viabilidad que se haya planteado.
  • Luego tenemos al gerente, que es el máximo responsable de una empresa, pero que no por ello tiene por qué saber cómo se administra. Ahora bien, a lo que sí está obligado es a responder legalmente ante las acciones de la compañía.
  • Por último, el socio es una persona que es propietaria en parte de la compañía y que, por ello, recibe beneficios periódicamente. Al igual que el gerente, no tiene por qué saber administrar, aunque de tener conocimientos también podría ejercer como administrador de la empresa adquiriendo, por descontado, todas sus funciones y responsabilidades.

En las empresas, como en la vida, cuanto más se sepa hacer, mejor. También depende, claro está, del grado de implicación que se esté dispuesto a tener. Eso sí, de poco sirve tener un buen gerente, o multitud de socios, sin una figura como la del administrador de empresas que se esmere en que todos ellos ganen dinero.

Posiciones que puede ocupar un administrador de empresas y cuánto puede llegar a ganar

Cerramos este artículo con un aspecto de vital importancia, ya que querrás saber tanto qué tipo de posiciones puede ocupar un administrador de empresas en tu compañía como cuantificar la inversión que deberá hacer tu compañía en este tipo de profesional, ¿verdad? Veámoslo juntos.

Si algo bueno tiene un administrador es que se trata de un profesional altamente capacitado para afrontar las distintas problemáticas desde multitud de puntos de vista. De ahí que pueda ocupar con plenas garantías distintos puestos, desde director general hasta director financiero, pasando por responsable de adquisiciones o incluso jefe de varios departamentos.

Su remuneración, como es normal, dependerá del grado de responsabilidad que se decida delegar en él. Lo habitual es que un administrador de empresas reciba un sueldo superior a los 50.000 euros al año, siendo el tope el que la organización considere en función de la valía del profesional al que quiera retener en su nómina de trabajadores.

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Qué herramientas de gestión administrativa utiliza un administrador

Es importante para cualquier persona que cumpla la función de administrador de empresas contar con ciertas herramientas indispensables. Hoy en día con la ayuda de la tecnología y la digitalización podemos contar con programas que nos facilitan datos, que nos ayudan a ahorrar tiempo en tareas manuales y que colaboran a que el equipo de administración sea más eficiente. De esta manera, el administrador tiene una visión global del negocio mucho mas certera y puede aprovechar para tomar decisiones en base a información que el negocio brinda en tiempo real.

  1. Quipu
  2. Excel
  3. Notion
  4. Zapier
  5. Slack
  6. Google Suite

Quipu

Es un programa de gestión administrativa en la nube que te permitirá automatizar tareas manuales y ahorrar tiempo de gestión cada día. Además un programa como Quipu te dará visibilidad del estado en tu negocio en tiempo real y controlarás de forma fácil e intuitiva los ingresos, gastos, vencimientos, bancos, impuestos y mucho más.

Ademas Quipu te permitirá almacenar todo lo relativo a la facturación de tu negocio, contratos, impuestos, etc. de forma segura ya que cuenta con la mayor protección en sus servidores conservando todos los datos en Amazon Web Services, de la misma forma que lo hacen grandes empresas como Netflix o Airbnb.  Quipu cumple con los mismos protocolos de encriptación que utilizan los bancos (SSL 256) y con la GDPR para asegurar que tus datos están seguros en todo momento.

Notion

Es un programa de gestión de proyectos, tareas y equipos que te permitirá ordenar tus espacios de trabajo como necesites. Es un programa muy versátil y 100% customizable que te cambiará la forma de priorizar los proyectos, dándote total trazabilidad en la evolución de los mimos y en cada una de las etapas.

Slack

Estar conectado con todo tu equipo y empresa es vital para cualquier organización. Por eso Slack es hoy la plataforma de mensajería más utilizada para empresas en cuestiones de comunicación interna. Este programa te permitirá crear distintos canales, abiertos para todos o cerrados por equipos, así como también se integrará con las principales plataformas digitales del mercado y te permitirá notificar en los canales que decidas todo lo suceda en tu negocio.

A grandes rasgos y para el que no conozca Slack, es un Whatsapp pero totalmente orientado a empresas y la comunicación interna entre sus empleados.

Zapier

Con esta herramienta nos ponemos un poco mas técnicos y te animamos a comenzar a automatizar tus flujos de trabajo y muchas tareas que hoy en día realizas de forma manual. Zapier se conecta con todas las herramientas antes mencionadas para automatizar procesos de todo tipo.

Con este programa podrás, por ejemplo, al momento de recibir un pedido o compra generar una factura automáticamente en Quipu y a su vez reenviarla a tus clientes por mail sin tener que mover el ratón o realizar un sólo clic.

O por ejemplo al momento de recibir un mail, que automáticamente los archivos adjuntos se guarden en tu Dropbox y que a su vez te llegue una notificación a un canal de Slack que tu decidas.

Las posibilidades son infinitas y depende de tu creatividad y tu ingenio para crear automatizaciones.

Excel

Sabemos que una herramienta como Excel sigue siendo de las más potentes para llevar hojas de cálculos con fórmulas hechas a medida, informes de negocio, proyecciones y más. No hace falta explicar la importancia de cualquier administrador de empresas en dominar una herramienta como Excel, ¿verdad?

6. Dropbox / Google Drive

Una herramienta global de gestión documental en la nube también es clave para poder almacenar, compartir y gestionar tus documentos, archivos, imágenes, videos o lo que necesites. Todos conocemos tanto Dropbox como Google Drive, dejamos ambas opciones ya que muchas empresas ya cuentan con casillas de correo de Google que incluyen dentro del pack de Google Suite la funcionalidad de Google Drive para almacenar documentos. Sin embargo Dropbox sigue siendo una de las plataformas más elegidas por empresas para la gestión y almacenaje de archivos.

Nuestra conclusión

Cuando una compañía tiene ya cierto bagaje y cierto crecimiento, la única forma de garantizar su buen funcionamiento es ir ampliando su organigrama para convertirla en un ente fiable y consistente. Encontrar un administrador de empresas realmente competente y comprometido puede llevar tiempo, pero es una de las mejores inversiones que pueden hacerse con vistas a futuro, ya que su buena gestión garantiza una estabilidad que resulta vital en el mundo de los negocios.

Ahora ya sabes qué es un administrador de empresas, pero más importante es que, como te dijimos al inicio del texto, terminas este post sabiendo a ciencia cierta qué papel cumple y por qué resulta tan importante para el desarrollo de tu organización.

💥 Bonus: Solicita una sesión gratuita de 15 minutos con una especialista de Quipu para poder realizar un tour por la herramienta y conocer más sobre sus funcionalidades.

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