驴C贸mo hacer una factura y cu谩les son los datos obligatorios de facturaci贸n?

驴Qu茅 datos son obligatorios y qu茅 elementos de facturaci贸n deben aparecer en una factura para que cumplan con todos los requisitos formales y legales?

Ha llegado el momento de hacer tu primera factura y aunque, a priori, parec铆a algo sencillo, te pones manos a la obra y… 驴Por d贸nde empiezo? Bien, 隆calma! vamos a ver todos los datos de facturaci贸n que deben aparecer de forma obligatoria en la factura, as铆 como toda la informaci贸n de cada uno de ellos, un ejemplo de factura y una plantilla para que puedas hacer la factura de forma sencilla 馃檪

隆Vamos all谩!

Como emitir una factura y datos para facturar

Si tienes que emitir una factura a un cliente, ya sea por un servicio realizado o por un producto vendido y tienes que empezar a crear tu primera factura, debes conocer los datos indispensables que tiene que tener una factura as铆 como los elementos que debes incorporar.

Para que una factura tenga validez, debes a帽adir los siguientes datos de la factura de forma obligatoria.

  • Numeraci贸n
  • Fecha de emisi贸n
  • Datos fiscales del emisor
  • Datos fiscales del cliente
  • Concepto
  • Tipo impositivo
  • Informaci贸n del Registro Mercantil (S贸lo para las empresas)

Vamos a detallar cada uno de ellos a continuaci贸n, para poder ver c贸mo debes reflejar estos datos en la factura.

鉁 Todos estos datos para una factura son necesarios y 煤tiles y no debes olvidar que adem谩s pueden ser personalizables con un dise帽ador de facturas espec铆fico

馃挜 BONUS: Recuerda que, para poder gestionar y emitir facturas de forma f谩cil, puedes probar un programa de facturaci贸n online, que te solucionar谩 problemas recurrentes como la numeraci贸n, la gesti贸n de los documentos, el control de la tesorer铆a de tu negocio, presentar tus impuestos o evitar picar tus facturas a mano.

Numeraci贸n de la factura

La numeraci贸n es el elemento m谩s importante entre los datos de facturaci贸n. Toda factura debe estar numerada, y adem谩s debemos seguir una numeraci贸n correlativa. Para tener ordenada la facturaci贸n, puedes crear series de numeraci贸n, es decir, prefijos que te permitan identificar un conjunto de facturas de una forma m谩s sencilla.

Por ejemplo, empezamos la serie de numeraci贸n 2021/ para todas las facturas que vamos a emitir en 2021. A la primera factura, le adjudicamos el n煤mero 2021/1, a la segunda factura que emitimos, le asignaremos el n煤mero 2021/2, la tercera el 2021/3鈥 Y as铆 seguiremos haciendo de forma correlativa.

Aunque no es obligatorio cambiar la serie de numeraci贸n, es recomendable crear una serie de numeraci贸n nueva para cada a帽o, para mantener la facturaci贸n ordenada.

馃挕 QUIPU TIP: Recuerda que puedes crear tantas series de numeraci贸n como quieras. Tendr谩n validez siempre y cuando respetes la correlaci贸n dentro de cada una de ellas.

Fecha de emisi贸n

Toda factura debe llevar una fecha de emisi贸n de forma obligatoria. Adem谩s, aunque no sea un dato obligatorio, es recomendable que la factura lleve una fecha de vencimiento entre los datos de la factura.

Se trata de la fecha m谩xima en la que un cliente nos pueda pagar, de modo que podamos controlar el estado de pago de nuestras facturas

Datos del emisor y del receptor

Para que una factura tenga validez, debe incluir la informaci贸n fiscal tanto del emisor como los datos fiscales del cliente a qui茅n le emitimos la factura. Vamos a ver qu茅 son y qu茅 datos fiscales son obligatorios en una factura.

Concepto

Tenemos que especificar todos aquellos servicios o productos por los que estamos generando entre los datos de la factura. Para cada uno de ellos, crearemos una l铆nea distinta. Idealmente, deber铆a quedar siempre reflejado el producto, la base imponible (es decir, el precio sin aplicar el tipo impositivo), la cantidad de producto y el tipo impositivo que se aplica.

Tipo impositivo

El tipo impositivo se refiere a los impuestos que se aplican por cada uno de los conceptos de la factura. Para cada uno de ellos, tenemos que especificar el tipo de IVA que se aplica as铆 como el porcentaje de retenci贸n IRPF, si corresponde.

Informaci贸n del registro mercantil

La informaci贸n que aparece en el Registro Mercantil de las empresas 煤nicamente es obligatorio para las empresas.

Consta de diversos datos tales como:

馃挕 QUIPU TIP:  驴Tienes m谩s dudas respecto a albaranes, facturas o tickets? En Quipu te hemos preparado diferentes gu铆as, para que veas los tipos de facturas, plantillas de recibo de pago y c贸mo automatizarlo todo con el Lector OCR.

驴Qu茅 son los datos fiscales?

Los datos fiscales son toda aquella informaci贸n que nos identifica como empresa o aut贸nomo. Se trata de datos que debemos presentar ante clientes y proveedores, adem谩s de ser nuestra acreditaci贸n ante Hacienda. Los datos fiscales de un aut贸nomo o empresa se componen de los siguientes elementos:

  • Nombre del aut贸nomo o nombre fiscal de la empresa
  • N煤mero de Identificaci贸n Fiscal o C贸digo de Identificaci贸n Fiscal
  • Domicilio fiscal
  • C贸digo Postal
  • Poblaci贸n
  • Tel茅fono
  • Correo electr贸nico
鉂楋笍DATO CLAVE: En el caso que quieras conocer tus datos fiscales, puedes acceder a la web de la Agencia Tributaria, siguiendo los pasos que se especifican.

Al hacer una factura, tenemos que a帽adir los datos fiscales tanto del emisor como del receptor. A pesar que es recomendable poner el mayor n煤mero de informaci贸n fiscal de la empresa o aut贸nomo, 煤nicamente son obligatorios los siguientes tres datos fiscales en la factura:

  • Nombre y apellidos del aut贸nomo o nombre fiscal de la empresa
  • CIF o NIF
  • Domicilio o direcci贸n fiscal

En funci贸n de si nuestro cliente es una empresa o un aut贸nomo, contaremos con los siguientes datos a incluir 馃憞

Datos fiscales de una empresa

Si debes a帽adir la informaci贸n fiscal de una empresa en una factura, m铆nimo debes a帽adir estos datos:

  • Nombre fiscal
  • CIF
  • Direcci贸n fiscal

Datos fiscales de un aut贸nomo

En caso que debas a帽adir la informaci贸n fiscal de un aut贸nomo en una factura, m铆nimo debes a帽adir estos datos:

  • Nombre fiscal
  • NIF
  • Direcci贸n fiscal

Ejemplos de factura

Para poner en pr谩ctica toda la teor铆a, vamos a ver un ejemplo de factura que incluya聽todos los datos de facturaci贸n obligatorios. Como cada concepto tiene una base imponible sobre la cual se aplica el tipo impositivo, vamos a ver tres tipos de facturas, que incluyen los diferentes tipos impositivos.

Ejemplo de factura con IVA

Por ejemplo, si emitimos una factura de 500鈧, por la venta de un servicio de dise帽o de cat谩logos, y 煤nicamente le aplicamos el 21% de IVA, tendremos las siguiente factura.

500鈧 de base imponible

+21% de IVA que se aplica a la base imponible

500*1,21= 605鈧

factura con iva ejemplo

Ejemplo de factura con IRPF

Supongamos que, para el mismo ejemplo, se aplica 煤nicamente un 7% de聽retenci贸n de IRPF.

500鈧 de base imponible

-7% de IRPF

500鈧 * 0,07 IRPF= 35鈧

500鈧-35鈧=465鈧

plantilla factura modelo con irpf

Ejemplo de factura con IVA y retenci贸n IRPF

Teniendo en cuenta el mismo ejemplo, ahora aplicamos tanto el 21% de IVA como una retenci贸n del 7% de IRPF. De este modo, el ejemplo de factura con IVA y retenci贸n IRPF quedar铆a de la siguiente forma:

500鈧 de base imponible

+21% de IVA

-7% de IRPF

500*1,21=605鈧

500*0,07=35鈧

605鈧-35鈧=570鈧

factura con iva e irpf modelo

Hacer factura online

驴C贸mo crear una factura con Quipu?

Con Quipu puedes crear facturas de ingreso como registrar los gastos de tu negocio o actividad para que puedas llevar el control de tu facturaci贸n. 脷nicamente tienes que rellenar la plantilla de factura los campos de la factura, para que se cree el PDF de la factura listo para enviar a tu cliente.

  • N煤mero de la factura y serie de numeraci贸n: El n煤mero de la factura se define por defecto con la serie de numeraci贸n que hayas predefinido
  • Fecha de emisi贸n: La fecha de emisi贸n se define tambi茅n por defecto
  • Cliente: Si es un nuevo cliente, deber谩s introducir sus datos, y Quipu lo recordar谩 para la pr贸xima vez. En caso que sea un cliente o proveedor con quien ya has facturado anteriormente, 煤nicamente tendr谩s que seleccionarlo entre la lista que Quipu te ofrece.

  • Concepto: Puedes definir el producto o servicio as铆 como guardarlo para que Quipu lo recuerde la pr贸xima vez. Del mismo modo, puedes a帽adir varios conceptos en una factura.
  • Tipo impositivo: 脷nicamente tienes que definir el porcentaje de IVA e IRPF que se aplicar谩 a la base imponible definida.

Una vez hayas rellenado los campos de la聽plantilla de factura que te ofrecemos con la informaci贸n de la factura y todos los requisitos para facturar a un cliente podr谩s descarg谩rtela en PDF o enviarla directamente a tu cliente.

馃挜 BONUS: Si quieres hacer una factura online puedes probar el Programa de Facturaci贸n Quipu gratis durante 15 d铆as.

Adem谩s, el software online te permite gestionar tu facturaci贸n para que puedas conocer el estado de tu negocio con datos actualizados y as铆 llevar al d铆a tu empresa o actividad 馃檪

Facturaci贸n

Es importante tener el control sobre toda la facturaci贸n de tu empresa o actividad. Esto no significa 煤nicamente emitir y pagar facturas de clientes y proveedores, sino tambi茅n tener visibilidad en tiempo real del estado de tu negocio o actividad y tener datos para hacer previsiones para tu negocio as铆 como informaci贸n actualizada y ordenada para poder pasar cuentas con la Agencia Tributaria al final de Trimestre.

鈽濓笍 Quipu te ayuda a gestionar tu facturaci贸n de un modo 谩gil y te da informaci贸n sobre el estado de tu negocio, para que puedas hacer previsiones de la empresa con datos actualizados en tiempo real. Adem谩s, te rellena los modelos tributarios para que puedas presentar tus impuestos a Hacienda en un s贸lo clic.

驴C贸mo es el proceso de facturaci贸n?

El proceso de facturaci贸n puede iniciarse en un momento anterior a la emisi贸n de la factura a tu cliente. Generalmente, y cuando se trata de un servicio, como emisor de la factura podemos realizar un presupuesto o una factura proforma indicando al cliente las condiciones de venta de nuestro servicio.

De forma posterior, se crea la factura a la espera que el cliente nos pague por ella. Es importante tener visibilidad sobre el estado de pago de esta factura.

Tipos de factura

Existen diferentes tipos de facturas, m谩s all谩 de la factura ordinaria. Por ello, vamos a ver el listado de facturas que existe, de modo que podamos hacernos una idea de todos aquellos tipos de factura que se pueden hacer:

Existen diferentes tipos de facturas:

  1. Factura ordinaria
  2. Factura simplificada
  3. Factura rectificativa
  4. Factura recapitulativa
  5. Factura proforma
  6. Factura electr贸nica

馃憠 Te recomendamos leer el art铆culo sobre las diferencias entre un ticket o factura simplificada y una factura ordinaria si necesitas ampliar m谩s informaci贸n sobre este tema.

6 comentarios en “驴C贸mo hacer una factura y cu谩les son los datos obligatorios de facturaci贸n?”

  1. No entiendo porque en el apartado 1.6 establece la obligaci贸n de que figure la informaci贸n del Registro Mercantil de la Sociedad y luego en la factura no se aplica. Es un error o es que no es obligatorio??

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  2. Buenos d铆as, Judith, muchas gracias por todo el contenido que public谩is, es muy 煤til. Soy cliente de Quipu y estoy muy satisfecho con el servicio, que recomiendo a todo el mundo. Ten铆a una duda relacionada con el asunto de esta entrada. Mi facturaci贸n est谩 dirigida enteramente a clientes extracomunitarios (en concreto, brasile帽os). Como no cuento con su identificaci贸n fiscal, emito la factura sin colocar la identificaci贸n fiscal. 驴Lo estoy haciendo mal? S茅 que podr铆a hacer una factura simplificada, pero si no me equivoco, las facturas simplificadas deben llevar IVA, y para justificar que facturo sin IVA tengo que colocar la direcci贸n del cliente. Un saludo cordial.

    Responder
    • Hola Tony,

      隆Muchas gracias por tus palabras! 馃檪 Te explico un poco una opci贸n que tienes para poder informar a Quipu de este caso. En primer lugar, puedes crear un contacto nuevo con la informaci贸n que tengas del cliente (que entiendo que son clientes finales, no aut贸nomos o empresas). Al momento de crear la factura o desde la misma pesta帽a de contactos, puedes crear un nuevo contacto sin a帽adir m谩s datos que el nombre y pa铆s (en este caso, Brasil). De este modo, podr谩s crear la factura ordinaria (le a帽ades el IVA…) seleccionando el cliente brasile帽o, de forma que indicar谩s a Quipu que se trata de una factura extracomunitaria y de este modo quedar谩 reflejado.

      Espero haberme explicado bien, cualquier cosa me comentas 馃槈

      隆Recibe un saludo!

      Responder
      • Gracias, Judith. Hasta ahora he venido haciendo tal y como me indicas. Son clientes finales, s铆. Creo la factura, coloco todos sus datos (nombre, apellidos, direcci贸n completa) y al seleccionar Brasil como pa铆s el propio sistema ya sabe que no hay que computar IVA.
        Mi preocupaci贸n era la de estar haciendo una factura sin la identificaci贸n fiscal del cliente, pero entiendo que al tratarse de un comprador extracomunitario no hay ning煤n problema. Una vez m谩s, gracias por tu ayuda.

        Responder

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