Uno de los principales objetivos de la contabilidad es reflejar la imagen real y fiel de una empresa. Esta máxima, que a priori parece sencilla de seguir, es en realidad todo un desafío para las organizaciones modernas, debido al elevado volumen de operaciones e información que deben manejar en su actividad diaria.
Algunos procesos contribuyen a facilitar esto. Entre ellos, destaca la conciliación bancaria, un procedimiento esencial para reflejar correctamente la liquidez de la empresa. En este artículo, te explicamos qué es, cómo hacerla y cómo automatizarla.
En este artículo, aprenderás:
- ¿Qué es la conciliación bancaria?
- ¿Para qué sirve la conciliación bancaria?
- ¿Es obligatoria la conciliación bancaria?
- ¿Cuándo hay que hacer la conciliación bancaria?
- Objetivos de la conciliación bancaria
- ¿Cómo hacer la conciliación bancaria?
- Principales desajustes contables
- ¿Es posible la conciliación bancaria automática?
- Ejemplo de conciliación bancaria
¿Qué es la conciliación bancaria?
La conciliación bancaria es un proceso utilizado por las empresas para comparar y reconciliar los registros financieros internos, es decir, de su contabilidad, con los saldos de las cuentas bancarias.
En esencia, consiste en verificar y ajustar las diferencias entre los saldos contables y los saldos bancarios para asegurarse de que coincidan. En caso de que no sea así, los responsables se aseguran de hacer los ajustes contables correspondientes para garantizar la consistencia de la información.
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¿Para qué sirve la conciliación bancaria?
La conciliación bancaria tiene varios propósitos fundamentales:
- En primer lugar, ayuda a identificar y corregir posibles errores en los registros financieros de una empresa, como transacciones duplicadas o no registradas.
- Además, permite detectar fraudes o actividades fraudulentas al comparar los registros internos con los estados de cuenta oficiales del banco.
- También es útil para asegurar la integridad y exactitud de los datos financieros, lo que facilita la toma de decisiones informadas por parte de la empresa.
¿Es obligatoria la conciliación bancaria?
La legislación española exige que todas las sociedades de capital, con independencia de su tamaño y de su sector de actividad, deben realizar la conciliación bancaria. Es un requisito legal por parte de la Agencia Tributaria a la hora de presentar sus cuentas anuales y sus impuestos de forma correcta.
Los autónomos, por su parte, al no estar obligados a presentar sus cuentas anuales, tampoco deben realizar conciliación bancaria. En cualquier caso, con independencia de su obligatoriedad, todos los negocios deberían realizar su propia conciliación bancaria para detectar y corregir las discrepancias entre contabilidad y los saldos reales.
¿Cuándo hay que hacer la conciliación bancaria?
En líneas generales, es recomendable tener la información contable lo más fielmente posible a la realidad y actualizada al día. Por ello, es importante realizar la conciliación bancaria con cierta periodicidad, y si puede ser en tiempo real, mucho mejor.
En la práctica, la mayoría de empresas realizan la conciliación bancaria unas pocas veces a la semana. En algunos casos, si el proceso está automatizado, se realiza una vez se recibe el extracto bancario, que suele ser una vez al día, al inicio de la jornada laboral, con los movimientos del día anterior.
En cualquier caso, los requisitos legales obligan a que esta conciliación se realiza antes de presentar los impuestos, ya que la Agencia Tributaria exige los justificantes y recibos de todas las operaciones realizadas.
Objetivos de la conciliación bancaria
Los objetivos de la conciliación bancaria son los siguientes:
- Asegurar la precisión y confiabilidad de los registros contables: la conciliación bancaria permite comparar los registros financieros internos de una empresa con los estados de cuenta bancarios oficiales. Al conciliar ambos, se busca garantizar que los saldos y transacciones registrados sean precisos y confiables.
- Identificar y corregir posibles errores o discrepancias: durante el proceso de conciliación, se pueden identificar diferencias entre los saldos contables y los saldos bancarios. Estas discrepancias pueden deberse a errores de registro, como transacciones duplicadas o no registradas, y es fundamental corregirlas para garantizar la exactitud de los datos financieros.
- Detectar posibles fraudes o actividades fraudulentas: la conciliación bancaria permite comparar los registros internos con los estados de cuenta bancarios, lo que facilita la detección de irregularidades o actividades fraudulentas. Al reconciliar los saldos y transacciones, se pueden identificar discrepancias inusuales que podrían ser indicativos de fraude.
- Garantizar que el efectivo disponible coincida con el saldo real en el banco: otro de los objetivos principales de la conciliación bancaria es asegurarse de que el saldo de efectivo registrado en los libros contables sea igual al saldo real en el banco. Esto es esencial para tener una imagen precisa de los recursos financieros disponibles para la empresa.
- Proporcionar información financiera precisa y actualizada: la conciliación bancaria ayuda a asegurar que la información financiera utilizada para la toma de decisiones empresariales sea precisa y actualizada. Al reconciliar los registros internos con los estados de cuenta bancarios, se obtiene una visión clara y fiable de la situación financiera de la empresa.
¿Cómo hacer la conciliación bancaria?
El proceso de conciliación bancaria implica una serie de pasos, que detallamos a continuación:
- Obtener los saldos de cuenta bancarios y los registros contables internos: generalmente, la empresa recibe los extractos con todos los movimientos y el saldo inicial y final para obtener el saldo de la cuenta bancaria.
- Comparar los saldos iniciales de ambas partes: tanto de la cuenta bancaria como de la cuenta contable de tesorería.
- Identificar y listar las transacciones pendientes: como cheques no cobrados o depósitos en tránsito.
- Marcar las transacciones conciliadas: es decir, aquellas que aparecen tanto en los registros internos como en los estados de cuenta bancarios.
- Realizar los ajustes necesarios para corregir cualquier discrepancia: y conciliar aquellas partidas pendientes en la contabilidad.
- Una vez realizados los ajustes: verificar que, para ese día concreto, los saldos de las cuentas bancarias y los de la contabilidad coinciden.
- Documentar la conciliación bancaria: y guardar registros para futuras referencias.
Principales desajustes en la contabilidad de la empresa
Como ya hemos dicho, el principal objetivo de la conciliación bancaria es la detección de discrepancias entre la contabilidad y los registros bancarios. Pero, ¿cuáles son los principales motivos que provocan estas diferencias? Algunos de ellos son:
- Cheques no cobrados, pero sí contabilizados.
- Discrepancias entre la fecha valor de la operación y la fecha de contabilización.
- Errores en la entidad bancaria a la hora de liquidar ciertas operaciones.
- Liquidación de comisiones.
¿Es posible la conciliación bancaria automática?
La respuesta es sí.
La conciliación bancaria es un proceso que se puede automatizar gracias a un software específico de conciliación bancaria, y una correcta conectividad bancaria.
En este caso, se produce una comunicación unidireccional entre el banco, que se encarga de enviar el extracto en un formato establecido, como la norma AEB 43, y la empresa, que recibe esta información. Una vez se recibe el extracto, se identifican todos los movimientos, y se contrasta con la información contable. Si coincide, no se realiza ningún ajuste; en caso contrario, se procede a contabilizar los ajustes contables correspondientes.
Todo este proceso es susceptible de ser automatizado. Los modernos sistemas empresariales y de tesorería pueden identificar fácilmente los movimientos y detectar discrepancias entre los registros contables y bancarios, y hacer los ajustes contables correspondientes.
No obstante, es importante señalar que la implementación de un sistema de este tipo no es sencilla, ya que exige adaptar los sistemas empresariales y abrir un canal de comunicación bancario. En cualquier caso, también existe la posibilidad de implementar un sistema semiautomático, en el que los trabajadores se descarguen los extractos bancarios bajo demanda y suban la información al sistema.
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Ejemplo de conciliación bancaria
A continuación, se presenta un ejemplo simplificado de conciliación bancaria:
- Saldo en libros (Registro contable interno): 100.000€
- Saldo en el estado de cuenta bancario: 91.000€
En este ejemplo, hay una discrepancia entre la contabilidad de la empresa y el saldo de la cuenta bancaria de 9.000 €.
Durante el proceso de conciliación, se identifican las siguientes discrepancias:
- Cheque emitido pero no cobrado: 3.000€
- Comisiones bancarias: 2.000€
- Depósitos en tránsito: 4.000€
Los ajustes contables a realizar son los siguientes:
Por el cheque emitido pero no cobrado, el importe del cheque deberá contabilizarse de nuevo en la cuenta de clientes, de la siguiente manera:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 431. Clientes, efectos comerciales a cobrar | 3.000 € | |
| 572. Bancos | 3.000 € |
Las comisiones bancarias, que se aplican en el momento de recibir el abono en la cuenta bancaria, se contabilizan de la siguiente manera:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 626. Servicios Bancarios y similares | 2.000 € | |
| 572. Bancos | 2.000 € |
Por el depósito en tránsito, la contabilidad ha reflejado un aumento en el importe de la cuenta, pero aún no se ha reflejado en los bancos. De manera que nos llevamos el importe a una transitoria.
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 572. Ajuste por conciliación bancaria (transitoria) | 4.000 € | |
| 572. Bancos | 4.000 € |
Una vez realizados todos estos ajustes, la cuenta de bancos presentará un saldo de 91.000 €, que equivalen a los de la cuenta de bancos. En consecuencia, la conciliación bancaria habrá quedado completada.
