¿Tienes tarjeta de empresa? ¿Sabes de la importancia de usarla correctamente? 

En este post te explicaremos cómo usar correctamente las tarjetas de tu empresa para evitar que tengas desordenados tus gastos, y los beneficios que tiene para tu negocio. 

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¿Por qué tener tarjetas de empresa?

La principal razón para querer trabajar con este tipo de tarjetas es por la facilidad de pago que aporta a cualquier empresa, y porque te soluciona el problema de que se mezclen tus gastos personales con los de tu negocio. 

Pero estas tarjetas tienen muchos otros beneficios para tu negocio que las convierten en una herramienta importante. 

Monitorizar gastos

Una de las grandes ventajas es que se pueden monitorizar y analizar tus gastos. Al quedar todos los movimientos registrados, es más sencillo hacer informes para tener controlados todos los gastos. En cambio cuando pagas en efectivo pierdes ese registro de cada gasto. 

Beneficios por uso

Estas tarjetas tienen recompensas por utilizarlas continuamente. Ya sea con descuentos o simplemente ventajas exclusivas en viajes, la realidad es que solo por usarla, puedes conseguir ahorrarte mucho dinero en tu negocio. 

Ventajas para tus empleados

Los empleados también tienen beneficios. Ya que gracias a estas tarjetas los trabajadores no tendrán que adelantar su dinero, y por tanto, se evita que pierdan tiempo en rellenar hojas de gastos, que además, son más difíciles de monitorizar. Los únicos documentos que tendrán que aportar son los tickets y facturas de lo que hayan comprado. 

Seguridad del dinero de tu negocio

Es importante tener en cuenta la seguridad extra que aportan estas tarjetas. La mayoría tienen seguros especiales que cubren los fondos de la empresa por posibles robos, por uso fraudulento, seguros de viajes, etc. 

Facilidades de financiación

Por último, hay que destacar las ventajas que te ofrecen las tarjetas de crédito de empresa en el tema de la financiación. Con estas tarjetas, automáticamente tendrás acceso a un “mini crédito”, ya que no tendrás que pagar nada hasta final de mes. Además, tendrás más facilidades para aplazar los pagos con este tipo de tarjetas que con las débito. 

Como puedes ver son muchas las ventajas que te aportan este tipo de tarjetas, pero también hay que tener en cuenta, que hay que hacer un buen uso de ellas para evitar caer en malas prácticas que pueden perjudicar a tu empresa. 

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Buenas practicas con las tarjetas empresariales

La gran flexibilidad que estas tarjetas dan al empresario, hace que sea muy fácil darles un mal uso, y no hay que olvidar que las sanciones por utilizar de forma incorrecta los fondos de tu negocio, pueden tener sanciones muy graves tanto para la empresa como para el empresario. 

Por eso, en este post te enseñaremos una serie de good practises a la hora de usarlas, y así evitar que caigas en los típicos errores de uso. 

Para empezar, es muy importante que se establezca un control muy estricto sobre estas tarjetas. Indicar a qué personas se les entrega, los límites que tiene y los usos específicos que se les puede dar, ayudará a evitar malos usos, o que si se producen, poder reclamar los gastos a la persona responsable. 

Otro punto importante son las continuas revisiones que es bueno que se hagan en las tarjetas empresariales. Es fácil que entre los distintos usos que se le dan a estas tarjetas, se puedan colar gastos innecesarios o excesivos. Por eso, es bueno que se pidan continuamente informes a tu banco, y así conocer al detalle los movimientos de tus tarjetas empresariales. 

El uso donde hay que tener más cuidado a la hora de utilizar estas tarjetas es con la posibilidad de mezclar los gastos personales con los empresariales. Esta práctica tiene dos problemas: el primero es el desorden que crea en la contabilidad de tu empresa al mezclar gastos, y el segundo, son las posibles sanciones y delitos que se pueden cometer. Dejando de lado el tema de las sanciones, es importante comprender que es un gran problema tener desordenada la contabilidad de tu empresa, ya que, no podrás tener tus cuentas correctamente actualizadas, y al mismo tiempo, tu gestor tendrá más problemas a la hora de hacer tus obligaciones contables. 

Como hemos podido ver las ventajas de estas tarjetas hacen que sean un valor muy importante para tu empresa. Pero es importante que siempre tengas claro su uso y control para evitar malas prácticas y gastos innecesarios. 

Por esta razón, es importante que si tienes dudas consultes con un asesor experto en estos temas. Si necesitas uno, puedes contratar un asesor certificado Quipu que te ayudará con todas tus dudas y te conseguirá los mejores beneficios fiscales para tu empresa. 

Jesús Galván
Responsable de contenido. Al día de todas las novedades para poder ayudar a empresas y autónomos.