Hoy os contamos cómo importar toda la información en nuestro programa de facturación.

Para todos estos que empezáis a usar Quipu, o los que hace tiempo que lo usáis pero queréis centralizar toda la información en un mismo punto, hoy os contamos paso a paso, cómo hacerlo.

Recuerda que si no tienes toda la información subida en Quipu, los modelos tributarios para autónomos no se rellenarán automáticamente. Y para las empresas también lo necesitáis para realizar la conciliación bancaria. Os dejamos un vídeo y su correspondiente explicación para que veáis lo sencillo que es:

¿Cómo importar facturas y tickets en Quipu?

Abre tu excel con toda las facturas y tickets.  Básicamente, tu libro de registro. Si antes tenías un gestor, él puede facilitártelo en caso de que tu no lo tengas, o bien si vienes de otro programa de facturación la exportación de datos que has hecho.

Por otro lado, puede ser que solo tengas las facturas en Word, en ese caso, deberás pasar la información a un Excel, desglosando todas las partes: Cliente, Concepto, base imponible, IVA, IRPF, etc. Registra todas las facturas que hayas facturado a tus clientes. Pero, en vez de crearte un excel a parte, puedes hacerlo directamente en el de Quipu, como aquí te cuento.

O si por otra parte, tienes todos los gastos en papel, deberás crear también un excel con toda la información. Puedes hacerlo directamente en Quipu.
Vamos a ver cómo:

Plantilla de Quipu

Necesitamos descargarnos la plantilla de Excel que nos da Quipu para poder importar todos los datos.
En el momento que lo tengas todo en Excel, debes entrar en tu cuenta, ir a pestaña ingresos y seleccionar la flecha de la barra central que va hacia arriba. Repetiremos el proceso para gastos, ya que son dos importaciones diferentes, aunque la plantilla es prácticamente la misma.

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Si te fijas, se nos abre una ventana con diferentes indicaciones. Lo importante aquí es que te descargues la “plantilla ingresos” o bien “la plantilla de gastos”, clica y empezará la descarga.

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Una vez descargada, si la abrimos vemos que se nos abre un documento con diferentes columnas que ya añade algunos ejemplos. Veremos cada uno de estos bloques detalladamente.

Cuando vayas a subir el tuyo, recuerda borrar los ejemplos. Dicho esto, vamos a ver qué es cada parte.

Si ya tienes tu Excel, simplemente, copia y engancha las columnas en cada una como te indica. Para los que no tenéis Excel, poned la información directamente en esta plantilla

Todas las partes que lleven un “*” asterisco, significan que son campos obligatorios para que la importación se realice correctamente.

Datos Fiscales

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La primera opción son los datos fiscales, aquí en la primera columna, nos informa qué es cada cosa:

Factura, ticket o presupuesto*

Simplemente deberemos escribir de qué tipo de documento se trata. Para más información aquí tienes qué tipos de facturas existen y la diferencia entre ticket y factura.

Fecha de emisión*

Informar de esta fecha es obligatorio, sino la importación no se subirá con éxito. La plantilla acepta el formato DD/MM/AA o DD/MM/AAAA, con barras y año entero o finales de año, es decir:

22/08/2015 o bien 22/08/15

Fecha de vencimiento*

Igual. Recuerda que la fecha de vencimiento es “cuando caduca” dicha factura. Hasta qué día tiene nuestro cliente para pagarnos

Fecha de Pago

Si la tenemos porque ya nos ha pagado el cliente, la ponemos. Si no, no hace falta. Ya se pondrá automáticamente en Quipu cuando informemos de que se nos ha pagado.

Estado de Pago.

Pagado, pendiente o impagado.

Tampoco es obligatorio y si has puesto la fecha ya se actualizará también directamente.

Serie de facturación y número de factura o ticket*

Bien, muy importante.

Para empezar, debes saber que con Quipu puedes crearte tantas series de numeración como necesites. Imagina que tienes diferentes proyectos como autónomo o empresa: Diseño, programación y páginas web. Puedes crearte una serie de numeración para cada uno de estos proyectos, en configuración de la cuenta.

A partir de aquí, Quipu las hará correlativas. Seleccionas la numeración que quieres usar y él se encarga del resto. En caso de tener solo una, también las irá haciendo correlativas tal y como tiene que ser.

Ahora bien, si ya tienes una serie de numeración hecha y quieres seguirla, simplemente, créala en Quipu en configuración de la cuenta –> pestaña numeraciones. Posteriormente, en la plantilla de Excel, súbela como te indica: En la columna “serie de facturación” escribes el nombre de esa serie de numeración y en la siguiente columna “número de ticket o factura” el número correspondiente a esa factura que estás subiendo.

Por ejemplo, imaginemos que tenemos una serie de una factura con numeración 2016-001, 2016-002,.. yo subiré en “Serie de facturación”: 2016 y en “numeración” 001. Sin el guión ni barra. No es necesario, lo hará Quipu automáticamente.

En la siguiente si es la 2016-002, subiré en “Serie”: 2016 y en “numeración”: 2. Y así con todas.

Las siguientes facturas que crees en Quipu con esta numeración, te las computará correlativamente de forma correcta, ya que podrás seleccionar dicha numeración, Quipu la cogerá y seguirá la serie.

Para las facturas de gasto solo tienes una columna que dice “numeración”, ya que la serie no la creas tu, sino tu proveedor. Súbela exactamente como te la facilitó el proveedor, con tu serie y numeración. Ejemplo: AA2015-2451

Cliente / Proveedor

En la plantilla de ingresos verás cliente y en la de gasto proveedor, pero son las mismas.

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NIF*

Muy importante. El NIF del cliente, será el identificador del cliente. Si lo subes en diferentes facturas, te lo computará como igual con los otros, y te lo subirá solo una vez! he aquí la importancia de ponerlo correctamente en cada factura.

Recuerda que el CIF ya no existe y es el NIF para todos: más información.

en caso de que sean tickets, no lo guardará y lo duplicará. Ya que en los tickets no es obligatoria la infomración fiscal de ambas partes.

Nombre*

El nombre del cliente o proveedor

Correo

Opcional, pero para enviarle después la factura directamente desde Quipu necesitarás tenerlo. Así que mejor ponerlo.

Dirección

De la empresa.

Población

Aquí podemos poner Barcelona, Álaba, España, Alemania o de donde sea.

Código postal

De la empresa en cuestión del cliente o proveedor.

País

ES, FR, o bien Francia, España. Se acepta de las dos formas.

Piensa que si tienes operaciones intracomunitarias deberás indicar en todo momento el país del cliente para que Quipu pueda computarlo directamente. Más información sobre operaciones intracomunitarias.

Telefóno 

Del cliente. Si el número es extranjero, recuerda ponerlo con el prefijo correcto. +33 ó 0033 por ejemplo,

Piensa que todos estos datos del cliente -excepto el NIF que es obligatorio- son para ti. Para que tengas toda la información centralizada en un mismo y puedas encontrarla cuando la necesites.

IBAN

El número de cuenta que tiene nuestro cliente o proveedor para poder domiciliarle los ingresos o gastos.

Swift

Nos lo dará el banco de nuestra cuenta bancaria.

Número de cliente

Este punto es un poco problemático. Esto es básicamente si ya hemos tenido números de clientes o proveedores porque antes llevábamos la contabilidad con un excel, con otro programa o básicamente porque hace años que es nuestro cliente. Cada uno de nuestros clientes tiene un número contable. Para importarlos de forma correcta debemos configurarlo previamente en configuración de la cuenta. Aquí dentro, en configuración básica, está el apartado “nª de dígitos contables” y podemos seleccionar los que necesitemos. Porque puede ser que los números de nuestros clientes sean, por ejemplo 43000092 y esté preconfigurado con solo 6 dígitos en vez de 8. De esta forma, en este apartado deberemos informar de que nuestros numeros de digitos contables son 8.

Una vez hayamos informado de esto en nuestro Quipu, ya podemos poner el número del cliente o proveedor en la plantilla de Quipu.

En caso de que no tengas, Quipu te los generárá correcta y automáticamente.

Línia de factura

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Concepto

El concepto de la factura. Ej: servicios de márketing, diseño web,.. el concepto de nuestro factura tanto de ingreso o como de gasto.

Base Unitaria*

La base imponible de dicha factura. Recuerda que el IVA e IPRF se aplica en esta base. Aquí os contamos cómo funciona el IVA e IPRF en una factura.

Cantidad

Por si vendemos en cantidades o unidades y la factura la tienes así de desglosada, es decir, si tienes el total no pongas la cantidad. Si tienes la base imponible de cada unidad y después le pones la cantidad, te lo subirá automáticamente calculado. Ejemplo:

Base unitaria:100

Cantidad: 2

En Quipu se subirá además el total= 200

Si tu factura tiene solo el total aunque estaba por cantidades, pero no está desglosado. Sube el total.

IVA (%)

El % de IVA que se ha aplicado en esa factura. Si es factura sin IVA, pondremos 0.

En caso de que sean tickets y tengas el importe total, deberás restarle el % de IVA y desglosarlo.

Recargo de Equivalencia

Para todos los que estáis en recargo de equivalencia o tenéis un cliente al que tenéis que aplicarle facturas con RE, debéis indicar aquí la cuota del recargo que habéis aplicado: ya sea del 5,2%, 1,4%, 0,5 etc. Deberemos indicarlo aquí sin el signo del %, es decir, pondremos tan solo 5,2 y Quipu lo calculará e importará automáticamente. Para más información sobre qué es el Recargo de equivalencia y cómo funciona, clica aquí.

Si no debemos aplicar RE a las facturas, dejaremos la celda en blanco o a 0.

Retención (%)

el % de IRPF que aplicamos en esa factura, 7%, 15%,.. o en caso de no haber retenido, pondremos 0.o

Categoría de ingreso / categoría de gasto

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Todos los ingresos y gastos tienen categorías contable. Si la tienes en tu excel podrás subirla aquí o bien si te las comunica tu gestor en caso de tener. SI por alguna razón, no tienes, súbela vacía y en el momento que lo categorices en Quipu, te añadirá una automáticamente.

Y ya lo tienes! 😉

Listo para empezar a usar Quipu, con toda la ifnormación centralizada en un mismo punto! a partir de ahora, podrás crear las facturas directamente con Quipu y olvidarte de si cumplen con las obligaciones contables, ya que él lo hace por ti 😉

Por si aún no conoces todas las ventajas que te aporta Quipu, puedes descubrir más aquí.

 

Júlia Areny Quipu
Responsable de comunicación. Puedes seguirme en twitter @juliadeQuipu o Facebook: juliaquipu ;)