¿Cómo hacer una nómina en España paso a paso?

Para muchas empresas y autónomos, hacer una nómina puede parecer tan complicado como descifrar un jeroglífico. Pero lo cierto es que este documento es importante: no solo acredita el salario y el puesto de trabajo, sino que también es indispensable en situaciones cotidianas como pedir un préstamo, firmar una hipoteca o revisar las cotizaciones para la jubilación.

En este artículo aprenderás:

• ¿Qué es una nómina?
• Aspectos previos a tener en cuenta
• Pasos para hacer una nómina
• Ejemplo de confección de una nómina

¿Qué es una nómina?

Una nómina es un documento legal que refleja el salario que un trabajador percibe por sus servicios en una empresa durante un periodo determinado. Tiene como objetivo detallar de manera clara y transparente los conceptos retributivos y las deducciones aplicadas. Además de ser un comprobante del pago del salario, también sirve como justificante legal en caso de conflictos laborales o fiscales.

El formato de la nómina debe cumplir con ciertos requisitos legales para garantizar que los derechos del trabajador estén protegidos y que la empresa cumpla con sus obligaciones tributarias y de Seguridad Social.

Aspectos previos a tener en cuenta

Para elaborar una nómina hay que tener en cuenta diferentes factores que influyen en el cálculo de la cantidad final que recibirá un empleado. Estos son los principales puntos que deberás considerar:

• Tipo de contrato: no es lo mismo trabajar a jornada completa que a jornada parcial, ni tener un contrato indefinido que uno de duración determinada. Por ejemplo, el porcentaje que se cotiza en la Seguridad Social está ligado al tipo de contrato, y el porcentaje de retención del IRPF depende del sueldo total que se perciba, lo cual también está vinculado al tipo de contrato.
• Situación personal del empleado: es importante conocer si el empleado está casado o si tiene hijos o personas a su cargo, ya que esto afecta directamente al cálculo del IRPF.
• Convenio colectivo de aplicación: este determina los complementos salariales que recibirá el empleado, así como las condiciones para el cobro de horas extras o percepciones no salariales como dietas.
• Pagas extras: es fundamental saber si las pagas extraordinarias se prorratean o se abonan en sus partes correspondientes, ya que esto influye en el cálculo del IRPF.
• Categoría profesional y grupo de cotización: estos factores afectan al cálculo de las bases de cotización a la Seguridad Social.
• Bajas laborales: si el empleado ha estado de baja, ya sea por razones médicas o por maternidad/paternidad, esto también influirá en la confección de la nómina.

Pasos para hacer una nómina

A continuación, te explicamos paso a paso cómo hacer una nómina en España, con todos los conceptos que deben aparecer.

Parte 1 – Encabezado

Todas las nóminas, con independencia de la empresa que la emita, deben contener los datos personales del empleado y los datos de la empresa. Asimismo, en la cabecera, debe constar otros datos como la categoría profesional del trabajador, su antigüedad dentro de la empresa, y el periodo de liquidación de la nómina. Los datos que deben aparecer son, al menos, los siguientes:

• Datos de la empresa: la información legal de la empresa, con los siguientes conceptos:
  • Nombre
  • Domicilio o razón social
  • Código Seguridad Social
  • CIF
• Datos del trabajador: los datos legales del trabajador. Incluye:
  • Nombre y apellidos
  • DNI
  • Código Seguridad Social
  • Categoría profesional
  • Antigüedad
  • Período de liquidación
• Período de liquidación: es el mes trabajado al que hace referencia la nómina.

Parte 2 – Devengos

Los devengos representan el total de ingresos brutos que percibe un empleado por su trabajo. Es la suma de todo lo que el empleado gana antes de aplicar descuentos.

Comprenden los siguientes conceptos:

• Devengos salariales: se refiere al total de las percepciones económicas que recibe el empleado por su trabajo, ya sea en dinero o en especies, más los pluses que perciba. En él se encuentran:
  • Salario base.
  • Complementos salariales.
  • Horas extraordinarias.
  • Salario en especie.
  • Mejoras voluntarias.
• Devengos no salariales: son percepciones que no cotizan a la Seguridad Social. Entre ellos se encuentran los siguientes:
  • Indemnizaciones y suplidos.
  • Indemnizaciones por traslados.
  • Prestaciones e indemnizaciones Seguridad Social.

Parte 3 – Deducciones

Las deducciones son los importes que se restan de los devengos brutos para obtener el salario neto. Incluyen las aportaciones a la Seguridad Social, las retenciones del IRPF y otras deducciones, como anticipos o embargos, si corresponden.

Los conceptos más importantes son los impuestos y las cotizaciones sociales, pero no son los únicos:

• Impuestos: básicamente el IRPF, que se calcula según los ingresos del trabajador y su situación personal. El porcentaje de deducción se calcula con algunas herramientas como la calculadora de retenciones de la Agencia Tributaria.
• Cotizaciones sociales: Aportaciones del trabajador a las cotizaciones de la Seguridad Social y recaudación conjunta. Se dividen en los siguientes conceptos:
  • Contingencias comunes: el 4,70% de la base de cotización a cargo del empleado.
  • Desempleo: 1,55% de la base de cotización si el contrato es de tipo indefinido o 1,60% si el contrato es de duración determinada.
  • Formación profesional: 0,10% de la base de cotización.
  • Horas extraordinarias normales: 4,70% de la base de cotización.
  • Horas extraordinarias de fuerza mayor: 2% de la base de cotización.
• Anticipos de nómina: en caso de que la empresa haya adelantado parte del salario al trabajador.
• Valor de los productos recibidos en especie.
• Otras deducciones, como préstamos que el empleado tenga que devolver a la empresa, cuotas sindicales, etc.

Parte 4 – Líquido a percibir

El líquido a percibir es la cantidad final que el empleado recibe en su cuenta bancaria. Se calcula restando las deducciones del total de los devengos. Representa el salario neto, es decir, lo que realmente se cobra. En esta parte se incluyen los siguientes conceptos:

• Remuneración Total (RT): importe bruto que un empleado genera en un periodo, incluyendo salario base, complementos salariales, horas extras y percepciones adicionales o extraordinarias. Es la suma de todos los devengos.
• Prorrateo de las pagas extras (PRP): distribución de las pagas extraordinarias a lo largo de los 12 meses del año, incrementando la nómina mensual bruta.
• Base de cotización a la seguridad social: importe sobre el que se calculan las aportaciones a la Seguridad Social, incluyendo pagos salariales y en especie.
• Base del IRPF: cantidad utilizada para calcular la retención del IRPF, incluyendo ingresos regulares y extraordinarios, ajustada según la situación personal y familiar.
• Total a deducir: suma de todas las deducciones aplicables al salario bruto, como cotizaciones a la Seguridad Social, retención de IRPF y otros conceptos (embargos, anticipos, etc.).
• Líquido a percibir: cantidad neta que el empleado recibe finalmente, calculada como la remuneración total menos el total a deducir.

Parte 5 – Pie de nómina

El pie de la nómina recoge información adicional como el nombre de la empresa y el trabajador, el puesto, la fecha de emisión y las firmas. También puede incluir mensajes legales o específicos sobre las condiciones laborales o el pago. En los últimos años, además, la nómina incluye la cotización social a cargo de la empresa. Así, cada empresa aporta por sus trabajadores los siguientes porcentajes en función de los conceptos detallados a continuación:

• Contingencias comunes: 24,18% sobre base de cotización
• Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales (AT y EP): 1,50% sobre base de cotización.
• Desempleo: 5,50% sobre base de cotización en caso de trabajadores con contrato fijo y el 6,70% si es contrato temporal.
• Formación Profesional: 0,60% sobre base de cotización.
• Fondo Garantía Salarial: 0,20% sobre base de cotización.
• Horas extraordinarias: el 23,6% de la base de cotización del trabajador por contingencias comunes.

Ejemplo de confección de una nómina

A continuación, te mostramos un ejemplo de una nómina confeccionada en España con todos los conceptos que hemos detallado en el punto anterior. Vamos a ver cada apartado en detalle.

Encabezado

En la parte superior de la nómina encontramos información clave tanto de la empresa como del trabajador:

• Empresa: Nombre de la empresa que emite la nómina.
• Domicilio: Dirección de la empresa.
• Trabajador/a: Nombre del empleado.
• Categoría Profesional: En este caso, «Auxiliar», que define el puesto del trabajador según el convenio aplicable.
• Antigüedad: Fecha desde la que el trabajador forma parte de la empresa.
• Período: Indica el mes o periodo laboral al que corresponde la nómina (en este caso, del 1 al 31 de diciembre de 2015).
• Total días: Días trabajados en el período (30 días).

Devengos

En este ejemplo, los devengos incluyen:

• Salario base: 807,21 €.
• Mejora voluntaria: 443,59 €.
• Prorrata de Pagas Extraordinarias: 134,52 €.
• A cuenta convenio: 89,68 €.
• Total Devengo: 1.475,00 €.

Deducciones

Las deducciones de la nómina son las siguientes:

• Cotización por contingencias comunes (4,70%): 69,33 €
• Cotización por formación profesional (0,10%): 1,48 €
• Cotización por desempleo (1,55%): 22,86 €
• Retención IRPF (10,20%): 150,45 €
• Total Deducciones: 244,12 €

Líquido a Percibir

Como hemos dicho, el líquido a percibir es el importe final que el trabajador recibe en su cuenta bancaria, una vez descontadas todas las deducciones. En nuestro ejemplo, este líquido es de 1.230,88 €, resultado de restar 1.475,00 – 244,12. Además, el importe de las pagas extras, al estar prorrateadas (es decir, recibir 12 pagas), es de cero, por eso la casilla aparece vacía.

Pie de nómina

En pie de esta nómina se incluye información adicional, como la fecha de emisión, el sello de la empresa, y el recibí firmado por el trabajador. También aparecen el IBAN y el SWIFT/BIC de la cuenta bancaria donde se abona el salario. Y, además, aparece la información de la Seguridad Social a cargo de la empresa, con los siguientes importes:

• Contingencias Comunes (23,60%): 348,10 €
• Desempleo (5,50%): 81,13 €
• Formación Profesional (0,60%): 8,85 €
• Fondo de Garantía Salarial (0,20%): 2,95 €