¿Sabéis qué es lo que más preocupa a un autónomo o emprendedor? El miedo a superar la primera factura. Porque parece fácil, seguro que hemos visto trescientas mil… pero hay un día que te toca hacerla a ti mismo y piensas, madre mía, ¿Por dónde empiezo? Pero… ¿dónde me he metido?

Bueno, tranquilos! Es más fácil de lo que parece y, si no te aclaras, siempre puedes usar un programa de facturación! Vamos a explicarlo poco a poco y sin dejarnos ni un punto!

Primero, ¿Qué es una factura?

Miles de veces hemos tenido facturas en nuestras manos pero exactamente ¿qué son?

Una factura es un documento que justifica la entrega de un bien o de una prestación de servicio realizado. La factura es el documento que acredita todas las operaciones que haces, las cuales deben quedar registradas. Es por ello que debemos conservarlas durante 5 años, asegurando su integridad y acceso en todo momento.

Facturas y tickets

Pero ojo, existen diferentes tipos de facturas. La más básica: facturas y facturas simplificadas. Las facturas simplificadas son los tickets de toda la vida. Simplificando, la factura es un documento a una empresa o autónomo y el ticket a un particular.

A nivel de contenido, la diferencia esencial entre un ticket y una factura es que en un ticket solo figura la información fiscal del emisor y la factura la del emisor y la del receptor.

A efectos fiscales, si el receptor quiere deducirse el IVA debe ser una factura, no podrá hacerlo de un ticket. Qué puedo desgravar y qué no.

¿Qué debe contener una factura?

¡Vamos allá! Lo más importante: Una factura debe incluir sí o sí, los siguientes campos:

Existen luego pequeñas especificaciones en función de ciertos sectores en particular, que no detallaremos.
Todos los campos están predeterminados con Quipu. Sólo tendrás que rellenarlos como ves en la fotografía. Además se enviarán automáticamente cuando lo necesites, entre otras cosas.¿Quieres saber que más hace nuestra plataforma de facturación online?

Numeración

Cada factura debe tener un identificador único y debe seguir una serie determinada en donde los números deben ser correlativos respetando dicha numeración la fecha de emisión de tus facturas. Puedes tener tantas series de factura como quieras o empezar la numeración por el número que te plazca, pero deben ser correlativas. O sea, puedes tener tantas series de factura como quieras pero deben ser correlativas, es decir, una detrás de la otra (1,2,3…)

¡Y atención! Las facturas y los tickets deben tener series distintas.

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Fecha de emisión y vencimiento

La fecha de emisión es a efectos tributarios, en realidad, la única fecha que importa. Sin embargo, saber la fecha de vencimiento y dejarla por escrito nos ayuda a recordar hasta qué fecha de pago o de cobro tenemos (dependiendo si somos compradores o vendedores).

Tu información fiscal y la de tu cliente.

Interesante, pero, ¿esto qué es? La información fiscal es tu denominación social completa (tu nombre o el de tu empresa), NIF y domicilio. ( NIF: Número de Identificación Fiscal. Resumiendo, a una empresa se le otorga un NIF. Si eres autónomo, es el número de tu DNI).

Descripción de la operación

. Concepto de la operación: qué producto es o bien, qué servicio se ha ofrecido: publicidad, diseño, venta de material,..

. Base imponible: unitaria y total. Es decir, la base del precio más los impuestos. (P.V.P + %)

. Y los impuestos aplicados a cada concepto. En caso que haya descuentos también deben figurar.

Tipos Impositivos aplicado

Debe figurar el IVA de cada concepto, y en caso que no hubiere especificar la razón. En caso de aplicar retención de IRPF debe figurar también.

Finalmente debe verse desglosado el total de base impositiva y todos los impuestos aplicados desglosados por tipo impositivo.

Información del registro mercantil

Sólo para empresas: es obligatorio mostrar también la información del registro mercantil. Que si el tomo, el folio, la página, etc.

factura QUIPU

Ok, ya estoy listo, ¿por dónde empezamos?

Hace unos años las facturas se hacían a mano. En las papelerías se compraba un fajo y se rellenaban a mano, hasta se podían personalizar! Sin embargo, con la instauración de las nuevas tecnologías y la informática se ha pasado del papel a la pantalla, y con ello todo este papeleo.. empezó a usarse un editor de texto para hacerlas, o cualquier programa de edición para maquetarlas.

Nosotros, lo hacemos todavía más fácil. Con Quipu la plantilla de tu factura está hecha y solo hay que rellenar los campos.

Una vez rellenado, si queréis podéis pre visualizarla y luego crearla y… voilà! Factura hecha. Además de la posibilidad de escoger diferentes modelos de facturas y puedes personalizarlas con tu logo. A partir de aquí se convierte en pdf automáticamente, puedes enviarla por correo y se guarda en tu cuenta. Se almacenan todas en la nube, donde te permite tener toda tu información de facturación ordenada en un mismo punto, segura y siempre disponible; ya sean gastos o ingresos.

Puedes descargar tu facturación en excel, tanto ingresos como gastos, dentro de cada opción del menú. Selecciona el periodo de tiempo que quieres, por trimestre o todo el periodo, y clica sobre la flecha de descarga. Se bajará un documento de excel con toda tu información. Así de fácil.

Y además, gestiona el envío de facturas, el estado de pagos, la gestión de clientes y proveedores, la tesorería, te da información financiera en tiempo real e incluso te autocompleta los modelos tributarios.

Además permite gestionar de una forma más llevadera y eficaz la gestión del día a día, ahorrando tiempo y salud. 😉

¿Y pues? ¿A qué no es tan complicado como pensabas…? Y con Quipu… es que te lo regalamos casi!! 😉 Descúbrelo tu mismo y ahórrate tiempo y dolores de cabeza!

¡¡Pruébalo gratis!!

¡Recordad que si tenéis cualquier duda o sugerencia, estamos encantados de atenderos!

Júlia Areny Quipu
Responsable de comunicación. Puedes seguirme en twitter @juliadeQuipu o Facebook: juliaquipu ;)