Programa para escanear y digitalizar facturas con tecnología OCR.

Todo aquel que tiene que pasar los gastos de empresa tiene el deber de guardar los tickets y facturas para luego dejar lista la contabilidad.

Esto antiguamente se hacía con una clásica plantilla de excel para control de gastos de empresa, pero hoy en día el paradigma cambió y lo que simplifica nuestro día a día es poder utilizar programas para escanear los gastos y digitalizar facturas.

💡 De esta manera nos evitamos llenar nuestra cartera de papales y ahorramos tiempo sin tener que picar a mano en un excel cada gasto realizado.

¿Cómo digitalizar facturas, tickets o documentos?

La tecnología capaz de leer los datos que contiene un documento en formato papel se llama Optical Character Recognition (OCR) y el programa de facturación Quipu, cuenta con este sistema de inteligencia artificial adoptándolo de tres maneras muy sencillas y permitiendo al usuario:

1- Escanear las facturas con el móvil.

2- Subir tus documentos desde tu ordenador al programa.

3- Reenviar por mail la factura o ticket recibido a tu casilla de “Quipu Box”.

👇🏻En el siguiente video de 3 minutos te contamos como hacerlo

Veamos qué es técnicamente el OCR, para qué lo podemos utilizar y qué ventajas nos aportará en la gestión de nuestra facturación.

¿Qué es un lector OCR de facturas?

El OCR – o Sistema de Reconocimiento Óptico de Caracteres – es una tecnología que puede cambiar la manera en cómo guardamos y almacenamos los documentos. Se trata de un sistema que pretende emular al ojo humano, permitiendo el reconocimiento óptico de caracteres contenidos en una imagen o formato digital.

Es decir, permite convertir diferentes tipos de documentos, ya sean en papel escaneados, archivos en formato PDF o imágenes tomadas con una cámara digital o teléfono móvil, en datos editables, reconociendo las cifras o letras definidas en papel, y traspasando la información a modo digital.

Para qué sirve el OCR: Digitalizar facturas

Principalmente, la tecnología OCR permite ahorrar tiempo. En vez de introducir TODOS tus datos uno a uno, el OCR los procesa por tí. Únicamente, debes hacer una fotografía al documento que quieres procesar, y el OCR detectará todos aquellos datos del documento y los registrará en el ordenador.

Gracias a la tecnología de reconocimiento de caracteres, ya es posible identificar los datos contenidos en una imagen y almacenarlos en forma de datos que podemos visualizar en una pantalla. De documentos como: nóminas, contratos, tickets, facturas…

Ventajas de la digitalización de facturas en tu empresa

Para autónomos y pymes, la verdadera utilidad de la digitalización de todos los tickets de gasto generados en el día a día (material de oficina, comida, transporte, peajes, parkings…) es la capacidad para registrarlos y contabilizarlos para que se puedan desgravar en la Declaración de Impuestos en la Agencia Tributaria.

Veamos un ejemplo de digitalización de facturas.

Tienes una pequeña o mediana empresa con algunos empleados que hacen gastos de dietas y cada uno trae los tickets cada semana y alguien tiene que picarlos. ¡Esto es una perdida de tiempo total!

Con el programa para escanear tickets y facturas, cada empleado sólo tiene tomar una foto al ticket desde su móvil y automáticamente el gasto queda listo para validar por el administrador de la cuenta. De esta manera, todos los gastos de las dietas de uno o distintos empleados quedan subidos a tu programa de facturación y lo tendrás siempre disponible si Hacienda pide auditar tus movimientos.

❗️De esta manera no tienes que conservar carpetas llenas de papel físico, cajas llenas de tickets o folios en una biblioteca, ya que Quipu lo guarda y archiva por ti.

Toda esta información se contabilizara junto a tus otros gastos y tendrás así todo centralizado en un mismo lugar y con mayor visibilidad de los gastos de toda tu empresa.

Lista de ventajas del OCR para tu negocio

La tecnología OCR presenta varias ventajas que nos ayudarán a optimizar el tiempo.

  1. Registro automático de todos los gastos derivados de nuestra actividad profesional.
  2. Control en todo el ciclo de vida del documento. Desde que lo recibimos hasta que lo registramos en nuestras cuentas.
  3. Reducción del espacio destinado al almacenamiento. Ya no es necesario acumular los tickets en tu cartera y por la oficina.
  4. Reducción del tiempo dedicado a la localización y recuperación de los documentos, evitando el riesgo de perderlos o de que se borren los datos que contienen.
  5. Escanear facturas para contabilidad agiliza los procesos administrativos.
  6. Mayor seguridad al tener toda la información digitalizada y centralizada.
  7. Mayor conocimiento de los gastos, permitiendo el ahorro en consumos innecesarios.

Como ves, este sistema hace más simple la gestión de gastos de tu negocio. Por ello, en Quipu hemos estado trabajando en el desarrollo de la tecnología OCR para incorporarlo a nuestro programa de facturación.

Escanear facturas y tickets con el móvil u ordenador

Quipu incorpora dos tipos de dispositivo: la Aplicación móvil y la versión de escritorio. La tecnología OCR se incorpora en ambas, de este modo puedes subir tus gastos de dos formas:

1. Escaneo facturas con el móvil

Desde el móvil, haz una fotografía a tu ticket o factura y súbela directamente a la App mobile de Quipu para que se regístre y contabilice en tus cuentas.

Si tu trabajo requiere de movilidad o tienes gastos de manutención (ya que debes comer fuera de la oficina o de casa) puedes subir tus tickets de gasto para que se tengan en cuenta y puedas desgravártelos. De este modo, no te olvidas ningún ticket en la cartera.

Prueba de digitalizar tus facturas ahora mismo y descubre cómo funciona.

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2. Digitalizar de facturas desde el ordenador – imágenes JPG, PNG o PDF:

Puedes arrastrar todos tus tickets y facturas hacia el Programa de Facturación Online, tanto si se trata de fotografías como si se trata de PDF. De este modo, si tienes que crear una factura de gasto, puedes directamente subir el documento para que la tecnología OCR de Quipu reconozca los caracteres y, de este modo, registre y contabilice todos tus gastos en el Programa de facturación.

De este modo, todos tus gastos se incluirán en tu cuenta y pasarán a contabilizar en la generación de tus modelos tributarios, para que puedas desgravártelos ante Hacienda.

Escanear facturas a Excel: Tecnología OCR

Si quieres tener digitalizado todos los gastos y a su vez exportarlos en una planilla de Excel, esto es MUY simple desde Quipu.

Una vez subidos el gasto desde el móvil u ordenador al programa (como vimos en el video anterior), el administrador de la cuenta deberá validarlos para que estos se muestren en tu apartado de “Gastos”. Tendrás la lista completa de tickets y facturas escaneadas y tan sólo en pocos clics podrás descargar en Excel y recibir el archivo en tu mail al instante 👇🏻 ¡Así de fácil!

exportar facturas ocr a excel

Lector OCR de facturas versión ordenador

Desde el siguiente enlace puedes registrarte gratuitamente y probar el programa durante 15 días para saber si encaja o no con tu forma te trabajar. ¡Sabemos que lo hará! 😉

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Lector OCR para Android

Descarga la app de Quipu en el Play Store de Google, que te permitirá acceder a la función del lector OCR y probar durante 15 días de forma gratuita esta fabulosa herramienta, así podrás digitalizar tus primeros documentos.

Descargar para Android: Lector OCR 

Lector OCR para Apple iOs

Descarga la app de Quipu en el Apple Store que te permitirá acceder a la función de digitalización de facturas y probar durante grátis el lector OCR. ¡Descúbrelo ahora!

Descargar para iOS: Lector OCR 

Condiciones para poder desgravar un gasto

Una vez tenemos todos los movimientos de gasto creados en nuestra facturación, podremos desgravarlos en la próxima liquidación de impuestos. Pero, ¿recuerdas qué condiciones se deben cumplir para poder deducir los gastos de IVA e IRPF?

  • Que el gasto esté relacionado con tu actividad profesional
  • Que el gasto esté documentado y justificado través de una factura
  • Que se registre en la contabilidad del libro de gasto correspondiente

Hacienda es muy exigente con el cumplimiento de estos requisitos, por lo que asegúrate de pedir siempre el ticket o factura de cada adquisición que hagas, y recuerda que deben ser utilizados en la actividad de la empresa.

Y para los que trabajan desde casa, la nueva ley de autónomo permite deducirse el IRPF. Por ejemplo, el 30% de la factura de los principales suministros (agua, electricidad y telefonía). Así como los gastos de manutención: un máximo de 26,67 euros por día (o 48,08 euros en caso de ser fuera de España).

Si quieres probar el Lector de Tickets Automático, regístrate gratis en Quipu y disfruta de todas las funcionalidades al mejor precio. ¡Anímate! 🙂

Conoce los mejores 10 programas de facturación en 2021 

Descubre los principales programas de facturación del mercado español en 2021, sus funcionalidades y cómo te ayudarán a tomar el control de tu negocio de forma sencilla e intuitiva. En el enlace del título encontrarás el artículo donde te contamos todo en detalle ☝🏻

2 comentarios en “Programa para escanear y digitalizar facturas con tecnología OCR.”

  1. Buenas noches,
    Estamos buscando un programa de contabilidad para ganar tiempo.
    Somos una tienda física, y tenemos un tpv (alc-solmoda).
    Mi pregunta es: como puedo introducir el arqueo de caja que hacemos al terminar el día? Nos sale un resumen de todos los tiquets de venda del día los pagos en efectivo y los de tarjeta, al igual que los vales que se han generado.
    Vuestro programa también lee los tiquets de ingresos?
    No se si me he explicado bien.
    Espero su respuesta
    Muchas gracias.
    Salutaciones

    Responder
    • Hola Ingrid,
      En efecto, puedes meter en Quipu el cierre de caja ya sea creándolo manualmente o bien subiéndolo con una foto 😀
      Con ello, sube tus gastos y lo tendrás todo hecho 😀
      Paso nota para que se pongan en contacto contigo o bien simplemente nos puedes mandar un mail o llamar.
      Saludos,

      Responder

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