¿Cómo digitalizar facturas y tickets paso por paso?

Para poder deducir gastos tanto en el IVA como en el IRPF, los autónomos tienen que guardar justificación documental de los mismos. En algunos casos habrá que conservar obligatoriamente la factura, y en otros servirá con cualquier otro documento que justifique la transacción realizada, como un ticket de compra.

Puesto que archivar papeles y papeles es bastante engorroso, muchos autónomos se están pasando ya a la opción de digitalizar facturas. Es una acción fácil de llevar a cabo y que tiene múltiples ventajas. En este artículo te contamos en detalle cómo puedes digitalizar tus tickets y facturas y los beneficios de este proceso para la gestión de tu negocio.

En este artículo aprenderás:

• ¿Por qué digitalizar las facturas y los tickets?
• ¿Qué dice la normativa sobre la digitalización de tickets y facturas?
• Tecnología OCR: gran aliada para la digitalización de facturas y tickets
• Digitalizar facturas y tickets con el OCR de Quipu

¿Por qué digitalizar las facturas y los tickets?

Digitalizar facturas es un proceso rápido y sencillo que nos puede ahorrar mucho tiempo y más de un disgusto. Con este sistema conseguiremos tener siempre a mano la documentación que justifica nuestros gastos como autónomos, y estar protegidos en caso de que llegue una inspección por parte de Hacienda. Estas son algunas de las principales razones para digitalizar tus facturas y tickets:

• Ahorro de espacio y de costes: escanear facturas simplifica enormemente la gestión de un volumen importante de datos, consumiendo además menos recursos. Como no es necesario conservar los originales en papel, tampoco hay que invertir en archivadores o espacios de almacenamiento para la documentación en formato físico.
• Mayor seguridad: con el paso del tiempo, las facturas y tickets en formato papel pueden degradarse, traspapelarse o romperse. El justificante podría, así, desaparecer totalmente o volverse ilegible, lo que supone un serio problema si tenemos que utilizarlo en el futuro. Por el contrario, si nos hemos tomado la molestia de escanear los tickets, la información queda recopilada en un archivo digital y es mucho más difícil que se pierda o se degrade.
• Acceso desde cualquier lugar: la información digitalizada queda almacenada en la nube y quienes tienen acceso al fichero pueden ver y descargar su contenido en cualquier momento y desde cualquier lugar.
• Menos errores: las últimas tecnologías aplicadas a la digitalización de facturas se encargan de trasladar automáticamente la información del documento a la contabilidad y otros programas de gestión. Esto evita el error humano que puede darse al transcribir datos, y también reduce el riesgo de que algún gasto acabe olvidado y no se desgrave adecuadamente.
• Seguridad ante una inspección de Hacienda: si la Agencia Tributaria lleva a cabo una inspección, va a querer revisar los documentos que justifican los gastos desgravados. Si todos estos están recogidos en un fichero digital, las inspecciones se vuelven mucho más rápidas.

¿Qué dice la normativa sobre la digitalización de tickets y facturas?

La orden EHA/926/2007, de 10 de abril de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, y la Resolución de 24 de octubre de 2007 sobre homologación del software de digitalización, son las dos prescripciones normativas que hay que tener en cuenta.

En base a ellas, es posible digitalizar facturas y deshacerse de los originales en papel. Para que esto sea posible, el proceso de digitalización debe garantizar que la imagen captada es fiel al original y contiene todo su contenido, algo que solo se consigue a través de una aplicación de digitalización certificada.

Si no se utiliza una aplicación que esté debidamente homologada, entonces persiste la obligación de conservar las facturas y tickets en papel aunque esos documentos se hayan escaneado y ahora se tenga una copia digital.

Tecnología OCR: gran aliada para la digitalización de facturas y tickets

El reconocimiento óptico de caracteres u Optical Character Recognition (OCR) es un proceso capaz de convertir una imagen de texto en un formato de texto que resulta legible para un software.

Al digitalizar una factura la estamos escaneando. Es decir, estamos captando una imagen digital de ese documento en formato físico. Para que la información que hay contenida en esa imagen pueda ser utilizada por un software que registre automáticamente los datos, necesitamos una tecnología adicional, el OCR.

Con ella conseguimos que el software pueda extraer de forma automática los datos que están en esa imagen que hemos captado de la factura, y utilizarlos para ayudar en la gestión del negocio. Como todo el proceso se hace automáticamente, se ahorra tiempo en tareas de administración y se reduce enormemente la posibilidad de errores porque no hay un humano transcribiendo datos.

Una vez almacenada la información, hacer búsquedas resulta mucho más sencillo. Por ejemplo, si necesitamos revisar las facturas del mes de abril de 2023, bastará con indicar los parámetros de lo que nos hace falta para que el sistema nos muestre esa información.

🔗 Ampliar información: Echa un vistazo a nuestro artículo sobre los mejores software OCR para la digitalización de facturas para conocer las diferentes opciones disponibles.

Digitalizar facturas y tickets con el OCR de Quipu

Digitalizar facturas con Quipu es muy sencillo gracias a su lector automático. Con él es posible contabilizar facturas de gastos e ingresos sin necesidad de introducir los datos de forma manual. Y lo podemos hacer de tres formas:

1. Sacando una foto de la factura a través de la app móvil de Quipu.
2. Subiendo directamente el fichero digital con la foto de la factura a la plataforma web de Quipu.
3. Si la factura se ha recibido por mail, se reenvía a la cuenta de correo electrónico de Quipu del usuario.

Si resulta que subes un documento que ya estaba subido con anterioridad, el software lo detecta de forma automática y te notifica que puede haber una duplicidad.

Los documentos se procesan en un máximo de 24 horas. Puede parecer un tiempo elevado, pero es que Quipu, además de contar con la inteligencia artificial de la tecnología OCR, también incluye una revisión humana de cada factura o ticket que subamos. Esto proporciona un 99,9% de fiabilidad a los datos extraídos en cada caso.

Como usuario, desde el apartado «Documentos pendientes de verificar» puedes revisar si todo es correcto. Si es así, pulsas sobre «Verificar» y los ingresos y los gastos quedan registrados en el correspondiente listado.

El programa para digitalizar facturas y tickets de Quipu se basa en cuatro pasos:

• Subir al programa la imagen del ticket o de la factura.
• La inteligencia artificial analiza las áreas de texto y reconoce los datos.
• El equipo revisa que los datos extraídos sean correctos.
• El usuario acepta el registro del documento en la plataforma.

¡Así de fácil y de rápido es digitalizar facturas con Quipu! Anímate a probar la tecnología que simplifica la administración de tu negocio y garantiza que la información siempre está disponible cuando la necesitas.