Guardamos, acumulamos, intentamos controlar y, al final, solemos perder muchos de los tickets de gasto que generamos en nuestra empresa o como profesional autónomo.

¿Cuántas veces te ha pasado que, teniendo que presentar las liquidaciones de impuestos, no has encontrado un ticket en concreto del que podrías desgravar el IVA?

Guardar todos los tickets de gasto e intentar mantenerlos ordenados es un proceso tedioso, y aburrido que no gusta a nadie. Tenemos tickets de compra en la oficina, por los cajones, en la cartera y monedero. Y se siguen acumulando.

Sin embargo, y esto ya lo debes saber, estamos obligados a guardarlo todo. ¡Así que no tires ningún ticket hasta leer este artículo!

¿Cuánto tiempo debo guardar los tickets o facturas simplificadas?

Como ya debes saber, Hacienda puede venir en cualquier momento y pedirte que le enseñes el ticket o factura simplificada del que te desgravaste cierto importe. Por ello, y aunque ya hayas presentado la documentación en alguna de las liquidaciones trimestrales, si el fisco te lo pide, deberás enseñarle cada comprobante.

Y la pregunta importante es: ¿Durante cuánto tiempo debo guardar los tickets?

Pues estos documentos fiscales debes guardarlos un mínimo de 5 años, desde que venció el periodo de presentación del impuesto.

Si lo miramos por el lado positivo, guardarlo un mínimo de 5 años, nos permite poder declarar y/o desgravar cualquier factura durante todo este tiempo.

Aquí te explicamos cómo puedes declarar una factura de otro trimestre.

Y tener que guardar tantos papeles durante 5 años, puede suponer un problema de espacio y de organización. Son muchos papeles y todos son importantes. De manera que vamos a ver algunos consejos para tener un mejor control y organización de todos ellos.

Consejos para organizar tickets y facturas de gasto

Una primera opción para almacenar tantos papeles, es guardarlos en carpetas con separadores, anotando el periodo al que corresponde cada uno para que sea fácil localizarlo y especificando a qué corresponde.

Pero será mejor que lo hagas desde el principio, o tendrás que dedicar un tiempo a guardar los tickets de los últimos 5 años, lo cual lleva su tiempo.

Si no te ha convencido este método de gestión de gastos, te proponemos otra: Digitalizar cada uno de los recibos. ¿Interesante, cierto? Es muy sencillo. Bastaría con hacer una foto a cada ticket y subirlo a tu programa de facturación.

En Quipu este proceso es muy rápido. Solo debes hacer una foto y enviarla vía email al “Lector de Gastos”. Se trata de un buzón de gasto disponible de forma gratuita, donde podrás guardar todos los tickets. Es una buena forma de concentrar todos los gastos en un mismo lugar, y no olvidarte de nada.

Si esta opción te parece interesante, puedes probarlo 15 días gratis y acabar de convencerte. Sigue leyendo para ver cómo funciona y qué ventajas de puede aportar esta funcionalidad.
facturas sin papel

Cómo funciona “Quipu Box”

Si has llegado hasta aquí es porque te ha gustado la idea de subir los gastos rápidamente y concentrarlos en un mismo lugar.

Quipu Box es la funcionalidad de Quipu que permite subir todos los gastos desde el móvil, para que lo puedas hacer en cualquier lugar, y justo en el momento en que te den el recibo de gasto.

Vamos a poner un caso práctico de cómo funciona Quipu Box:

Tengo una empresa dedicada al diseño web y somos dos socios trabajando. Mi socio tiene una reunión a las 9h con un posible cliente, por lo que coge un taxi para ir hasta el punto de encuentro. Al taxista le pide el recibo y lo guarda en su cartera. En la reunión, invita al cliente a tomar un café, por lo que, coge el ticket y lo guarda en su cartera. Son las 10h de la mañana y ya tiene dos tickets. Y para volver a la oficina, necesita otro taxi, con su correspondiente recibo. Ya hemos acumulado 3 y el día no ha acabado.

Pero ahora, mi socio ya no tiene que guardar estos tickets en su cajón, a riesgo de perderlos o que se borre la tinta. Ahora puede hacer una foto a cada uno de ellos y mandarlas al lector de gastos de nuestro programa de facturación de Quipu.

Una vez allí, podré crear el correspondiente gasto y tenerlo registrado correctamente dentro de mi facturación. No solo para poder tener un seguimiento de las cuentas de gasto generadas en mi empresa, sino también para poder presentar la liquidación de impuestos y deducir el IVA soportado.

Pasos para subir tus tickets al lector de gastos

1.Haz una foto a cada ticket de gasto

Con cada ticket de gasto que generes en tu actividad profesional diaria, haz una foto para digitalizar cada recibo.

quipubox quipu

2. Envía todas las fotos a tu lector de gastos vía email o arrastrando los archivos

Envía todas las fotos de los tickets vía email a tu lector de gastos o clica en el botón azul “Sube un gasto” y arrastra los archivos desde tu ordenador. Tal y como te mostramos en esta imagen, la dirección de correo de tu buzón es la que tienes dentro. En este caso,  “albania@quipubox.com”. Puedes enviar un correo por cada ticket, o enviar un solo email con tantos archivos como quieras. El lector de gastos te los separará de uno en uno y te los reconocerá de forma individual.

3. Convierte cada recibo en un ticket o factura de gasto

En el momento en que tu quieras, podrás seleccionar cada documento para convertirlo en un gasto. Selecciona uno por uno o todos a la vez y créalos.

4. Crea el ticket de gasto de cada recibo

El Lector de Tickets Automático leerá cada documento que subas y completará la información de forma automática. En caso que no tengas las lecturas de forma automática, puedes seguir subiendo tandos tickets de gasto como quieras, y solo tendrás que completar la información.

Si quieres más detalles sobre las ventajas de utilizar el lector de gastos, aquí tienes detallado todo lo que puedes hacer.

Ventajas del lector de gastos de Quipu

  • Subir los tickets en el momento, evita su pérdida.
  • Tener los tickets almacenados en este buzón ahorra espacio en tu cartera y en los cajones.
  • Están disponibles las 24 horas para poder revisar todos y cada uno de ellos en cualquier momento.
  • Se mantienen en perfectas condiciones, sin que se borre ningun dato.
  • Puedes guardarlos tantos años como quieras, los 5 obligados o más.
  • Si Hacienda te pide los comprobantes, los podrás localizar fácilmente. Y si los necesitas en papel, sólo tendrás que imprimirlos.
  • Puedes convertir cada uno de ellos en un gasto de manera que los modelos tributarios se rellenarán automáticamente.

Si quieres comprobar por ti mismo cómo subir los gastos así de fácil, solo tienes que registrarte y ¡podrás disfrutar de 15 días totalmente gratis! ¡No esperes a acumular decenas de tickets! ¡Ten el control de tus gastos ya!

Laura de Quipu
Especialista en Redes Sociales y Contenido. Graduada en Publicidad y RRPP ha acabado su máster en SEO para despuntar entre las SERP.