La eterna y temida pregunta que todo autónomo se hace. Veamos la solución.

Entre las muchas obligaciones del autónomo, siempre debemos tener en cuenta los números, es decir los ingresos y gastos de los que dependerá nuestro éxito o nuestro fracaso. Pero ¿como autónomos tenemos que hacernos cargo de nuestra contabilidad? Una pregunta que parece no tener una respuesta clara, pero que nosotros te ayudaremos a resolver, pese a que solo tú tienes la última palabra.

Cuando trabajamos para una empresa, es esta la que justifica nuestros ingresos y  gastos como trabajador, por tanto, dejamos de lado todo lo que supone gestionar nuestra nómina, es decir, los ingresos y gastos como el material de trabajo, el seguro médico, el móvil de empresa…porque la empresa que nos tiene contratados lo hace por nosotros. Sin embargo, como siempre decimos, al ser autónomo eres tu propio jefe y vas a tener que ser tú quien se haga cargo de demostrar tu actividad y todos los movimientos que hagas a ojos de Hacienda.

¿Cómo hacerlo?

Hacienda nos va a pedir comprobantes para justificar toda nuestra actividad  y, por tanto, necesitamos orden y un proceso organizado para mantener el control y evitarnos problemas. Para ello se nos van a exigir los libros de registro que no son otra cosa que documentos donde se guardan los ingresos y gastos con todos los datos necesarios para poder comprobar que son verdaderos. Por lo tanto, es muy importante que siempre emitamos facturas cada vez que realicemos un servicio o vendamos un producto, así como pidamos tickets o comprobantes cada vez que compremos algo.
facturas excel

Los libros de registro

Para poder mantener todos los movimientos en un mismo documento, vamos a tener que crear los libros de registro que son unos obligatorios de ingresos o ventas, gastos o compras y bienes de inversión. Recuerda que los puedes estar hacienda de forma manual – nada recomendable-, en excel o en un programa de facturación, como Quipu. Hay diferentes tipos de documentos en función de los tipos de movimientos que se registren en ellos. Así que los principales libros que tenemos tener son:

Libro de registro de facturas. En este libro tienes que incluir todas las facturas que has hecho a tus clientes por la venta de tus productos o servicios. Tienes que anotar todas las operaciones sean cuales sean y recordar incluir en él todos los datos de la factura, así como los tuyos y los de tu cliente. Las facturas tienen que estar en orden e identificadas con su número de factura.
Además, recuerda que en caso que emitas tickets (facturas simplificadas) también tendrás que crear un libro de registro de IRPF porque éstos van con una numeración diferente que las facturas normales.

Libro de registro de gastos. En este libro se tienen que ir anotando todas las facturas, tickets y justificantes de pago de aquello que compres para desarrollar tu actividad o que esté relacionado con ella. Lo recomendable, como pasa con las facturas, es que separes en un libro las facturas, en las que tienes todos los datos tanto tuyos como los del vendedor, de los tickets u otro tipo de comprobantes, donde solo aparecen los datos del proveedor, pero no los tuyos.  Tienes que tener claro todo lo que puedes desgravarte porque luego repercutirá en lo que tengas que pagar a Hacienda.

Libro de registro de bienes de inversión. Por último, en este documento tendrás que incluir los bienes de inversión que, en resumidas cuentas, son aquellos bienes que vamos a utilizar más de un año en nuestra actividad y que superen los 3005,06 €, con algunas excepciones como la ropa, las reparaciones de otro bien de inversión, etcétera. Algunos ejemplos serían un vehículo de empresa, el mobiliario (cada uno debe costar más de 3005,6 €), alguna maquinaria relacionada con nuestro trabajo…

Libro de registro de provisiones de fondos y suplidos. En este libro los profesionales que reciban provisiones de fondos – cantidades que entregan los clientes antes de recibir el producto o servicio como adelanto- y paguen suplidos – gastos del autónomo que paga por cuenta o en nombre de su cliente- tendrán que hacer constar este tipo de operaciones.

¿Cómo hago mis libros de registro?

Seguramente estarás pensando que todo esto es demasiado para poder gestionarlo tú solo y llevar un control fiable y puede que tengas razón pero solo si lo haces a través de excels, facturas archivadas y demás métodos “caseros” donde puedes cometer fallos muy fácilmente, perder información, etcétera. Por otro lado, un gestor puede ser demasiado para ti y, además un gasto innecesario que tendrías que pagar cada mes.

Pero entonces ¿cómo hago mis libros de registro? La respuesta es Quipu, un software de facturación donde centralizar todos tus libros de registro en un único punto y de forma segura en la nube. Además, toda la información será en tiempo real así que podrás tomar decisiones más acertadas porque, con un solo vistazo, verás la situación de tu negocio sin ser necesidad de ser un experto en contabilidad. Parece sencillo, ¿verdad? Pues solo tienes que probar Quipu gratis y ver cómo puedes gestionar tu facturación rápida y fácilmente.

Júlia Areny Quipu
Responsable de comunicación. Puedes seguirme en twitter @juliadeQuipu o Facebook: juliaquipu ;)