COVID-19 | Manual para Asesorías: Cómo facilitar el envío y recepción de documentos con los clientes.

Asesorías y la gestión en remoto con los clientes en tiempos de coronavirus

Durante estos días críticos debido a la expansión del Coronavirus / Covid-19 ha surgido más que nunca la necesidad para los despachos profesionales de tener software y programas para asesorías en la nube que nos permitan trabajar en remoto no solo con los clientes sino entre el equipo del despacho.

Con el fin de operar con la mayor normalidad posible, los puntos más críticos son:

  • Llevar a cabo una relación digital con el cliente, especialmente en la recepción de información y evitar el desplazamiento físico.
  • Dar visibilidad del estado de las tareas de forma automatizada.
  • Habilitar un canal de comunicación ágil entre empleados.

Si vuestra asesoría ya utiliza Quipu, vuestro día a día y relación con el cliente no habrá cambiado sustancialmente ya que con nuestro programa y procesos, ya habréis realizado grandes pasos en la digitalización del despacho.

Con ello habréis:

  • Hecho un uso más eficiente del tiempo
  • Habilitado un canal de recepción de información único (facturas, tickets, movimientos bancarios y otros documentos) sin necesidad de desplazamiento
  • Centralizar las consultas a través de la mensajería de Quipu
  • El cliente [y el asesor] verá el estado de actualización de su cuenta
  • Toda la información digitalizada y lista para ser presentada.

Recepción digital de información

Por desgracia estamos acostumbrados a recibir facturas y tickets en distintos formatos (pdf, papel, excel, etc.) y a través de distintos canales (físicamente, mail, dropbox, etc.).

En Quipu agilizamos y unificamos la recepción y gestión documental de todos ellos y especialmente evitamos el desplazamiento físico.

Formas de enviar y crear facturas / tickets:

  1. Manualmente: Quipu es un programa de facturación que permite crear facturas de ingreso y gasto
  2. Vía Mail: el cliente puede enviar las facturas por mail a Quipu
  3. Con una foto: haz una foto a tus tickets y facturas y entrará automáticamente en Quipu
  4. Arrastrando los documentos en la plataforma

Con ello nos aseguramos que desde distintas vías no se pierda nada y todo acabe en Quipu y del lado del cliente tener la tranquilidad que una vez subido ya no tiene que ocuparse de nada más.

Además, con nuestro lector automático de ingresos y gastos, el cliente no tiene que procesar nada; solo subirlo.

Manual para los clientes

Para ayudar a las asesorías en estos momentos de cambios forzados y con la obligación de #YoMeQuedoEnCasa , os hemos preparado un pequeño manual de uso del lector OCR automático de facturas que podéis facilitar a vuestros clientes.

El lector automático de Quipu te permite facilitar el envío de tickets y facturas, subiéndose así estos documentos a la plataforma para que sean procesados, sin desplazamientos innecesarios y con seguridad.

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En el siguiente link te dejamos el PDF para que puedas descargarlo y enviarlo a tus clientes!

DESCARGA AQUÍ TU MANUAL 

Visibilidad del estado de tareas

Tanto la gestoría como el cliente tienen visibilidad del estado de las tareas.

En momentos de saturación, el hecho que el cliente lo pueda ver él mismo evita el colapso producido por tener que notificar de todo al cliente.

Con nuestro programa para asesorías, en el panel de gestión de tareas el asesor puede ver si todo está al día y el cliente de su lado también verá una vez validada toda la información por el asesor de todo lo que necesita saber para estar al día con el negocio.

De este modo, nuestro cliente sabrá que el asesor ha atendido a toda la documentación enviada y de paso verá del resultado de la empresa, los impuestos que le tocará liquidar y mucha más información de negocio de valor.

Si tienes una asesoría y todavía no utilizais Quipu, es momento de dar el salto de calidad.

Momentos como el que estamos viviendo nos hacen entrar en razón de que la transformación digital es más que una necesidad, tanto para ti como para tus clientes. Descubre todo lo que ganarás incorporando nuestro software y comienza hoy a brindar un servicio totalmente adaptado al presente y al futuro.

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Canal de comunicación entre empleados

Trabajar con el equipo en remoto es todo un reto que muchos no estamos acostumbrados.

Existen distintas herramientas alternativas al uso sistemático del teléfono y el mail para llevar a cabo la comunicación y las reuniones.

A continuación citamos ejemplos de las herramientas que puedes ser de utilidad.

  • Slack. Un chat que nos permite crear salas ya sea para comunicaciones individuales, por equipos o con toda la empresa. Nos permite no solo comunicación por escrito sino llamadas.
  • Google Talk / Hangouts. Para aquellos que usan la suite de Google (Gmail, etc.) es la herramienta que nos permite realizar de forma rápida videollamadas.
  • Zoom. Está especializado en videollamadas con mucha gente involucrada, ya que a diferencia del resto de programas, tiene la capacidad de alojar mucha gente sin perder calidad en la llamada.
  • Skype. El programa más popular de videollamada y que mucha gente ya lo tiene. Eso sí, es especialmente efectivo en comunicaciones individuales con otra persona.

En Quipu estamos especializados en digitalizar procesos de las asesorías.

Puedes contar con nuestro equipo de implementadores que te ayudarán en estos temas y muchos más!

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