Bufff, hoy toca reunión… Esto muchas veces se puede convertir en una pérdida excesiva de tiempo que acaba perjudicando demasiado a las partes.

Una encuesta realizada por Salary (EEUU) en 2012 determino que el 48% de los trabajadores dicen que la mayor pérdida de tiempo en una empresa se produce en las reuniones. Una reunión debe convertirse en un sitio donde se aclaren puntos, se busquen soluciones y se puedan consensuar pautas de actuación que nos ayuden a desarrollar mejor nuestras tareas.

Ahí van unos trucos para hacer de las reuniones algo realmente útil y productivo:

1.- Fija unos timings de inicio y fin

Si se tiene clara una hora de empiezo y fin ayuda a ser más ejecutivo y evitar que nos vayamos por las ramas: focus!

2.- Busca horas que no corten el flujo de trabajo de los trabajadores

En la medida de lo posible concierta reuniones a primera hora, última hora o después de comer. Que no corte el flujo de trabajo normal de los trabajadores.
Para determinar actuaciones procura que sea a principio de semana y si se basa en actualizar tareas que sea a final de semana.

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3.- Agenda los contenidos

Que todas las partes conozcan los puntos de la reunión y objetivos de ella.
Sirve para que todos seamos más ejecutivos, tengamos claro en que dirección va la reunión desde el primer momento y para que todas tengamos podamos preparar la reunión mejor.
Si tenemos claro objetivos y puntos nos va a permitir ahorrar tiempo en puesta al día y poder ir más rápido a buscar soluciones, acciones y definir tareas.

4.- Que cada una de los participantes tenga responsabilidades sobre cada punto

La gente no solo tiene que tener clara tareas a realizar sino que las reuniones permitan reportar y definir tareas realizadas y tareas futuras.

El objetivo es fomentar que una reunión no se convierta en unidireccional (solo el que la dirige habla) sino que se enfoque a que sea bidireccional. Así las partes entienden mejor que son responsables de ciertos puntos, mejorando la involucración y proactividad.

5.- Acabar con un resumen para fijar la atención

Las reuniones pueden ser largas, se hablan de muchas cosas y uno no puede estar al 100% en todo momento ni retenerlo todo.
Procura acabar con un resumen, que se definan tareas y objetivos para que todo el equipo tenga una visión general de la reunión y entienda claramente sus objetivos.

Procurar que las reuniones sean realmente productivas no es tarea fácil y afecta especialmente a aquellos que tienen que hacer muchas. Para evitar la sensación de pérdida de tiempo, procura seguir por ejemplo pautas como estas. Y tu, tienes las tuyas?

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Roger Dobaño
VP Product & Marketing