Gestionar una empresa es mucho más fácil si dispones de las herramientas adecuadas.

El avance de la tecnología nos facilita la vida, y lo mismo pasa con los negocios. Un buen aprovechamiento de las herramientas correctas te puede ayudar a ahorrar dinero, preocupaciones y, sobre todo, tiempo. Controlarás tu información, la gestionarás mejor y aumentarás la productividad ¿Por qué? Pues porque muchas de las tareas que ahora hacéis manualmente o, ni siquiera hacéis, quedarán automatizadas para sacar el máximo provecho de tu trabajo. Veamos las 10 más importantes para cualquier empresa:

Gestor de tareas

Un gestor de tareas te ayudará a asignar tareas a uno o varios trabajadores, recordar qué tienes que hacer, o que te gustaría hacer en un futuro. Además, puedes dividir por departamentos, personas y proyectos para tenerlo más organizado. Es una herramienta imprescindible si quieres llevar el control de qué está pasando en tu negocio y de lo que quieres que pase. Existen diferentes aplicaciones entre las que escoger, algunas tan conocidas como Trello u otras menos populares pero también muy prácticas como Redbooth.

CRM

Un CRM es, literalmente, “Customer Relationship Management”, es decir, un programa que te permite controlar las relaciones entre clientes. Un registro de contactos, seguimiento de interacción con ellos, base de datos completa de los clientes con los que has tenido o tendrás relación. Es imprescindible para tu negocio si quieres trabajar a fondo todos tus clientes, proveedores, o hasta clientes potenciales y conocer cómo trabajan, qué relación tienes y explotar toda su información.

Si no quieres caer en el gigante Salesforce o Microsoft Dynamics CRM, existen diferentes herramientas de gestión de contactos que te ayudarán a tener el control absoluto de clientes como Base, Salesnet o Netsuite

Newsletter

Si quieres tener una buena estrategia de marketing, debes saber que quien manda aquí es, sin duda, Mailchimp, el gestor más importante de campañas por correo electrónico. Una forma práctica y organizada de mantener el contacto con tu base de datos e informarles de tus novedades, blog, lanzamientos, etcétera.

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Pero existen otras plataformas interesantes que podemos tener en cuenta, como sería Mailjet. Ofrece un servicio de emailing para empresas que permite automatizar un gran nñumero de acciones de tu estrategia de marketing: envío y seguimiento de emails transaccionales, sincronización de contactos o la gestión de campañas de marketing, entre otras.

Comunicación entre trabajadores

Hay muchas herramientas de comunicación entre equipos y la clave está en saber elegir la que tiene las funcionalidades que necesitas. Una de las más completas es Slack, un canal en los administradores pueden personalizar al máximo el canal de chat, dar permisos, crear diferentes salas, etiquetar a usuarios en conversaciones o incluir emojis, o integrar el software con otras plataformas de modo que queda todo en un mismo punto. Otros populares ejemplos son Hipchat, Yammer o Skype.

Almacenamiento de información

Es imprescindible que como empresa almacenes toda tu información: archivos, documentos, excels, datos, papeleo administrativo,.. en un lugar seguro y el mejor, sin duda, es la nube. Aunque aún existen algunos reacios al irremediable paso a la nube, hemos de recordar los tres adjetivos que la definen: comodidad, disponibilidad y movilidad.  Las herramientas más importantes son Google Drive, Dropbox, One Drive o Mega, heredero del clausurado Megaupload.
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Gestor de Notas

Siempre hay cosas que quieres recordar y que quizá no son tareas que necesiten una programación ni un recordatorio, sino simplemente algo que quieres tener anotado para cuando lo necesites. Una nota mental para que no se te olvide algo. Un post it en tu pantalla o una nota en tu calendario que se pueden reunir en un único software. Los más populares son Microsoft OneNote, Evernote o Simplenote. Además estos programas están disponibles para los principales sistemas operativos tanto de pc, como de tablet y smartphone para que puedas llevar tus notas siempre encima.

Programa de facturación

¿Por qué hacer a mano todo lo que la tecnología puede hacer automáticamente? Así trabajan los programas de facturación. Automatizar tareas administrativas, almacenar los gastos e ingresos para hacer balance, asociar con cuentas bancarias, dar un balance de las cuentas, etcétera…incluso, algunos tan completos, como Quipu, dan la opción de rellenar los modelos tributarios de forma automática. Una forma muy práctica de librarte de hacer cálculos imposibles y no preocuparte de tus obligaciones tributarias. Os dejamos un vídeo para que recordéis en un minuto como funciona Quipu.

Administración de redes sociales

Así como el correo electrónico, hoy en día las redes sociales son imprescindibles en la mayoría de empresas. Aunque tu negocio sea “tradicional”, debes recordar que las redes sociales son otro medio para que te encuentren tus clientes, puedan ver las opiniones de otros usuarios y acabar de decidirse, o no, por la compra. Un gestor de redes sociales te ayudará a organizar, planificar y programar tus publicaciones y mantener, así, un mejor control. Escoge entre los más populares, como Hootsuite, Tweetdeck o GremIn, todas con funciones muy parecidas.

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ERP (Sistema de planificación de recursos empresariales)

Un software muy completo que tendrás que utilizar si tu empresa empieza a necesitar una planificación de los recursos de los que dispone para poder enlazar las operaciones que se llevan a cabo en las diferentes áreas como logística, distribución, control del stock o recursos humanos, por ejemplo. Algunos ejemplos de ERP son Unit4 o Microsoft Dynamics.

Programas de presentación

Tanto de forma interna o externa, siempre vas a necesitar una plataforma en la que crear presentaciones para tus empleados, clientes potenciales o el público en general. Aunque Powerpoint fue el programa de referencia durante mucho tiempo, hoy en día existen muchas opciones: el innovador Prezi, Slideshare que es online o  presentaciones de Google con una interficie muy similar a Powerpoint.

Si has llegado hasta aquí seguramente es porque estás buscando la forma de mejorar el control que tienes sobre tu empresa y, obviamente, la facturación es una de las cosas que más te preocupan. Por eso, recuerda que con Quipu tu facturación estará resuelta de forma práctica y automática. Además, también te puede servir como gestor documental para guardar todos tus documentos ¡no olvides pedir tu prueba gratuita!

Júlia Areny Quipu
Responsable de comunicación. Puedes seguirme en twitter @juliadeQuipu o Facebook: juliaquipu ;)