Si optamos por guardar los documentos pero tenemos problemas de almacenaje, la mejor solución es la digitalización, una práctica a la que cada vez más empresas se unen.
¿Qué es la digitalización de las empresas?
Hace unos días hablábamos sobre el tiempo que debemos guardar una factura. En muchos casos, suele ser necesario almacenar gran cantidad de documentos (facturas, tickets, contratos, etc) y, a menudo, lo hacemos en papel, lo cual deriva a tener carpetas llenas de papeles ya sean antiguos (o no), que se deben guardar por los motivos que sean. Si este es tu caso, te recomendamos que optes por la digitalización en tu empresa. Esto es, explicado de forma muy sencilla, pasar los documentos en papel a formato digital.
La digitalización de documentos se presenta como una medida imprescindible para aquellas empresas que almacenan gran cantidad de documentos, datos u otros archivos, y que deben guardar durante un periodo de tiempo determinado, o bien, necesitan acceder a ellos de una forma más rápida y eficaz.
¿Qué se puede digitalizar?
Hay una gran cantidad de documentos que puedes pasar del formato papel al electrónico, y así mantener una organización de archivos eficiente y aumentar la funcionalidad de tu empresa.
Por tanto, puedes digitalizar la propia documentación de tu empresa, así como la de tus trabajadores (contratos, seguros, etc), para tenerlo más accesible. Por otro lado, puedes realizar la digitalización de albaranes y pedidos de clientes para poder tener una mejor organización de los movimientos. Otro de los documentos que puedes digitalizar, pueden ser los esquemas e incluso mapas que hayas elaborado, de modo que puedas acceder y editarlos de un modo más sencillo. Además, también puedes digitalizar facturas y tickets para hacer tus tareas de administración más cómodamente, y acceder a los documentos de tu negocio de una forma más fácil.
Cómo digitalizar documentos
Para pasar de un documento en papel a un formato electrónico ya no tienes que escanear el documento en cuestión. Antes debías transformar el documento a imagen, hacer un indexado de la información extraída del documento y, posteriormente, configurarlo (es decir, definir un nombre y una carpeta de almacenamiento) a fín de poder encontrarlo en tus futuras búsquedas. Ahora, hacer la digitalización de tus documentos es mucho más fácil con las nuevas tecnologías como el Optical Character Recognition (OCR), que permite, con tan solo una foto, registrar los datos de todos tus documentos y obtener información sobre el estado de tu negocio.
Tecnología OCR
En Quipu, apostamos por la digitalización de documentos mediante la tecnología OCR. Se trata de una tecnología que permite digitalizar los documentos de una forma fácil, que lee los datos de los tickets y facturas para que puedas tener toda tu documentación en la nube. Con tan solo hacer una foto al documento, la tecnología OCR detecta los carácteres de los documentos, para que no tengas que introducir tus datos uno a uno.
¿Cómo usar la tecnología OCR?
Para poder usar la tecnología OCR, debes contar con un programa que te permita registrar y contabilizar la información. En Quipu, contamos con este tipo de tecnología, que permite a los usuarios procesar la información de sus documentos de forma ágil a través del lector de gastos automático. Simplemente, haciendo una foto a tus documentos, el OCR registra y contabiliza la información en tu cuenta, para que siempre tengas las cuentas actualizadas y puedas conocer el estado de la empresa.
Ventajas de la digitalización en pymes
La digitalización de documentos es una alternativa muy recurrente a la que cada vez más empresas se adhieren. Eso es porque conlleva una gran cantidad de ventajas en diferentes ámbitos.
En primer lugar, la digitalización de documentos permite contar con un mayor espacio de almacenamiento físico, que se puede destinar a otros fines, lo cual refleja una mejor imagen de la empresa (mayor organización y limpieza).
Además, digitalizar documentos posibilita disponer de ellos por un periodo de tiempo superior, ya que se evita el desgaste del papel. A la mejora de la conservación se debe sumar el aumento de la seguridad de éstos, ya que se pueden configurar para que sólo tengan acceso algunas personas.
De este modo, supone una ventaja organizativa y funcional, ya que facilita el acceso, la edición y la distribución de dicha información, lo cual agiliza trámites y proyectos.
Destacar también la reducción del papel que no sólo supone un ahorro de costes, sino que además no estimula la explotación forestal, con lo cual contribuimos a mejorar la situación medioambiental.
En Quipu apostamos por la digitalización de documentos, es por ello que permitimos subir fotografías de facturas y tickets para procesar más tu información de una forma más eficiente.
